Praca w modelu hybrydowym

08.07.20
clock 7 min.
Marlena Charlińska
Za sprawą epidemii koronawirusa wiele firm dojrzało do wdrożenia nowych systemów pracy. Jedne przedsiębiorstwa przenoszone były całkowicie na pracę zdalną, inne skorzystały z opcji systemu rotacyjnego. Wszystko to może przyczynić się do popularyzacji hybrydowego modelu pracy, ponieważ dopiero teraz zaczęto dostrzegać pozytywne aspekty funkcjonowania w trybie mieszanym.

Czym jest model hybrydowy? Takie rozwiązanie zakłada łączenie pracy zdalnej z możliwością pracy stacjonarnej. Niektóre firmy wybierają opcję, gdzie na stałe część zespołu pracuje z biura, a druga realizuje swoje zadania zdalnie. Inne organizacje wolą tryb rotacyjny – grupy pracowników wymieniają się i kiedy jedna pracuje z domu, to druga korzysta z trybu stacjonarnego.

Jeszcze inne przedsiębiorstwa dają swoim pracownikom dowolność, a więc zespół ma możliwość korzystania z biura, gdzie mogą odbywać różnego rodzaju spotkania, ale przeważnie pracuje w trybie zdalnym. Sama przez ponad 6 lat pracowałam w firmie, w której korzystaliśmy z modelu hybrydowego, a dokładnie z połączenia pierwszej i ostatniej formy tego rozwiązania. Przez lata obserwowałam zarówno korzyści, jak i wady takiego sposobu pracy. Zacznijmy jednak od pozytywów, jakie niesie za sobą model hybrydowy.

Zalety hybrydowego modelu pracy

W firmie, w której pracowałam, zatrudnialiśmy zespół osób, które mogły pracować z poziomu biura, jak również pracowników, którzy na stale pracowali w najróżniejszych zakątkach Polski. Poza tym współpracowaliśmy jeszcze z grupą osób z całego świata. Jak nietrudno się domyślić, one również na stałe pracowały zdalnie z kraju, który zamieszkiwały. Jakie korzyści przynosiło takie rozproszenie?

Dostęp do dużego grona specjalistów

Przede wszystkim firma miała ogromny dostęp do całej gamy specjalistów, nie byliśmy ograniczeni tylko do jednego miasta lub państwa. Bardzo często szukaliśmy pracowników ze znajomością języków obcych na poziomie native. Gdyby nie możliwość pracy na odległość, moglibyśmy mieć trudności w znalezieniu niektórych z nich w zasięgu lokalnym. Musieliśmy przykładowo znaleźć osobę ze znajomością rzadkich języków, takich jak np. farsi, gwara szwajcarska – Schwyzerdütsch czy ze znajomością malajskiego. Fakt, że mogliśmy pracować zdalnie, bez ograniczeń terytorialnych bardzo ułatwiał nam to zadanie. Podobnie jeśli chodzi o kandydatów z branży IT.

Kandydaci z orzeczeniem o niepełnosprawności

Innym ważnym aspektem dla organizacji, jak i pracowników w modelu hybrydowym jest możliwość oferowania pracy osobom posiadającym stopnień niepełnosprawności. Czasami firmy ze względu na brak możliwości dostosowania miejsca pracy do potrzeb osoby niepełnosprawnej rezygnują z zatrudniania takiego pracownika. Tym sposobem mogą stracić możliwość na znalezienie świetnego specjalisty. Umożliwienie pracy całkowicie zdalnej niweluje tę przeszkodę i wychodzi naprzeciw potrzebom kandydatów z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Praca dla mam

Hybrydowy model również świetnie odpowiada potrzebom młodych mam. Możliwość pracy zdalnej często przyczynia się do tego, że decydują się one na wcześniejszy powrót do pracy, jeszcze w trakcie trwania urlopu rodzicielskiego. Możliwość pracy zdalnej w niepełnym wymiarze jest świetną odpowiedzią na potrzebę połączenia obowiązków rodzicielskich z chęcią powrotu do pracy.

Nie wszystkie mamy chcą przebywać na długim urlopie rodzicielskim. Część kobiet chce jak najszybciej powrócić do swojej aktywności zawodowej. Z kolei z perspektywy pracodawcy oznacza to krótszą absencję pracownika i niweluje konieczność szukania zastępstwa.

Oszczędności na wynajmie

Model hybrydowy może również stanowić oszczędność dla firmy. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na ostatnie rozwiązanie z trzech wyżej wymienionych, a więc posiada niewielkie biuro, ale zespół głównie pracuje zdalnie, to organizacja oszczędza na wynajmie powierzchni, mediach i wyposażeniu. Utrzymanie wielopowierzchniowego biura, w dobrej lokalizacji generuje spore koszty. W modelu hybrydowym można je obniżyć do niezbędnego minimum.

