Forma świadectwa pracy może różnić się w zależności od organizacji. Każdy pracodawca ma bowiem prawo korzystać z własnego wzoru tego dokumentu. Przepisy wyraźnie wskazują jednak, jakie dane muszą się w nim znaleźć. Zgodnie z Kodeksem pracy, świadectwo powinno informować przede wszystkim o:

• okresie wykonywanej pracy,

• zajmowanych stanowiskach,

• trybie rozwiązania lub okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy,

• innych kwestiach niezbędnych do ustalenia praw pracowniczych.

W kolejnych akapitach omówię dokładniej każdy z elementów, które składają się na treść świadectwa pracy.

Choć z pozoru świadectwo pracy może wydawać się zwykłą formalnością, znajduje kilka praktycznych zastosowań – zarówno z perspektywy samego pracownika, jak i jego przyszłego pracodawcy. Z tego względu dokument powinien zawierać szczegółowe informacje na temat wspomnianych wcześniej warunków zatrudnienia:

Daty zatrudnienia to jedna z najważniejszych informacji, które powinny znaleźć się w świadectwie pracy. Pozwalają kolejnemu pracodawcy na ustalenie stażu urlopowego pracownika. Dzięki temu możliwe jest określenie przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego. W dokumencie należy więc zawrzeć datę początkową i końcową trwania stosunku pracy.

W świadectwie wykazuje się także poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeżeli wcześniej nie zostało ono wydane. Przy założeniu pracy w różnych wymiarach czasu należy podać je wszystkie z wyszczególnieniem konkretnych etatów.

Pracodawca jest zobowiązany do wyszczególnienia w świadectwie pracy wszystkich stanowisk, jakie zajmował pracownik. Powinien opisać pełnione przez niego funkcje i rodzaj wykonywanej pracy. Choć nie wynika to bezpośrednio z przepisów, informacje te warto podawać w porządku chronologicznym. Aby dokument zyskał na przejrzystości, można też przypisać do nich konkretne okresy zatrudnienia.

Do zakończenia stosunku pracy może dojść na wiele różnych sposobów:

• z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa,
• przy porozumieniu stron,
• po wypowiedzeniu przez pracodawcę,
• wskutek zwolnienia dyscyplinarnego,
• poprzez wygaśnięcie umowy np. w wyniku śmierci pracownika lub pracodawcy czy też tymczasowego aresztowania na okres dłuższy niż 3 miesiące.

W świadectwie pracy powinny znaleźć się informacje o tym, w jaki sposób i z czyjej inicjatywy został zakończony stosunek pracy. Jeśli to pracodawca zdecyduje się na rozwiązanie umowy o pracę, nie może umieszczać w dokumencie przyczyn takiej decyzji.

Formę rozwiązania stosunku pracy podaje się w świadectwie poprzez przywołanie konkretnego artykułu z Kodeksu pracy. W dokumencie można też określić szczególne przypadki zakończenia stosunku pracy (np. śmierć pracownika lub przejęcie zakładu pracy przez innego pracodawcę).

W świadectwie warto wspomnieć również o ewentualnym skróceniu okresu wypowiedzenia pracownika, jeśli dojdzie do niego przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Taka sytuacja może mieć miejsce przy wypowiadaniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony przez pracodawcę, który znajduje się w stanie upadłości lub likwidacji (a także przy wypowiadaniu jej z innych przyczyn niedotyczących pracownika).

W dalszej części świadectwa pracy zawiera się informacje związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika w firmie. Są one potrzebne kolejnemu pracodawcy do ustalenia jego praw i przywilejów. Chodzi o takie dane jak:

• wykorzystanie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, w wymiarze 2 dni lub 16 godzin,
• wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• stan dodatkowego urlopu, innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia,
• wykorzystanie urlopu ojcowskiego i podstawa prawna jego udzielenia,
• wykorzystanie urlopu rodzicielskiego i podstawa prawna jego udzielenia,
• wykorzystanie urlopu wychowawczego i podstawa prawna jego udzielenia,
• okres wykonywania pracy tymczasowej i podmiot, dla którego była ona realizowana (jeśli miała miejsce),
• łączna liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia, w roku kalendarzowym ustania stosunku pracy,
• wykorzystanie zwolnienia od pracy w roku kalendarzowym, kiedy ustał stosunek pracy,
• okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• wykonywana praca zdalna,
• okres odbytej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okres wykonywania pracy w warunkach szczególnych lub szczególnym charakterze,
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty i przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy.

