Siedziba firmy – definicja
Według rozporządzenia Rady UE 282/2011 siedziba działalności gospodarczej podatnika jest miejscem, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Jednak zgodnie z wejściem w życie w 2018 r. Konstytucji biznesu, podawanie stałego miejsca prowadzenia działalności i siedziby jest w pełni dobrowolne.
Stąd we wniosku do CEIDG wcale nie pojawia się pole, w którym należy wpisać adres siedziby firmy. Zamiast tego wymagane jest podanie adresów:
- zamieszkania;
- do doręczeń;
- stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej lub zaznaczenie rubryki, że takiego miejsca brak;
- dodatkowych miejsc wykonywania działalności gospodarczej;
- przechowywania dokumentacji księgowej.
Dlaczego wybór siedziby firmy jest ważny?
Ponieważ podanie adresu siedziby firmy nie jest obligatoryjne, może wdawać się mało istotne. Jednak należy pamiętać, że jest to ważne z punktu widzenia rozliczenia PIT. Podatek dochodowy rozlicza się w urzędzie właściwym dla siedziby firmy, a jeśli jej nie ma dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Zatem mogą to być zupełnie różne urzędy.
W wielu przypadkach siedziba firmy to kwestia wizerunkowa. Spotkania i negocjacje z klientami, szczególnie tymi premium, korzystniej wypadną w osobnym biurze niż w kawiarni, albo własnym mieszkaniu.
Lokalizację siedziby warto też rozważyć pod kątem rozliczenia kosztów uzyskania przychodu.
Jak zmienić adres siedziby firmy?
Zgodnie z prawem przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie zmiany siedziby firmy, adresu do doręczeń albo adresu stałego miejsca wykonywania działalności. Jeśli firma figuruje w CEIDG, to wystarczy złożyć wniosek o zmianę. Można go wypełnić i osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy, za pośrednictwem poczty – listem poleconym albo online przez stronę Biznes.gov.pl. Usługa jest bezpłatna. Co więcej, zmieniając dane w CEIDG, zostaną automatycznie przesłane do urzędu skarbowego, GUS, ZUS/ KRUS i do rejestrów działalności regulowanej (jeśli Twoja działalność wymagała koncesji lub zezwolenia).
Najszybciej i najprościej jest zmienić adres siedziby firmy przez internet. W tym celu wejdź na stronę Biznes.gov.pl, potem wybierz usługę Zmień dane w CEIDG. Następnie zaloguj się przez Login.gov.pl, wykorzystując profil zaufany lub e-dowód. Dalej:
- Po wybraniu opcji edytowania wpisu i określeniu daty powstania zmiany otworzy się pole Edycji wpisu w CEIDG. Następnie zaznacz okienko, dotyczący adresu, który chcesz zmienić. Do wyboru masz: adres: zamieszkania, do doręczeń, przechowywania dokumentacji rachunkowej albo miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
- W kolejnym kroku uzupełniasz pole z nowym adresem.
- Idąc dalej, musisz potwierdzić rodzaj ubezpieczenie (ZUS, KRUS albo zagraniczne), zweryfikować czy pokazuje się odpowiedni urząd skarbowy oraz odklikać złożenie oświadczenia, że możesz prowadzić działalność gospodarczą
- Ostatnim etapem jest wysłanie wniosku o zmianę adresu z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego albo profilu zaufanego.
Zmianę adresu spółki cywilnej musisz zgłosić do urzędu statystycznego przez internet albo składając do urzędu papierowy wniosek na formularzu RG-OP. Do wniosku dołącz nową umowę, aneks do umowy lub uchwałę podpisaną przez wszystkich wspólników, czyli dokumenty potwierdzające zmianę.
Zmiana adresu spółki handlowej wiąże się z aktualizacją danych w KRS. Co ważne, jeśli zmienisz adres siedziby firmy, trzeba zmienić dane w każdym rejestrze, w którym Twoja działalność jest zarejestrowana, np. w związku z otrzymanymi pozwoleniami albo koncesjami.
