Hot desking w praktyce

26.02.20
clock 5 min.
Sabina Borejsza-Wysocka
Badania przeprowadzone w Australii wykazały, że nawet 40% biurek w firmach to biurka w ciągu dnia nieużywane. Odpowiedzią na ten problem jest hot desking, czyli wymiana biurek. Jak brak stałego miejsca pracy wpływa na efektywność pracowników?

Hot desking jest pomysłem, dzięki któremu firma może sporo zaoszczędzić. W związku z modą na pracę zdalną oraz z dużymi kosztami związanymi z utrzymywaniem biur, które bywają niezapełnione, powrócił pomysł wymiany biurek. Był on już stosowany w latach 80. XX wieku [1]. Hot desking polega na tym, że pracownicy nie mają przypisanego do siebie miejsca pracy. Siadają tam, gdzie im wygodnie bądź gdzie jest miejsce.

Nie w każdej kulturze organizacyjnej pomysł ten się sprawdzi. Są jednak branże, w których wydaje się być rozsądnym rozwiązaniem, np. w przypadku pracy zmianowej, home office bądź pracy wyjazdowej. Hot desking może być ciekawym rozwiązaniem dla przedstawicieli handlowych, którzy większość czasu pracy spędzają w trasie.

Kolejnymi grupami zawodowymi, które mogą wyrazić chęć takiego rodzaju pracy, są osoby, które współpracują z zespołami w kilku lokalizacjach, w związku z czym często podróżują.

Badania przeprowadzone w Australii wykazały, że nawet 40% biurek w firmach pozostaje w ciągu dnia puste [2]. Jest to ogromny koszt dla przedsiębiorstw, stąd też nie zaskakuje chęć firm do podjęcia kroków w tym zakresie. Musi to być jednak dobrze zorganizowany proces, żeby nie doszło do sytuacji, w której pracownicy nie będą mieli odpowiedniego miejsca do wykonywania pracy lub będą rywalizować o biurko. Jako korzyści takiego systemu pracy można wymienić kilka poniższych.

Oszczędność

Badania wykazują, że wdrożenie tej koncepcji w życie może zredukować koszty wynajmu przestrzeni o 30% [3]. Co więcej, umożliwia zapełnienie biura w niemal 100%.

Poznawanie osób z różnych zespołów

Dzięki krążeniu po biurze i zmianie swojego miejsca pracy, pracownicy mają szansę poznać osoby z różnych zespołów. W teorii może to sprzyjać nawiązaniu nowych znajomości. Współpraca z różnymi specjalistami przy boku może również ułatwiać zdobywanie wiedzy i poznawanie nowej perspektywy.

Zachęcanie do pracy zdalnej

Jeśli zależy Ci na tym, żeby pracownicy realizowali obowiązki zawodowe zdalnie, wdrożenie hot deskingu prawdopodobnie znacznie zwiększy liczbę osób, które zdecydują się na tę formę współpracy.

Dobranie miejsca do własnych potrzeb

Każdy pracownik może mieć nieco odmienne preferencje, jeśli chodzi o miejsce pracy. Niektórzy lubią widzieć otoczenie, inni unikają dystraktorów. Część osób może preferować miejsce przy oknie, inne bardziej przyciemnione. Teoretycznie dzięki temu, że pracownik może dokonać wyboru otoczenia, zdecyduje się na najbardziej dla siebie komfortową lokalizację. Oczywiście, o ile takowa będzie wolna.

Istnieje również sporo wad hot deskingu. Otoczenie, w którym pracujemy, wpływa na naszą efektywność i komfort pracy. Zanim więc zdecydujemy się na jego wdrożenie, warto przeanalizować ryzyka związane z taką organizacją pracy.

Dyskomfort psychiczny pracowników

W przypadku osób, które często korzystają z przestrzeni biurowej, brak swojego miejsca, które mogą dostosować pod własne potrzeby, może powodować spory dyskomfort. Są osoby, które potrzebują prywatności i chętniej korzystają z miejsc, które mogą urządzić zgodnie z własnymi preferencjami. Nie wspominając o higienie, która w przypadku różnych osób może być na odmiennym poziomie. Męczące może być również częste rozkładanie i składanie swoich akcesoriów – laptopa, słuchawek, notatek.

Utrudniona praca w zespole

Znalezienie biurka dla jednej osoby nie stanowi problemu. Jednak praca zespołu w jednej lokalizacji może być niemożliwa. Szczególnie, jeśli różne osoby pojawiają się w innych godzinach w pracy. Poza tym wolne miejsca mogą być niedostosowane do kooperacji w teamie i utrudniać efektywną współpracę.

Rywalizacja o biurka

Niezależnie od zdolności architekta, istnieje duże prawdopodobieństwo, że w biurze będą biurka bardziej i mniej lubiane przez pracowników. Polowanie na miejsce pracy może być zbędnym dystraktorem lub wywoływać konflikty wśród pracowników.

Trudniejsze nawiązywanie więzi

Żeby nawiązać bliższą relację ze współpracownikiem, trzeba razem spędzać czas. Jeśli codziennie pracujemy koło kogoś innego, trudno o nawiązanie więzi. Poza tym częste zmiany osób w naszym otoczeniu może spowodować, że będziemy przywiązywać mniejszą wagę do poznawania współpracowników.

Badania prowadzone na różnych grupach zawodowych wykazują, że 46,8% osób pracujących częściowo w formie zdalnej odczuwa wysoką satysfakcję z pracy. Wśród pracowników realizujących obowiązki zawodowe wyłącznie zdalnie poziom ten wynosi 41,7%. Najniższy natomiast osiągnęły osoby pracujące w formie tradycyjnej. Zaledwie 20,5% respondentów uznało, że odczuwają wysoką satysfakcję z pracy. W przypadku osób, które zadeklarowały satysfakcję z pracy poziom ten utrzymuje się na poziomie 79% u pracowników realizujących obowiązki zdalnie i 74,4% osób współpracujących z pracodawcą w formie tradycyjnej. Osoby korzystające z elastycznych form współpracy, najczęściej łączą pracę zdalną z hot deskingiem [4]. Czy jest to rozwiązanie, które się sprawdzi w Twojej organizacji?

Przypisy: