Zasady naliczania urlopu. Komu ile dni przysługuje?

Przysługujący pracownikowi wymiar urlopu wypoczynkowego jest uzależniony od stażu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, wymiar urlopu wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony 10 lat i więcej. 

Do okresu zatrudnienia w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego zaliczamy:

  1. Wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy (nie wliczamy umów cywilnoprawnych i okresu prowadzenia działalności gospodarczej)
  2. W przypadku jednoczesnego pozostawania w co najmniej dwóch stosunkach pracy naliczeniu podlegają również okresy niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem stosunku pracy;
  3. Okresy, za które pracownik zachowuje prawo do odszkodowania w przypadku skróconego okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy;
  4. Okresy pozostawania bez pracy, za które przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy;
  5. Okresy urlopu wychowawczego;
  6. Okresy urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy tymi pracodawcami;
  7. Okres pobierania zasiłków i stypendiów dla bezrobotnych;
  8. Okres zasadniczej, zawodowej i nadterminowej służby wojskowej;
  9. Okres pracy w policji, straży granicznej, straży pożarnej;okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie rolnym
  10. Inne okresy, które w myśl ogólnie obowiązujących przepisów podlegają uwzględnieniu do stażu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze;
  11. Okresy ukończonej nauki w szkołach, takich jak:
  • zasadnicza lub innej równorzędna szkoła zawodowa — przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
  • średnia szkoła zawodowa — przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
  • średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
  • średnia szkoła ogólnokształcąca – 4 lata;
  • szkoła policealna – 6 lat;
  • szkoła wyższa – 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu.

– Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu zgodnie z tą zasadą jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy – tłumaczy Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z ponad 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach. 

Jak to wygląda w praktyce dla osoby rozpoczynającej pracę u nowego pracodawcy? Monika Smulewicz tłumaczy: Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy na podstawie umowy o pracę, w danym roku kalendarzowym, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jeśli jednak zatrudnienie w firmie nie jest pierwszym zatrudnieniem pracownika, jest on uprawniony do kolejnego urlopu. Zgodnie z nim w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

– u dotychczasowego pracodawcy — w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;

– u kolejnego pracodawcy — w wymiarze:

  1. proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego;
  2. proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Przepis dotyczący urlopu u kolejnego pracodawcy stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Czy pracownik może zwiększyć liczbę dni urlopowych?

Mało który pracownik o tym wie, ale określona prawnie liczba dni przysługującego urlopu, wcale nie musi być maksymalną! – Uprawnienie pracownika do urlopu wypoczynkowego to zagwarantowanie prawa do odpoczynku w minimalnym zakresie, określone przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy może ustalić wyższy wymiar urlopu – tłumaczy Monika Smulewicz

Dodatkowo prawo do większej liczby dni urlopowych może wynikać z przepisów szczególnych i dotyczyć niektórych grup zawodowych. Na dłuższy urlop mogą liczyć: osoby niepełnosprawne, nauczyciele, kombatanci i inwalidzi wojenni, sędziowie i prokuratorzy oraz pracownicy socjalni. Dodatkowe dni urlopu mogą być też zapisane w umowie o pracę. Na przykład w sytuacji, w której pracodawca odmawia podwyżki, pracownik może negocjować inne benefity, w tym zwiększenie wymiaru urlopu. 

Czy niewykorzystany urlop przepada?

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeśli nie dojdzie do wykorzystania urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, urlop wypoczynkowy nie przepada. Należy jednak pamiętać, że urlop wypoczynkowy może ulec przedawnieniu. – Co do zasady, bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje. Natomiast jeżeli urlop został przesunięty z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy wówczas bieg terminu przedawnienia roszczenia rozpoczyna się z upływem trzech lat, licząc od 1 października roku, następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. – mówi Monika Smulewicz. 

W przypadku urlopu, który uległ przedawnieniu, pracodawca wciąż może podjąć decyzję o jego udzieleniu. Ma jednak prawo odmówić udzielenia urlopu. Tak więc pracownik, który nie wykorzysta na czas swojego urlopu, musi liczyć na dobrą wolę pracodawcy. Zgodnie z Kodeksem pracy, po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Zrzeczenie się zarzutu przedawnienia dokonane przed upływem terminu przedawnienia jest nieważne.

