Świadectwo pracy – co to?
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracownik otrzymuje od pracodawcy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Nie stanowi aktu prawnego, lecz oświadczenie wiedzy. Mimo to odznacza się dość sformalizowanym charakterem, ponieważ bez względu na okoliczności musi zawierać określone informacje. Są one niezbędne dla ustalenia uprawnień wynikających ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego.
Świadectwo pracy – co zawiera?
Świadectwo pracy powinno być przydatne zarówno dla samego pracownika, jak i dla jego przyszłego pracodawcy. W tego względu musi się w nim znaleźć szereg informacji dotyczących między innymi:
- okresu zatrudnienia,
- wymiaru etatu,
- rodzaju wykonywanej pracy,
- zajmowanych stanowisk,
- trybu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy,
- wykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
W ostatnich latach przepisy dotyczące wystawiania i treści tego dokumentu podlegały drobnym zmianom. Aktualne regulacje wynikają z rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 16 maja 2019 r. Dokładne informacje o tym, jak wygląda świadectwo pracy znajdziesz w dalszej części artykułu, gdzie zaprezentuję Ci jego wzór.
Ile czasu pracodawca ma na wydanie świadectwa pracy?
Jedno z często pojawiających się pytań dotyczy tego, ile dni na wystawienie świadectwa pracy ma pracodawca. Prawidłowa odpowiedź jest tylko jedna: powinien zrobić to w ostatnim dniu trwania umowy. W zależności od trybu ustania stosunku pracy, będzie to:
- ostatni dzień wypowiedzenia – w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
- dzień złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy – w przypadku braku okresu wypowiedzenia,
- ostatni dzień obowiązywania umowy – w przypadku upływu czasu, na jaki została zawarta umowa,
- dzień zdarzenia powodującego wygaśnięcie umowy – w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę,
- ostatni dzień współpracy określony w porozumieniu – w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron.
Od powyższych zasad przewiduje się pewne wyjątki, a wynikają one z sytuacji, gdy pracodawca – z przyczyn obiektywnych – nie może wystawić świadectwa w dniu ustania stosunku pracy. Dojdzie do niej między innymi w przypadku:
- nieobecności w pracy osoby upoważnionej do wystawiania takich dokumentów,
- korzystania z usług zewnętrznej firmy księgowej, która nie dostarczyła świadectwa.
W takich sytuacjach czas na wystawienie świadectwa pracy nie powinien przekroczyć 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Pracodawca powinien doręczyć dokument niezwłocznie za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.
Świadectwo pracy – wzór
Elementy świadectwa pracy reguluje wspomniane już rozporządzenie z 2019 roku, a także Kodeks pracy i wzór tego dokumentu. Obejmuje on przede wszystkim takie dane jak:
- Oznaczenie pracodawcy – nazwa zakładu pracy, wskazanie siedziby i podanie numeru REGON-PKD, zawierającego identyfikator pracodawcy.
- Data i miejscowość – wskazanie, kiedy i gdzie sporządzono dokument.
- Dane pracownika – imiona i nazwiska, data urodzenia oraz imiona rodziców.
- Dane pracodawcy – nazwa firmy i jej siedziba.
- Wymiar i okres zatrudnienia – dokładne daty początkowe i końcowe stosunku pracy, a także wymiary etatów dla każdego z tych okresów.
- Rodzaj wykonywanej pracy – zajmowane stanowiska i wynikające z umowy zakresy obowiązków.
- Podstawa prawna ustania stosunku pracy – wskazanie, czy ustał on wskutek rozwiązania umowy, czy w wyniku jej wygaśnięcia.
- Informacja o skróconym okresie wypowiedzenia – niezbędna, jeśli pracodawca zastosował takie rozwiązanie.
- Wykorzystany urlop wypoczynkowy – liczba dni i godzin urlopu wypoczynkowego, które pracownik wykorzystał z puli przysługującej mu w danym roku kalendarzowym.
- Informacje o skorzystaniu z innych urlopów:
- urlopu bezpłatnego,
- urlopu rodzicielskiego,
- urlopu ojcowskiego,
- urlopu wychowawczego.
- Dodatkowe informacje, dotyczące między innymi:
- liczby dni niezdolności do pracy,
- liczby dni lub godzin zwolnienia na opiekę nad dzieckiem,
- skorzystania z ochrony stosunku pracy,
- absencji bez prawa do wynagrodzenia,
- czynnej służby wojskowej,
- pracy szczególnej,
- urlopu dodatkowego lub innych świadczeń,
- okresów nieskładkowych,
- zajęcia wynagrodzenia,
- wysokości lub składników wynagrodzenia,
- uzyskanych kwalifikacji.
- Podpis osoby uprawnionej – podpis pracodawcy lub osoby, która go reprezentuje.
Pouczenie pracownika – klauzula informująca o prawie do sprostowania dokumentu, które przysługuje pracownikowi przez 14 dni od jego otrzymania.
