Powrót do biur – podejście drugie

25.06.21
clock 7 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
Według opracowania OLX Praca 80% osób potwierdziło, że w trakcie home office pracowało tyle samo co w biurze lub nawet więcej. Czy problemy z efektywnością pracy zdalnej są więc wydumane? Czy pracownicy są skuteczniejsi, wykonując swoje obowiązki pod okiem szefa? Czy całkowita rezygnacja z pracy zdalnej jest możliwa?

Przykładowo – Weronika pracuje w jednej z dużych wrocławskich korporacji. Jej home office trwa już ponad rok i nic jak na razie nie wskazuje na powrót do biurowej przestrzeni. Firma umożliwia pracownikom działanie w systemie hybrydowym, ale jedynie tym, którzy sami tego chcą. Weronika nie chce i wolałaby pozostać w domu. Pracuje efektywnie, jeszcze nigdy nie opuściła żadnego spotkania online, dotrzymuje terminów, a klienci są zadowoleni ze współpracy.

Dzięki temu, że nie musi dojeżdżać do firmy, oszczędza czas, bo mieszka w zupełnie innym punkcie miasta, nie spóźnia się, może na spokojnie przygotowywać posiłki dla siebie i narzeczonego (który jest programistą i również pracuje zdalnie), uprawia sport w przerwach od pracy. Jest bardziej zrelaksowana, nie narzeka na samotność, zdrowiej się odżywia i ma czas na swoje pasje. Jedyne czego jej brakuje to oddzielna przestrzeń do pracy.

Takich zadowolonych z pracy zdalnej osób jest więcej. Czy czeka ich rychły powrót do biur?

Pomiary efektywność pracy

Dla wielu firm najbliższy czas będzie drugim podejściem do powrotu do biur (pierwszy miał miejsce w sezonie letnim 2020 r. – więcej przeczytasz o tym TUTAJ). Czy ponowna próba przywrócenia dawnego modelu współpracy będzie trwalsza? Wydaje się, że dzięki szczepieniom sytuacja pandemiczna w naszej części świata uległa pewnej stabilizacji.

Aż 73% kierowników nie stosowało narzędzi do monitorowania czasu pracy podlegających im pracownikom pracującym zdalnie.

Pilnowanie czasu pracy, zadaniowość oraz mierzenie efektywności działań to kwestie traktowane przez polskich pracowników dość często po macoszemu. Oczywiście jest to generalizowanie, ale w porównaniu z innymi krajami jesteśmy bardziej sceptyczni np. w kwestii wyrażania zgody na monitorowanie przez pracodawcę naszej wydajności w pracy za pomocą np. aplikacji. Tylko 29% badanych w Polsce odnosi się do tego pozytywnie i aż 44% na świecie (na podstawie badania PwC „Upskilling Hopes & Fears 2021″.

Jak pokazała pandemia, pomiar efektywności pracy, raportowanie przez pracowników zrealizowanych zadań, stosowanie aplikacji, które ułatwiają pracę zespołową i pozwalają na łatwą weryfikację jej postępów to już raczej konieczność. Dlaczego? Bo do biur w pełnym wymiarze pracy prawdopodobnie już nie powrócimy, a praca zdalna stanie się czymś tak powszechnym jak ubezpieczenie zdrowotne czy karty sportowe. Różnica będzie dotyczyć już tylko jej wymiaru.

Dlaczego powrót do pracy w biurze nie jest już realny?

Okazało się, że wykonywanie wielu obowiązków zdalnie jest możliwe, klienci niejednokrotnie preferują spotkania w ramach wideokonferencji, ponieważ pozwala im to m.in. zaoszczędzić cenny czas. Pracownicy na home office doceniają z kolei to, że w tej niełatwej sytuacji, odczuli pewną niezależności i samodzielność, np. w planowaniu czasu pracy.

O ile obowiązki im na to pozawalają, pracują w porach, w których czują się najbardziej efektywni, mają możliwość uprawiania sportu w ciągu dnia i nie muszą z tym czekać na powrót z biura do domu. Nie tracą ani nerwów ani czasu na dojazdy zatłoczonymi ulicami, a jeśli przy tym są tak samo efektywni, jak przed pandemią, to dla pracodawcy nie powinno mieć znaczenia, gdzie wykonują swoje zadania.

Oczywiście nie każdy zawód daje takie możliwości, ale jak się okazało, znacznie więcej obowiązków zawodowych i projektów można efektywnie realizować, używając zdalnej komunikacji. Obecnie jakiekolwiek decyzje dotyczące całkowitego powrotu do biur, spotykają się raczej z chłodnym odzewem ze strony pracowników.