Jakie wady wynikają z modelu hybrydowego?

Każdy kij ma dwa końce. Nie inaczej jest w tym wypadku. Jakie są główne problemy tego rozwiązania?

Utrata spontaniczności

Z pewnością tracimy na aspekcie socjalizacji. Nie da się ukryć, że pracując stacjonarnie bardzo wiele tematów omawiamy i załatwiamy często w sposób nieformalny, np. przy przysłowiowej porannej kawie czy lunchu. Niewątpliwie również przy wspólnym jedzeniu posiłku czy korytarzowych rozmowach lepiej się poznajemy jako pracownicy, tworzy się swego rodzaju unikalna kultura w organizacji. To właśnie tu pojawiają się tzw. insight jokes historie, którymi później żyje i za sprawą których integruje się cały zespół. Przy takich spotkaniach rodzą się często również najlepsze pomysły. Tracimy więc nie tylko swego rodzaju spoiwo łączące nas jako grupę, ale również pewną spontaniczność.

Niewątpliwie przy wspólnym jedzeniu posiłku czy korytarzowych rozmowach lepiej się poznajemy jako pracownicy, tworzy się swego rodzaju unikalna kultura w organizacji.

Aby pomóc integrować zespół na odległość i dbać o dobrą atmosferę, możemy korzystać z różnego rodzaju aplikacji, które pozwolą nam na przykład zorganizować gry online takie jak: teambuilding.com czy powszechnie znany kurnik.pl.

Wykluczenie informacyjne

Innym problemem, jaki może się pojawić, to wykluczenie informacyjne. Jeśli część zespołu pracuje w biurze, a część zdalnie, to osoby pracujące na odległość są niestety częściowo wyłączone właśnie z tego nieformalnego, spontanicznego obiegu informacji. Czy można ten problem jakoś rozwiązać? Odpowiedzią mogą być codzienne, poranne spotkania online lub zapraszanie co jakiś czas pracowników do siedziby firmy i organizowanie wspólnego wyjścia z zespołem. Spotkanie się na żywo, nawet raz na jakiś czas, naprawdę wiele zmienia.

Nie każdy benefit dobry

Również kwestia benefitów musiała zostać dostosowana. Przykładowo w zakresie świadczeń pozapłacowych była wpisana dopłata do śniadań, które przynoszone były do biura przez firmę cateringową. Z takiego rodzaju benefitu nie mogły jednak korzystać osoby pracujące zdalnie. Stąd dopłatę do śniadań, zamieniliśmy na kartę Sodexo, którą każdy mógł spożytkować według własnego uznania i w dowolnie wybranym miejscu.

Chaos organizacyjny

W modelu hybrydowym, gdzie część pracowników pracowała zdalnie, część w biurze, a jeszcze inna przebywała np. na urlopie, trudnością dla zespołu było orientowanie się, kto danego dnia pracuje, a kto nie. Tutaj z pomocą przyszedł system Beeoffice. Umożliwia on wprowadzanie różnego rodzaju urlopów, jak również kategorii home office. Następnie na wspólnym terminarzu zespół może weryfikować, czy dana osoba jest obecna w biurze, czy pracuje w trybie zdalnym, czy też przebywa na urlopie. Taką opcję ma również kalendarz Google.

Jeśli nie chcemy inwestować w kupno systemu, to prostym rozwiązaniem jest np. dodawanie opisu do statusu na komunikatorze. Przykładowo na popularnym Skype czy Hangouts możemy dodać komentarz, który wyświetli się pozostałym użytkownikom i poinformować za jego pomocą, że np. od wtorku do czwartku pracuję z domu lub jestem na lunchu do godz. 13.30 itd. Warto odgórnie ustalić zasady, jaką drogą się komunikujemy, aby każdy wiedział, gdzie takiej informacji szukać.

Hybrydowy system pracy pomimo posiadania pewnych wad wnosi do organizacji jeden bardzo ważny i niezwykle ceniony dzisiaj aspekt, a jest nim elastyczność. Pozwala on szybko reagować na zmiany i nie zaburza funkcjonowania organizacji, nawet w trakcie tak nieprzewidzianej sytuacji, jak epidemia. Pozwala też odpowiedzieć na różne potrzeby pracowników i dostosować tryb pracy do ich stylu życia. I chociaż nie da się tego modelu wprowadzić we wszystkich organizacjach to z pewnością świetnie sprawdzi się w takich sektorach, jak: IT, marketing, PR , HR, sprzedaż, prawo czy consulting.