HR – czym się zajmuje i jak wygląda praca w tym dziale?

HR – co to jest?

HR to skrót od angielskiego określenia Human Resources, co w języku polskim oznacza zasoby ludzkie. W ekonomii klasycznej zasoby ludzkie definiuje się jako siłę roboczą. Dziś to pojęcie obejmuje nie tylko same „ręce do pracy”, ale też wiedzę, umiejętności i motywację do pracy zatrudnionych pracowników.

W firmach działy HR zajmują się szeroko pojętymi sprawami pracowniczymi. Skrót ten coraz częściej zastępuje nazwę dział personalny albo kadry.

HR – czym się zajmuje? Obowiązki i zadania

Zasadniczo dział human resources zajmuje się szeroko pojętymi sprawami pracowniczymi od rekrutacji i organizowania szkoleń wewnętrznych poprzez rozwiązywanie konfliktów i dbanie o dobra atmosferę po zwalnianie pracowników i wystawianie świadectw pracy. Zakres obowiązków zależy od wielkości firmy i stanowiska. Typowe obowiązki pracownika HR, jakie znajdziemy w ogłoszeniach o pracę to:

• zarządzanie procesami rekrutacji (wstawianie ogłoszeń, rozmowy kwalifikacyjne, rekomendacja kandydatów);
• employer branding, czyli tworzenie przyjaznego środowiska pracy i dbanie o wizerunek firmy jako dobrego pracodawcy;
• onboarding pracowników, czyli wprowadzenie nowozatrudnionych w struktury firmy i przedstawienie im kultury organizacyjnej;
• zarządzanie benefitami pracowniczymi;
• organizacja szkoleń wewnętrznych oraz koordynowanie kursów na zewnątrz;
• tworzenie polityki personalnej (zakresy wynagrodzeń, ścieżki kariery i rozwoju pracowników);
• zadania administracyjne: tworzenie umów z podwykonawcami, weryfikacja faktur, prowadzenie akt pracowniczych;
• prowadzenie komunikacji wewnętrznej: np. przygotowywanie i wysyłanie newsletterów, tworzenie treści do intranetu, przygotowywanie plakatów okolicznościowych;
• organizacja eventów i imprez integracyjnych;
• opracowywanie analiz, raportów i prezentacji dotyczących zarządzania kapitałem ludzkim w firmie na potrzeby zarządu;
• wpieranie menedżera HR w zakresie bieżących projektów, np. reorganizacja pracy albo przesuwanie pracowników między działami.

Jeśli pracownik HR jest specjalistą od kadr i płac, to do jego zadań należy też:

• rozliczanie wynagrodzeń pracowników i sporządzanie list płac;
• sporządzanie deklaracji i formularzy do ZUS, US, PFRON;
• prowadzenie akt pracowników;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• obsługa systemu kadrowo-płacowego;
• bieżąca obsługa spraw pracowniczych w tym rozliczanie wszelkich nieobecności.

Czym jest miękki HR?

Miękki HR tak samo, jak miękkie kompetencje dotyczy zarządzania kontaktami międzyludzkimi oraz organizacją życia w firmie. Przykładowe zadania to:

• rekrutacja nowych talentów;
• organizowanie szkoleń;
• komunikacja z potencjalnymi pracownikami na LinkedIn;
• zamieszczanie ofert pracy;
• organizowanie imprez integracyjnych;
• wybieranie benefitów pracowniczych;
• rozwiązywanie konfliktów;
• monitorowanie poziomu zadowolenia pracowników;
• kreowanie wizerunku firmy na rynku pracy.

Czym jest twardy HR?

Twardy HR dotyczy wszelkich kwestii formalnych i administracyjnych związanych z prawem pracy, prowadzeniem dokumentacji oraz zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników. Przykładowe zadania z nim związane to:

• przygotowywanie umów;
• naliczanie urlopów i innych dni wolnych;
• wyliczanie wynagrodzeń;
• przygotowywanie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia pracowników;
• obsługa systemu kadrowo-płacowego;
• rozliczanie zwolnień lekarskich;
• zgłoszenia i wysyłanie deklaracji do ZUS, urzędu skarbowego, GUS albo PFRON.

