Urlop wypoczynkowy – zasady
Zgodnie z Kodeksem pracy urlop wypoczynkowy musi mieć formę nieprzerwaną. W przypadku, gdy pracownik zawnioskuje o podzielenie go na części, jedna z nich i tak nie powinna być krótsza niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (wliczając w to weekendy i święta).
Pracodawca musi również pamiętać, że jeden dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada 8 godzinom pracy, a niepełne dni zaokrągla się w górę. Przełożony powinien także brać pod uwagę preferencje pracownika względem terminów urlopu, lecz nie są one dla niego wiążące. Wyjątek stanowią 4 dni urlopu na żądanie, które przysługują zatrudnionemu w każdym roku kalendarzowym.
Zgodnie z prawem pracy urlop wypoczynkowy musi zostać wykorzystany przez pracownika najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Długość urlopu wypoczynkowego
Odpowiedź na pytanie, jak liczyć urlop wypoczynkowy, jest bardzo prosta. Jego wymiar zależy mianowicie od stażu pracy:
- 20 dni w roku kalendarzowym – jeśli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
- 26 dni w roku kalendarzowym – jeśli pracownik jest zatrudniony przynajmniej 10 lat.
Nie chodzi jednak o okres zatrudnienia u jednego pracodawcy, a o cały czas przepracowany na umowach o pracę. Co więcej, w stażu tym uwzględnia się także czas edukacji. Warto zatem zdawać sobie sprawę, co wlicza się do urlopu wypoczynkowego:
- ukończenie zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej – maksymalnie 3 lata,
- ukończenie średniej szkoły zawodowej – maksymalnie 5 lat,
- ukończenie średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (i równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
- ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
- ukończenie szkoły policealnej – 6 lat,
- ukończenie szkoły wyższej – 8 lat.
Zwróć uwagę na to, że powyższe okresy nauki nie sumują się. Oznacza to, że przy obliczaniu urlopu dla pracownika uwzględnia się tylko tę szkołę, która jest najkorzystniejsza dla jego stażu pracy (maksymalnie 8 dodatkowych lat). Wystarczy więc, że absolwent uczelni wyższej będzie zatrudniony na umowie o pracę przez 2 lata, aby zaczęło mu przysługiwać 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym.
Ile dni urlopu za miesiąc pracy?
Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy, nie od razu uzyska prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego. W roku kalendarzowym, w którym zostanie zatrudniona, jego wymiar będzie narastał o 1/12 z każdym przepracowanym miesiącem.
Aby dowiedzieć się, ile dni urlopu za miesiąc pracy zyska zatrudniony, wystarczy podzielić przysługujący mu wymiar 20 dni na 12 miesięcy. Okaże się, że w pierwszym kalendarzowym roku pracy będzie mu się należało 1 i ⅔ dnia wolnego za każdy miesiąc.
Urlop wypoczynkowy dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy
Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego wydają się też względnie proste w przypadku osób zatrudnionych na niepełny etat. Jego wymiar określany jest mianowicie godzinowo, proporcjonalnie do liczby dni wolnych przysługujących przy 40 godzinach pracy tygodniowo.
Skoro na pełnym etacie pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, to na połowie etatu będzie to 10 lub 13 dni, a więc 80 lub 104 godziny. Tak samo wyglądają obliczenia dla ¼ etatu itd. Urlop nadal powinien być jednak udzielany w pełnych dniach pracy. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy jego pozostała do wykorzystania część jest krótsza niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w danym dniu.
Urlop wypoczynkowy proporcjonalny
System proporcjonalnego naliczania urlopu pracowniczego stosuje się również w następujących sytuacjach:
- zatrudnienie w trakcie roku kalendarzowego,
- wypowiedzenie w trakcie roku kalendarzowego,
- powrót do pracy po:
- urlopie bezpłatnym,
- urlopie wychowawczym,
- odbywaniu zasadniczej służby wojskowej itp.,
- tymczasowym aresztowaniu,
- odbywaniu kary pozbawienia wolności,
- nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Jeśli zatrudniony postanowi zmienić miejsce pracy w trakcie roku kalendarzowego, u każdego z pracodawców będzie przysługiwała mu oddzielna pula dni wolnych:
- W dotychczasowym zakładzie zachowa prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu, który przepracował tam w roku ustania stosunku pracy (chyba że zdążył go już wykorzystać).
