Kto decyduje o zatrudnieniu? HR bez tajemnic

Zanim zaczęłam pracę w branży HR, wiele razy zastanawiałam się, jakie czynniki mają wpływ na potencjalne odrzucenie lub zaakceptowanie mojej kandydatury. Na podstawie ogłoszenia nie wiedziałam które kryteria są najważniejsze, a feedback często kończył się na automatycznym e-mailu systemowym.

Po latach wiem, że proces rekrutacji bywa skomplikowany. Każdy etap może być prowadzony przez kogoś innego, co więcej – nie zawsze będzie to osoba, która w pełni zna specyfikę stanowiska. Co za tym idzie, kryteria selekcji mogą się różnić w zależności od etapu i decydenta. Tylko jak się na to przygotować?

Rekrutacja – jak wygląda od strony firmy?

Kiedy staramy się o pracę, doświadczamy tylko małego wycinka całego procesu zatrudnienia. Poszczególne etapy rekrutacji mogą przyjąć różną długość, jednak ich zakres i kolejność z reguły pozostaje taka sama.

Zacznijmy więc od początku:

• Etap 1. Menedżer zgłasza potrzebę zatrudnienia nowej osoby do swojego zespołu. Na pierwszym etapie jest odpowiedzialny za dostarczenie kluczowych informacji do rekruterów: kogo potrzebuje, kiedy nowy pracownik ma zacząć pracę, co firma może mu zaoferować i jakie wymagania są kluczowe wobec kandydata.
• Etap 2. Rekruter zaczyna działać i na podstawie informacji dostarczonych przez menedżera formułuje treść ogłoszenia. Jeżeli stanowisko jest mocno specjalistyczne, a informacje od menedżera mało szczegółowe, możemy spotkać się z sytuacją, w której oferta pracy będzie niejasna lub średnio atrakcyjna.
• Etap 3. Do bazy spływają CV. Czasami kandydaci są proszeni o wysyłanie zgłoszeń e-mailowo, jednak z reguły każde CV trafia do tzw. ATS, czyli systemu wspierającego rekrutację. W takim systemie rekruter i menedżer mogą łatwo przeglądać profile kandydatów. Jeżeli chcemy zwiększyć swoje szanse na przejście do kolejnego etapu, dobrze jest zadbać o czytelność naszego CV. O tym, jak utworzyć skuteczne CV, dowiesz się z webinaru Kingi Makowskiej Jak przygotować swoje CV.
• Etap 4. Rekruter odpowiedzialny za proces (lub inna osoba poproszona o wsparcie na tym etapie) przegląda otrzymane CV i wybiera te, które spełniają kryteria. Ten etap nazywa się często screeningiem. Co ciekawe, niektóre systemy posiadają funkcję automatycznego screeningu i są technicznie zdolne do akceptowania lub odrzucania CV po samej analizie słów kluczowych. Proces analizy takiego dokumentu wynosi średnio zaledwie 30 sekund, dlatego warto zadbać o widoczność słów kluczowych dla danej rekrutacji.
• Etap 5. Pula CV po etapie screeningu to tzw. long lista. Na typ etapie kandydaci odrzuceni po pierwszej weryfikacji otrzymują automatyczną wiadomość mailową, rzadziej – spersonalizowany feedback lub informację telefoniczną.
• Etap 6. Czas na drugi etap weryfikacji – rekruter przeprowadza krótkie rozmowy telefoniczne z kandydatami na long liście. Po pomyślnej weryfikacji zostajemy zaproszeni na spotkanie. Aby zwiększyć swoje szanse na etapie pierwszej rozmowy, pamiętajmy, na jakie stanowiska aplikowaliśmy w ostatnim czasie, bądźmy życzliwi i pozytywnie nastawieni. Rekruter nie zawsze będzie w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania lub ujawnić wynagrodzenie, jednak z reguły wskaże nam, na którym etapie procesu otrzymamy poszczególne informacje.

• Etap 7. Nasz pierwszy bezpośredni kontakt z firmą to już siódmy etap procesu dla rekrutera. Ponieważ spotkanie z kandydatem jest kluczowe, z reguły firmy starają się w pełni wykorzystać ten czas na dodatkowe testy kompetencyjne, rozmowę z menedżerem i rozwianie wszelkich wątpliwości zarówno aplikującego, jak i zatrudniających. Zdarza się jednak, że na pierwszym etapie rozmawiamy tylko z rekruterem, a spotkanie wydaje się być dłuższą wersją wstępnej rozmowy telefonicznej. Zawczasu zapytajmy więc, jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny i ile potrwa dana rozmowa lub test.
• Etap 8. Na podstawie pierwszej serii spotkań powstaje tzw. short lista, czyli pula kandydatów zaproszonych do dalszego etapu rekrutacji. Jeżeli zostaliśmy odrzuceni po spotkaniu, często otrzymamy wiadomość dopiero, gdy proces się zakończy. Najlepsze firmy znajdują czas na kontakt telefoniczny i udzielenie feedbacku, jednak (niestety) nie jest to regułą.
• Etap 9. Ostateczny etap selekcji może wyglądać różnie: od zadania rekrutacyjnego, po spotkanie z menedżerem, szefem HR lub członkiem zarządu, w zależności od kultury firmy i rodzaju stanowiska. Może też zostać całkowicie pominięty.
• Etap 10. Decyzja o zatrudnieniu lub odrzuceniu naszej kandydatury często jest przekazywana przez ostatnią osobę, z którą odbyliśmy spotkanie, czyli naszego przyszłego (albo niedoszłego) szefa. To właśnie do niego należy ostateczne słowo w procesie.

Do momentu złożenia kandydatowi oferty firma przeprowadziła aż dziesięć etapów procesu. Na każdym z nich ktoś (rekruter, menedżer czy szef HR) podejmuje decyzję, w związku z którą przechodzimy dalej lub odpadamy. Co więc zrobić, by zajść jak najdalej w rekrutacji?

Komunikacja to podstawa

O ile ostatnie słowo w rekrutacji należy do menedżera, to pierwsze etapy są prowadzone przez HR. Starajmy się jasno opisywać nasze doświadczenie i umiejętności, używając języka zrozumiałego dla osób spoza naszego obszaru.

W drugiej kolejności jednak zadajmy sobie pytanie: jak bardzo chcę dostać tę pracę? Skupiajmy się na rekrutacjach i firmach, które faktycznie nas interesują, nie tracąc czasu na oferty, których docelowo i tak byśmy nie przyjęli. I co najważniejsze – nawet jeżeli nie przejdziemy dalej, nie traćmy wiary we własne siły. Przy każdej rozmowie prośmy o feedback, a jeżeli nie otrzymujemy informacji zwrotnej – kontaktujmy się z rekruterem.