Jak to wygląda na konkretnym przykładzie? Jeśli zgodnie z regulaminem pracownik otrzymuje wynagrodzenie za przepracowany miesiąc do 6. dnia następnego miesiąca, w tym dniu staje się ono roszczeniem wymagalnym. Jeżeli w takiej sytuacji pracownik nie otrzyma np. 6 grudnia wypłaty za listopad, to zaczyna biec trzyletni okres przedawnienia. Po jego upływie nawet sąd nie jest w stanie zmusić pracodawcy do wypłaty zaległej pensji. Wszystko zależy w tym momencie od dobrej woli pracodawcy. Jest jednak wyjątek. W przypadku, gdy pracodawca zrzeknie się korzystania z zarzutu przedawnienia i podpisane zostanie oświadczenie woli, trzyletni okres przedawnienia zaczyna biec od nowa.

Ekspertka podkreśla, że bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas trwania przeszkody, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może dochodzić przysługujących mu roszczeń przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów. Taka sama sytuacja jest w przypadku korzystania z urlopu wychowawczego.

Opieka nad dzieckiem i urlop na żądanie

Pracownikowi oprócz urlopu wypoczynkowego przysługują dni opieki nad dzieckiem oraz urlop na żądanie. Opieka nad dzieckiem to dodatkowe świadczenie przysługujące na podstawie odrębnego przepisu Kodeksu pracy, którego nie można, niestety, traktować jako dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego. Zgodnie art. 188 Kodeksu pracy, pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Także urlop na żądanie nie jest rodzajem dodatkowego urlopu. Cztery dni urlopu z puli przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danych roku kalendarzowym, mogą być wykorzystane „na żądanie”. Bez względu na to, ilu pracodawców ma w ciągu roku pracownik, liczba tych dni jest taka sama i nie ulega zwielokrotnieniu. – Urlop na żądanie jest uprawnieniem pracownika, nie jego obowiązkiem, dlatego też pracownik może zrezygnować z korzystania z tego urlopu. Wtedy wykorzystuje w całości przysługujący mu w danym roku kalendarzowym „zwykły” urlop wypoczynkowy – mówi Smulewicz. Tłumaczy, że z urlopu na żądanie mogą skorzystać też pracownicy, którzy podjęli pracę po raz pierwszy w swoim życiu zawodowym. 

Pracownik może zgłosić żądanie udzielenia urlopu wypoczynkowego najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Ponadto pracownik powinien zgłosić chęć skorzystania z urlopu na żądanie przed przewidywaną porą rozpoczęcia pracy według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

– O terminie urlopu na żądanie decyduje pracownik, dni tego urlopu nie są obejmowane planem urlopów. Jeśli pracownik skutecznie poinformuje pracodawcę o zamiarze skorzystania z urlopu na żądanie, pracodawca powinien udzielić pracownikowi tego urlopu – podsumowuje Smulewicz. Są jednak sytuacje, kiedy może tego odmówić. Ma takie prawo, gdy nieobecność pracownika mogłaby przynieść faktyczne szkody dla firmy lub spowodowałaby faktyczne problemy w jej działalności. W praktyce taka sytuacja może się zdarzyć np. gdy jest okres urlopowy i wielu pracowników nie ma w pracy.

Czy pracodawca może zmusić do wzięcia urlopu?

Z kodeksu pracy wynika jasno, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik musi wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Poza tym pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. – W tym celu, powinien przekazać pracownikowi dokument — zobowiązanie do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Niewykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego skutkuje odgórnym ustaleniem terminu przez pracodawcę, bez uzgodnienia terminu z pracownikiem. Stawienie się w pracy podczas wskazanego przez pracodawcę terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego skutkuje niedopuszczeniem pracownika do pracy – wyjaśnia ekspertka HR na szpilkach.

Czy pracodawca może ściągnąć pracownika z urlopu, także zagranicznego?