Zgodnie ze wzorem świadectwa pracy, w dokumencie – poza opisanymi wyżej elementami – powinny znaleźć się następujące informacje:

• Oznaczenie pracodawcy – nazwa zakładu pracy, wskazanie siedziby i podanie numeru REGON-PKD, zawierającego identyfikator pracodawcy.
• Data i miejscowość – wskazanie, kiedy i gdzie sporządzono dokument.
• Dane pracownika – imiona i nazwiska, data urodzenia oraz imiona rodziców.
• Dane pracodawcy – nazwa firmy i jej siedziba.
• Podpis osoby uprawnionej – podpis pracodawcy lub osoby, która go reprezentuje.

Pouczenie pracownika – klauzula informująca o prawie do sprostowania dokumentu, które przysługuje pracownikowi przez 14 dni od jego otrzymania.

Jeśli w otrzymanym dokumencie pracownik zauważy błędy, może wnioskować o sprostowanie lub korektę świadectwa pracy. Czym różnią się między sobą te dwa rozwiązania?

Na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy z błędnymi informacjami pracownik ma tylko 14 dni od momentu, kiedy otrzyma dokument. Jeśli zdecyduje się na taki krok, jego były już pracodawca będzie musiał w ciągu kolejnych 7 dni wydać mu nowe świadectwo lub poinformować o negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku. W tym ostatnim przypadku pracownikowi pozostanie jeszcze jedna instancja, a mianowicie sąd pracy. Na złożenie pozwu będzie miał 14 dni od otrzymania odmowy sprostowania. Wygrana w procesie zapewni mu szansę na odszkodowanie.

Korekta błędów w świadectwie pracy może zostać z kolei przeprowadzona w dowolnym momencie. Nie ograniczają jej żadne ramy czasowe. W takiej sytuacji pracodawca powinien wystawić nowy dokument z aktualną datą i dołączyć do niego:

• pismo, w którym wykaże korygowane punkty pierwotnego świadectwa pracy,
• prośbę o zwrot błędnego dokumentu.

Na pytanie postawione w nagłówku jest tylko jedna prawidłowa odpowiedź: pracodawca wydaje świadectwo pracy w ostatnim dniu trwania umowy. W zależności od trybu ustania stosunku pracy, może to być:

• ostatni dzień wypowiedzenia – w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• dzień złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy – w przypadku braku okresu wypowiedzenia,
• ostatni dzień obowiązywania umowy – w przypadku upływu czasu, na jaki została zawarta umowa,
• dzień zdarzenia powodującego wygaśnięcie umowy – w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę,
• ostatni dzień współpracy określony w porozumieniu – w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron.

Pracodawca może wystawić świadectwo pracy zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie musi tego robić jedynie w przypadku, gdy jednocześnie zostaną spełnione wszystkie poniższe warunki:

• współpraca pracodawcy i pracownika jest kontynuowana,
• pracodawca nawiązuje z pracownikiem nowy stosunek pracy najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy,
• pracownik nie składa wniosku o wystawienie świadectwa pracy.

Brak wystawienia pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym. Pracodawca, który się go dopuści, naraża się więc na konsekwencje w postaci grzywny nakładanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Kara może wynosić od 1000 do nawet 30 000 zł.

Co więcej, jeśli pracownik udowodni, że niewydanie lub nieterminowe wydanie świadectwa pracy wyrządziło mu szkodę, może ubiegać się o jej naprawę. W takiej sytuacji pracodawca może więc ponieść jeszcze większe koszty niż te wynikające z interwencji PIP.

W przypadku utraty lub zniszczenia świadectwa pracy pracownik może w dość łatwy sposób uzyskać jego duplikat. Wystarczy, że zgłosi się do byłego pracodawcy z pisemnym wnioskiem, w którym poda:

• swoje dane (imię, nazwisko, PESEL, adres),
• dane firmy (nazwa, adres),
• okres trwania umowy o pracę,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• informację z prośbą o duplikat świadectwa pracy.

Pracodawca będzie miał wówczas 7 dni na wydanie kopii świadectwa pracy, która powinna być zgodna z oryginałem. Warto pamiętać, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019) wynosi 10 lat od zakończenia stosunku pracy.

Jeśli pracodawca odmówi wydania duplikatu dokumentu, pracownik może szukać pomocy w sądzie pracy.