Dział HR – stanowiska

Im większa korporacja, tym zwykle bardziej rozbudowany HR a każdy pracownik ma swoją specjalizację. Trzeba też pamiętać, że nazewnictwo stanowiska zależy od firmy. Różne też mogą być zakresy obowiązków. Najczęściej spotykane stanowiska w HR to:

• dyrektor ds. personalnych – zarządza wszystkimi działami HR, zwykle też wchodzi w skład zarządu spółki;
• HR Business Partner – do jego zadań należy realizacji założeń biznesowych firmy poprzez odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi, np. łagodzi konflikty, przygotowuje plany szkoleniowe, dba o kwestie strategiczne i kulturę organizacyjną;
• kierownik ds. personalnych – kieruje zespołem specjalistów z działu kadr;
• kierownik ds. rekrutacji – kieruje pracą zespołu odpowiedzialnego za zatrudnienie nowych pracowników;
• kierownik działu kadr i płac – nadzoruje pracę całego działu;
• specjalista ds. personalnych – jest to ogólna nazwa stanowiska osoby zajmującej się sprawami pracowniczymi;
• koordynator ds. personalnych – pilnuje, aby wszystkie procesy w dziale personalnym przebiegały we właściwy sposób;
• specjalista ds. rekrutacji – taka osoba jest odpowiedzialna za cały proces rekrutacji pracowników;
• specjalista ds. szkoleń – pracownik proponuje szkolenia dla pracowników i je organizuje;
• specjalista ds. kadr i płac – zajmuje się m.in. rozliczaniem urlopów, naliczaniem dodatków, archiwizacją dokumentów kadrowych oraz naliczaniem i wypłatą wynagrodzenia, oraz odprowadzeniem składek do odpowiednich organów;
• inspektor bezpieczeństwa i higieny pracy – organizuje i przeprowadza szkolenia BHP oraz dba o to, aby w firmie były zachowane wszelkie normy;
• asystent ds. personalnych – pomaga w pracy całego działu HR;
• doradca zawodowy/coach/trener – w dużych korporacjach taka osoba dba o onboarding, czyli wprowadzenie nowych pracowników do firmy, organizuje szkolenia dla nowozatrudnionych oraz przygotowuje ścieżki kariery.

Jak zostać pracownikiem działu HR?

Pracę można znaleźć w popularnych serwisach ogłoszeniowych np. OLX albo stronach internetowych firm. W anonsach znajdziemy wymagania, jakie ma pracodawca wobec kandydata na dane stanowisko.

Zazwyczaj wymagane jest praktyczna znajomość prawa pracy i kodeksu cywilnego, przepisów płacowo-kadrowych oraz doświadczenie w dziale kadr. Nie zawsze konieczne jest ukończenie studiów kierunkowych, jednak firmy chętnie zatrudniają absolwentów kierunków: psychologia, ekonomia, finanse i zarządzanie zasobami ludzkimi. W działach HR często można spotkać również osoby po studiach na kierunkach humanistycznych i społecznych, np. filologii, filozofii, antropologii oraz socjologii, którzy dodatkowo ukończyli szkolenia albo studia podyplomowe z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

Oczywiście możliwa jest praca w HR bez doświadczenia, jednak wtedy zaczynamy od najniższego stanowiska.