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Odwołanie z urlopu dotyczy zarówno urlopu krajowego, jak i odbywanego za granicą. Co ważne, pracodawca musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Monika Smulewicz wskazuje, co musi ustalić pracodawca przed podjęciem decyzji o odwołaniu pracownika z urlopu:

  •  czy zaistniały okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczęcia przez pracownika urlopu, jeżeli miało to miejsce bezpośrednio przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu, to należało przesunąć termin urlopu
  • czy powrót pracownika do pracy jest konieczny dla zapewnienia prawidłowego toku procesu pracy, np. pracownik ma specjalistyczne kwalifikacje niezbędne do usunięcia poważnej awarii, konieczne jest odbycie nieplanowanej podróży służbowej, przeprowadzana jest niespodziewana kontrola dotycząca spraw prowadzonych przez pracownika, lub za które pracownik odpowiada.

Pracownik musi podporządkować się decyzji pracodawcy i ma obowiązek niezwłocznie przerwać urlop i zgłosić się do pracy. Dni urlopu, których w związku z odwołaniem z niego nie wykorzystał, nie przepadają. Termin ich wykorzystania należy na nowo ustalić z pracodawcą. – Przepisy nie wskazują, w jaki sposób odwołać pracownika z urlopu. Pracodawca samodzielnie decyduje, w jaki sposób odwoła go z urlopu. Może powiadomić go ustnie, telefonicznie, listownie lub e-mailem. Ważne jest, aby pracownik mógł odpowiednio wcześniej zapoznać się z decyzją pracodawcy, tak, aby miał realną szansę na powrót z urlopu w wyznaczonym terminie – mówi Smulewicz.

Czy pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu?

Urlopu udziela się zgodnie z planem urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ostateczną decyzję o udzieleniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego podejmuje pracodawca. Może odmówić udzielenia urlopu, ponieważ priorytetowe jest zapewnienie normalnego toku pracy. 

Co z urlopem na umowach z niepełnym wymiarem czasu pracy i cywilnoprawnych?

Pracownikowi zatrudnionemu na umowie z niepełnym wymiarem czasu pracy przysługuje urlop proporcjonalny do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełny dzień urlopu zawsze zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. Pozostałe przepisy dotyczące ustalania, naliczania i udzielania urlopu wypoczynkowego dla pracowników z umowami o pracę dotyczą również tych z umowami w krótszym wymiarze.

W przypadku, gdy ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie stosunku pracy u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje tylko dotychczasowy, pierwszy pracodawca. 

W innej sytuacji są pracownicy, którzy są zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych. W przypadku umowy zlecenia nie przysługuje prawo do urlopu. Nie oznacza to automatycznie braku wolnych dni, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie. Wszystko zależy od tego, jak podpisana jest umowa. Przepisy Kodeksu pracy nie reguluje treści umów cywilnoprawnych. W ich przypadku zastosowanie ma kodeks cywilny. Kwestia urlopu w tym przypadku zależna jest od uzgodnienia obu stron.

Kiedy ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, o ile pracownik do tego momentu nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu. Monika Smulewicz podkreśla, że możliwość wypłacenia ekwiwalentu za urlop, którego pracownik nie wykorzystał w naturze, czyli nie został na określony czas zwolniony ze świadczenia pracy, dotyczy więc tylko tych sytuacji, gdy dochodzi do ustania zatrudnienia. Obowiązujące przepisy nie przewidują bowiem jego wypłaty w trakcie trwania stosunku pracy, chyba że mamy do czynienia z rozwiązaniem czasowej umowy o pracę, a strony nie postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w naturze w trakcie stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę.

Urlopy ciężarnych i kobiet po porodzie

W przypadku kobiet w ciąży przebywających na zwolnieniu lekarskim oraz tych, które nie pracują ze względu na urlop macierzyński lub wychowawczy, zaległy urlop wypoczynkowy, który nie zostanie wykorzystany do 30 września, nie przepada. Pracownik może go wykorzystać do upływu okresu przedawnienia, czyli w ciągu 3 lat liczonych od końca września. Po tym terminie roszczenia dotyczące urlopu zaległego ulegają przedawnieniu. W przypadku urlopu wychowawczego bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.