Pomimo zgłaszanych często kłopotów z wygospodarowaniem odpowiedniej przestrzeni do pracy w domu czy też problemów związanych z alienacją, zacieraniem się granicy pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, przedstawiciele tzw. white collars docenili zalety pracy poza stałą siedzibą firmy.

Ta grupa zawodowa zdecydowanie preferuje hybrydowy model zatrudnienia, który pozwalałby na łączenie pracy w biurze z pracą zdalną (wg cytowanego już badania PwC chce tego aż 77% pracowników).

Organizacje również dostrzegają zalety home office i deklarują daleko idące zmiany w systemie pracy, np.:

  • Firmy odczuły realne zmniejszenie kosztów stałych, związanych z utrzymaniem dużych powierzchni biurowych; popularnym rozwiązaniem stały się np. hot desks – miejsca pracy nie są przypisane do konkretnej osoby i można je zarezerwować za pośrednictwem aplikacji na określony czas.
  • Organizacje mogą zatrudnić ekspertów z dowolnego miejsca na świecie (przykładami firm, które się na to zdecydowały, są np. Spotify, Twitter czy Salesforce).
  • Praca zdalna, a co za tym idzie okazja do nawiązania współpracy z osobami z innych państw, wpływa pozytywnie na poziom różnorodności i inkluzywności w firmach, jest również mocnym argumentem przemawiającym za zrównaniem płac.

Czy Twoja organizacja zdała egzamin VUCA?

Spadek efektywności pracy jest głównym argumentem stawianym przez te organizacje, które wskazują na konieczność powrotu do biur. Wydaje się jednak, że im pracodawca jest słabiej przygotowany do funkcjonowania choćby po części tylko online, tym mocniej naciska na zakończenie modelu home office lub hybrydowego.

Aby formuła pracy zdalnej przynosiła efekty, w pierwszej kolejności należy przygotować do tego stosowne procesy i przystosować poszczególne działy, takie jak chociażby IT i HR oraz kadrę zarządzającą. Zastosowanie chmur do przechowywania danych, uruchomienie VPN, digitalizacja najważniejszych procesów wewnętrznych, odpowiednie zabezpieczenie urządzeń, na których pracują zdalnie pracownicy, czy wprowadzenie podpisów elektronicznych, stało się dla wielu organizacji, w tym urzędów ogromnym problemem.

Wydaje się, że część podmiotów nie przeszło próby cyfryzacji i po części konsekwencję tego ponieśli sami zatrudnieni, tym bardziej, jeśli wskazywano na brak wydajności ich pracy jako argument do szybkiego powrotu do biur. Przykładowo, jeśli ktoś przez lata pracował tylko „w papierach”, pracodawca nie zadbał o digitalizację procesów i w pewnym momencie obie strony zostały zmuszone do przejścia w tryb pracy zdalnej, wymaganie wysokiej efektywności od takiego pracownika jest bezzasadne, skoro nie ma on odpowiednich narzędzi do pracy.

Pandemia jest niełatwym sprawdzianem, który dość brutalnie zweryfikował, czy organizacje są przystosowane do funkcjonowania w świecie VUCA (akronim utworzony od słów zmienność – ang. volatility, niepewność – ang. uncertainty, złożoność – ang. complexity i niejednoznaczność – ang. ambiguity), czy też nie. Jak się okazuje, nowa rzeczywistość wymaga od wszystkich – pracowników, pracodawców, przyszłych uczestników rynku pracy oraz ustawodawcy umiejętności szybkiego dostosowywania się do gwałtownie zmieniających się warunków, elastyczności i adaptowania się do nowych okoliczności.

Kodeks pracy a praca zdalna

Obecnie trwają konsultacje dotyczące projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który regulowałby m.in. pracę zdalną. Związki zawodowe i pracodawców uzgodniły m.in. definicję pracy zdalnej. Ponadto projekt przewiduje określenie katalogu kosztów ponoszonych przez pracowników na home office, które pracodawca będzie zobowiązany im zwrócić (np. koszty energii elektrycznej czy dostępu do internetu).

Wszystko wskazuje na to, że model hybrydowy jest już całkiem realnym rozwiązaniem. Stawia to jednak przed pracodawcami kolejne wyzwania dotyczące np. monitorowania efektywności pracy czy kwestii cyberbezpieczeństwa, w momencie gdy pracownicy korzystają z niezabezpieczonych źródeł internetu.