Ponieważ praca w kadrach wiąże się z nieustannym kontaktem z ludźmi, kandydaci muszą odznaczać się wysoko rozwiniętymi zdolnościami interpersonalnymi. Najważniejsze kompetencje miękkie w HR:

• empatia – kadrowiec bez względu na branże pracuje z ludźmi, dlatego tak ważna jest zdolność do współodczuwania, stawiania się na miejscu drugiego człowieka i rozpoznawania jego stanu psychicznego, empatia pozwala rozpoznać potrzeby pracowników i odpowiednio na nie zareagować;
• umiejętności badawcze, czyli zdolność uzyskania potrzebnych informacji poprzez zadawanie właściwych pytań, wykorzystanie wiarygodnych źródeł oraz ich analizowanie; kompetencja niezbędna w przypadku procesów rekrutacyjnych;
• jasna komunikacja – pracownik działu HR powinien jasno i prosto formułować swoje wypowiedzi pisemne, jak i ustne, wszystkie komunikaty powinny być wiarygodne i zrozumiałe;
• praca zespołowa;
• inkluzywność, czyli poszanowanie i akceptacja dla każdego człowieka, zrozumienie oraz wspierania różnić i wyjątkowości;
• umiejętności negocjacyjne – HR w firmie ma za zadanie także rozwiązywanie konfliktów oraz negocjowanie warunków zatrudnienia i zwolnienie, dlatego istotne są zdolności prowadzenie skutecznych negocjacji;
• responsywność – oznacza umiejętność dostosowania wypowiedzi do danej grupy np. starszych i młodych pracowników, poziomu wykształcenia albo narodowości;
• elastyczność – współczesny rynek pracy jest dość dynamiczny, praca w HR wymaga umiejętności łatwego dostosowywania się do zmian w przepisach, jak i w firmach;
• sumienność – pracownik HR konstruuje umowy i ma dostęp do danych poufnych, z tego powodu musi dokładnie weryfikować, jakie informacje i komu przekazuje, niestety niekiedy email wysłany do niewłaściwej osoby może zakończyć się zwolnieniem dyscyplinarnym z powodu ujawnienia tajemnicy firmy;
• odpowiedzialność – osoby z HR pośredniczą pomiędzy szefostwem a pracownikami zatem muszą brać odpowiedzialność za swoje słowa i czyny, więc przyda się na tym stanowisku umiejętność przyznawania się do błędów oraz wyciągania wniosków.

Praca w HR – zarobki

Wynagrodzenie pracowników zespołów human resources zależy od stanowiska, doświadczenia, polityki płacowej danego przedsiębiorstwa oraz regionu, a nawet miasta. Zdecydowanie najwyższe pensje otrzymują osoby z Warszawy, Krakowa albo Wrocławia, a niższe w małych miejscowościach.

Przykładowo wg danych zebranych w porównywarce wynagrodzeń miesięczna pensja specjalisty ds. personalnych (mediana) wynosi 7600 zł brutto. Co drugi pracownik otrzymuje od 6430 zł do 9030 zł.

Z kolei zarobki miesięczne zarobki kierowników działu kadr i płac wg tego portalu to 8500 zł brutto. Co drugi kierownik może liczyć na pensję od 6510 zł do 11000 zł.

Dlaczego każda firma powinna mieć dział HR?

HR-owiec nie tylko jest odpowiedzialny za umowy, przechowywanie dokumentów, rekrutacje i wypłaty, ale też łączy kierownictwo z pracownikami. Powinien być osobą dbającą o dobrą atmosferę, rozwiązywać polubowne konflikty podwładnych z przełożonymi oraz dbać o rozwój pracowników. Oczywiście, jeśli w firmie nie ma takiego działu, obowiązki związane z przygotowywaniem umów, wypłat i naliczaniem urlopów przechodzą zwykle na księgowość.

W sytuacji, kiedy firma jest niewielka, zatrudnianie specjalistów od HR może nie być faktycznie uzasadnione ekonomicznie. Jednak w dużych zakładach pracy, gdzie trzeba sprostać wielu wyzwaniom, przełożeni sami nie będą w stanie zająć się sprawami pracowniczymi i standardowymi obowiązkami. Także popularny outsourcing nie zawsze jest najlepszym wejściem. Pracownik HR niebędący w firmie nie wie, jakie są problemy zatrudnionych oraz ich potrzeby, np. w kwestii szkoleń albo warunków pracy. Pracownicy nie będą też chętnie rozmawiali z osobą z zewnątrz, a to na pewno utrudni komunikację.