- U kolejnego pracodawcy nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (przy zatrudnieniu nie krótszym niż do końca roku) lub proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w przypadku zatrudnienia krótszego niż do końca roku).
Te same zasady regulują prawo do urlopu wypoczynkowego osób powracających do dotychczasowego pracodawcy po wymienionych wyżej urlopach i pozostałych przerwach od pracy. Należy przy tym pamiętać, że miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu, a niepełny miesiąc zaokrągla się w górę.
Urlop wypoczynkowy w równoważnym systemie czasu pracy
Równoważny system czasu pracy polega na zatrudnieniu, w którym dobowa norma jest wyższa niż 8 godzin, ale w pozostałe dni tygodnia ulega skróceniu w taki sposób, aby zachować 40-godzinny tydzień pracy. W tym przypadku urlop pracownika przeliczany jest na godziny (160 lub 208 godzin w pełnym wymiarze) i udzielany w formie pełnych dni, które obniżają stan urlopowy o odpowiednią liczbę godzin. Należy też pamiętać, że pracodawca może dać zatrudnionemu wolne wyłącznie w dni dla niego pracujące.
Zaległy urlop wypoczynkowy
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to nie narzędzie, którego pracodawca mógłby użyć do pozbawienia pracownika prawa do wypoczynku. Możliwość jego wypłacenia pojawia się dopiero w momencie, gdy umowa ulega rozwiązaniu, a liczba dni wolnych przysługujących zatrudnionemu jest większa niż liczba dni wypowiedzenia.
Zgodnie z zasadami urlopu wypoczynkowego, ekwiwalent finansowy za niewykorzystane dni oblicza się podobnie jak wynagrodzenie za urlop. Sumuje się wartość ostatnich 12 pensji, dzieli przez współczynnik ekwiwalentu (20,83 w 2023 r.), a następnie dostosowuje się tę kwotę do dobowej normy czasu pracy i liczby godzin niewykorzystanego urlopu. Zmienia się jedynie sposób określania wysokości niektórych elementów wynagrodzenia:
- składników w stałej wysokości (np. dodatku funkcyjnego czy mieszkaniowego) – należy uwzględnić ich wartość z miesiąca, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu,
- składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. premii miesięcznej) – należy uwzględnić ich średnią wartość z ostatnich 3 miesięcy,
- składników za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premii kwartalnej czy rocznej) – należy uwzględnić ich średnią wartość z ostatnich 12 miesięcy.
Warto również pamiętać, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest w ostatnim dniu wypowiedzenia lub – w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – w dniu wręczania pracownikowi oświadczenia o zwolnieniu. Jeżeli stosunek pracy kończy się wskutek śmierci zatrudnionego, ekwiwalent powinien zostać wypłacony jego rodzinie.
Urlop pracownika młodocianego
Podstawowy wymiar urlopu w pracy dla osoby młodocianej wynosi 26 dni. Inne są jednak jego wartości:
- w pierwszym roku pracy zawodowej – młodocianemu przysługuje 12 dni wolnego po przepracowaniu pierwszych 6 miesięcy i łącznie 26 dni po kolejnych 6 miesiącach,
- w roku, w którym pracownik kończy 18. rok życia – wymiar urlopu zmniejsza się do 20 dni.
Pracodawca powinien też pamiętać o obowiązku udzielenia młodocianemu urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych. Jeżeli nie nabył on jeszcze prawa do urlopu, przełożony może na jego wniosek przyznać mu w tym czasie dni wolne zaliczkowo.
Urlop wypoczynkowy po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim
W przeciwieństwie do wymienionych wcześniej urlopów bezpłatnego i wychowawczego, urlop macierzyński i rodzicielski nie obniżają stanu urlopu wypoczynkowego pracownika. Oznacza to, że jeśli wraca on do pracy po którejś z tych dwóch przerw, nadal przysługuje mu pełny wymiar w wysokości 20 lub 26 dni wolnych do końca roku kalendarzowego.
Urlop wypoczynkowy na wypowiedzeniu
Pracownik na wypowiedzeniu może zostać zobowiązany do wykorzystania całego urlopu zaległego, a także proporcjonalnej części urlopu bieżącego. Jeżeli tak się nie stanie, pracodawca ma obowiązek wypłacić mu wspominany już ekwiwalent pieniężny. Zgodnie z założeniami umowy o pracę, urlop na wypowiedzeniu należy się zatrudnionemu bez względu na to, która strona podjęła decyzję o rozwiązaniu stosunku pracy.
Urlop dla pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe
Urlop szkoleniowy to specjalny rodzaj przerwy od pracy, który ma służyć zatrudnionemu do zdobywania umiejętności i poszerzania wiedzy. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika musi zostać albo zainicjowane przez pracodawcę, albo przynajmniej przez niego zaakceptowane. Wymiar urlopu należnego z tego tytułu wynosi:
- 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, maturalnych lub potwierdzających kwalifikacje zawodowe,
- 21 dni w ostatnim roku studiów – dla pracownika przystępującego do egzaminu dyplomowego.
Dodatkowe dni urlopowe
W przypadku niektórych grup pracowników ilość urlopu wypoczynkowego ustalana jest nieco inaczej, niż przewidują opisane wyżej reguły. Do wyjątków należą mianowicie:
Osoby niepełnosprawne
Osobom z niepełnosprawnościami przysługuje dodatkowe 10 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku kalendarzowego. Udzielane są one na takich samych zasadach jak urlop podstawowy. Pełny wymiar osiągają jednak dopiero po roku od otrzymania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.
Pracownicy socjalni
10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego należy się także pracownikom socjalnym, zatrudnionym w ośrodkach pomocy społecznej lub powiatowych centrach pomocy rodzinie. Taki przywilej przysługuje im jednak tylko raz na 2 lata i to dopiero po przepracowaniu przynajmniej 3 lat na stanowisku przewidującym pracę socjalną i przeprowadzanie wywiadów środowiskowych.
Nauczyciele
Limit urlopu wypoczynkowego jest też znacznie wyższy dla nauczycieli. W szkołach, w których przewidziano ferie letnie i zimowe, przysługuje im wolne w okresie tych przerw w nauce. Choć w ich trakcie pracownicy mogą być zobowiązani do dodatkowych prac (np. organizacyjnych), to czynności te nie powinny łącznie przekroczyć 7 dni. W placówkach, gdzie ferie nie występują, pełen wymiar urlopu nauczyciela wynosi 35 dni roboczych.
Sędziowie i prokuratorzy
Kolejną grupą pracowników, która ma prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wypoczynkowego, są sędziowie i prokuratorzy. W zależności od stażu pracy przysługuje im dodatkowe 6 wolnych dni roboczych (po przepracowaniu 10 lat) lub 12 wolnych dni roboczych (po przepracowaniu 15 lat). Do okresu zatrudnienia wlicza się praca na takich stanowiskach jak asesor, sędzia, prokurator, a także adwokat lub radca prawny.
Kontroler NIK
Kontroler Najwyższej Izby Kontroli ma prawo do dodatkowych 12 dni urlopu, jeśli przepracował na tym stanowisku przynajmniej 20 lat. Już po 10 latach przysługuje mu jednak połowa tego wymiaru.
Jak obliczyć urlop wypoczynkowy? Podsumowanie
Znajomość praw w zakresie urlopu wypoczynkowego to obowiązek każdego pracownika. Tego typu przerwy w pracy są bowiem niezbędne dla zachowania zdrowia, dobrego samopoczucia i wysokiej wydajności. Zatrudnieni powinni więc śmiało składać wnioski o urlop wypoczynkowy, a ich przełożeni – chętnie je akceptować.