Niewydanie świadectwa pracy – sankcje
Zgodnie z Kodeksem pracy, świadectwo pracy powinno zostać wystawione pracownikowi bez żadnego wniosku. Obowiązek ten spoczywa więc wyłącznie na pracodawcy. W przypadku jego niedopełnienia, grozi mu odpowiedzialność odszkodowawcza, wynikająca z wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Organ kontrolny – na przykład Państwowa Inspekcja Pracy – może wówczas nałożyć na niego grzywnę w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 zł.
Kara okaże się jeszcze wyższa, jeżeli pracownik zdecyduje się wnieść roszczenie o naprawę szkody wyrządzonej wskutek niewydania lub wydania niewłaściwego świadectwa. Warto jednak zauważyć, że w takiej sytuacji musi zaistnieć adekwatny związek przyczynowy pomiędzy przewinieniem a powstałą szkodą. Pracodawca może również odpowiadać prawnie za niedotrzymanie terminu wystawienia świadectwa pracy.
Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błędy?
Jeśli pracownik uzna, że informacje zawarte w świadectwie pracy są nieprawdziwe, ma prawo do wnioskowanie o jego sprostowanie. Może zrobić to w przeciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. W takiej sytuacji pracodawca będzie musiał w ciągu kolejnych 7 dni wydać mu nowe świadectwo pracy lub zawiadomić go o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.
W przypadku, gdy wniosek pracownika nie zostanie uznany, będzie on miał prawo do odwołania się od tej decyzji do sądu pracy. Taki krok może podjąć w ciągu 14 dni od otrzymania odmowy. Jeśli wygra sprawę, zyska szansę na odszkodowanie od pracodawcy.
Warto zauważyć, że ewentualne błędy w świadectwie pracy mogą zostać również poprawione w drodze korekty. W przeciwieństwie do sprostowania, nie jest ona ograniczona żadnymi ramami czasowymi. Wystarczy, że pracodawca wyda nowe świadectwo z aktualną datą i dołączy do niego pismo, w którym wykaże korygowane punkty dokumentu. Powinien też zwrócić się do pracownika z prośbą o zwrot pierwotnego świadectwa.
Duplikat świadectwa pracy
Do czego potrzebne jest świadectwo pracy? Zawiera ono przede wszystkim wiele istotnych informacji o pracowniku, które mogą okazać się niezbędne przy zmianie miejsca zatrudnienia lub podczas ustalania prawa do emerytury. Nic więc dziwnego, że wiele osób zastanawia się, co zrobić w przypadku utraty tego dokumentu wskutek zdarzeń losowych. Na szczęście, na wniosek pracownika pracodawca zawsze może wystawić duplikat świadectwa.
Choć prawo nie określa, w jakim terminie duplikat musi zostać wydany, przyjmuje się, że pracodawca powinien to zrobić tak szybko, jak to możliwe.
Czy po umowie-zleceniu dostaje się świadectwo pracy?
Każda umowa o pracę zobowiązuje pracodawcę do wystawienia osobie zatrudnionej świadectwa pracy. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy, a więc to, czy została ona zawarta na czas określony, na czas nieokreślony, czy wyłącznie na okres próbny.
Zasady te nie obowiązują jednak w przypadku kontraktów cywilnoprawnych. Przy umowie o dzieło czy umowie-zleceniu świadectwo pracy nie jest wystawiane wykonawcy. Mimo to strona zatrudniająca może wydać mu specjalne zaświadczenie potwierdzające jego pracę dla firmy. Taki dokument będzie zawierał wszelkie istotne informacje na wzór świadectwa.
Kiedy nie trzeba wystawiać świadectwa pracy?
Skoro wiesz już, kiedy dostaje się świadectwo pracy, zastanówmy się jeszcze nad sytuacjami, w których pracodawca jest zwolniony z obowiązku jego wydawania. Chodzi przede wszystkim o umowy terminowe, które po wygaśnięciu lub rozwiązaniu są w jakiejkolwiek formie przedłużane. Jeżeli następuje to w przeciągu 7 dni od ustania stosunku pracy, pracodawca nie musi wystawiać pracownikowi świadectwa.
Wyjątek to sytuacja, w której pracownik zawnioskuje o wydanie świadectwa po ustaniu stosunku pracy. Pracodawca nie ma wówczas innego wyjścia i musi dostarczyć mu dokument.
Podsumowanie
Dzięki lekturze powyższego tekstu wiesz już, kto wystawia świadectwo pracy i co musi się w nim znaleźć. Znasz prawa i obowiązki zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Z takimi informacjami zdecydowanie łatwiej będzie Ci się poruszać po rynku pracy. Jeśli temat ten wciąż nie jest dla Ciebie wystarczająco jasny, zapoznaj się z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania, które znajdziesz poniżej.