Siedziba firmy a miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Zgodnie z przepisami unijnymi za siedzibę firmy uznaje się miejsce, w którym przebywa jej zarząd i gdzie są podejmowane ważne decyzje dotyczące przedsiębiorstwa. Z kolei miejsce prowadzenia działalności to lokalizacja realizacji działań firmy.
Podawanie stałego miejsca prowadzenia działalności jest całkowicie dobrowolne. Oświadczenie o miejscu prowadzenia działalności gospodarczej składa się na druku CEIDG przy zakładaniu firmy. Jeśli takowego nie masz, zaznaczasz opcję: Brak stałego miejsca wykonywania działalności. Procedura jest istotna z punktu widzenia podatkowego, szczególnie rozliczenia VAT. Zatem jeśli nie masz stałego miejsca prowadzenia działalności to urząd skarbowy, przyjmie do tych celów Twój adres zamieszkania.
Prowadzenie działalności w kilku miejscach
Jeśli Twoja firma ma wiele oddziałów albo punktów, musisz je wszystkie zgłosić do CEIDG. Pamiętaj też, że każda zmiana adresu musi być zgłoszona w przeciągu 7 dni.
Siedziba firmy w miejscu zamieszkania – wady i zalety
Największą zaletą z zarejestrowania firmy we własnym mieszkaniu jest możliwość wpisania w koszty firmy wydatków poniesionych na utrzymanie i eksploatację lokalu. Przy czym należy pamiętać, że powinny być one liczone proporcjonalnie do zajmowanej na działalność powierzchni. Odliczyć możesz m.in. zakup sprzętu, mebli, część czynszu i opłat za prąd.
Niestety rejestracja firmy we własnym mieszkaniu powoduje naliczenie wyższej stawki podatku od nieruchomości. Ich wysokość określają urzędy gminy albo miasta. Wadą jest też upublicznienie adresu zamieszkania. Trzeba mieć świadomość, że każdy może wejść do CEIDG i dowiedzieć się gdzie mieszkasz.
Miejsce zameldowania a siedziba działalności osoby fizycznej
Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby za siedzibę firmy przyjąć miejsc zameldowania. Na prowadzenie działalności można przeznaczyć cały lokal albo jego cześć. Zgodnie z prawem musisz mieć tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłaszasz do CEIDG. Może nim być:
- prawo własności lub współwłasności;
- spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu;
- dzierżawa;
- umowa najmu;
- umowa użyczenia.
Dokumentów nie trzeba dołączać do CEIDG, jednak będą wymagane w przypadku kontroli.
Jaki adres wskazać na wystawianych fakturach?
Zgodnie z przepisami, na fakturze powinien widnieć adres siedziby działalności gospodarczej podatnika zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R. W przypadku osób fizycznych będzie to zatem miejsce zamieszkania.
W sytuacji, kiedy osoba fizyczna nie prowadzi działalności w miejscu zamieszkania, a ma stałe miejsce jej prowadzenia działalności (zgłoszone dla potrzeb identyfikacji podatkowej), na fakturze powinien znajdować się adres stałego miejsca prowadzenia działalności.
Kiedy firma nie ma stałego miejsca wykonywania działalności, to do celów podatkowych przyjęte zostanie miejsce zamieszkania. Co oznacza, że PIT oraz miesięczne zaliczki na podatek dochodowy należy złożyć do urzędu właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania.
Miejsce przechowywania dokumentów firmowych
Adres przechowywania dokumentów firmowych należy podać w CEIDG, już przy zakładaniu firmy. Musi to być miejsce, w którym fizycznie przechowujesz wszystkie faktury, ewidencje i in. dokumenty. Może to być Twoje miejsce zamieszkania albo siedziba firmy. Natomiast jeżeli zawarłeś umowę z biurem rachunkowym, i to mu dostarczasz dokumenty w formie papierowej, wpisz adres siedziby biura.
Ta informacja jest o tyle ważna, że to tam będą kierować się kontrolerzy z urzędu skarbowego.
