Rekrutacja online – błędy rekrutera

05.06.20
clock 8 min.
Marlena Charlińska
Z pozoru rekrutacja online niewiele różni się od tradycyjnej. Są jednak pułapki, na które warto zwrócić uwagę w przygotowywaniu zdalnego spotkania z kandydatem, aby proces był efektywny i przyniósł nam wymierne korzyści. A pewnie ta forma rozmowy z aplikującymi zostanie z nami na dłużej.

Za sprawą epidemii koronawirusa rekrutacja online stała się niezbędnym narzędziem. Nie da się jednak ukryć, że ten nowy trend może zakorzenić się na stałe zarówno w dużych, jak i mniejszych przedsiębiorstwach. Jest to przecież wygodna i efektywna droga poszukiwania nowych pracowników. Sama w taki sposób rekrutuję już od wielu lat i kontaktuję się z kandydatami z różnych zakątków świata, dlatego na własnym przykładzie podzielić się błędami, jakie popełniałam na początku.

Jest wiele czynników, które mogą wprowadzić nieporozumienia między nami a kandydatem. Kiedy rekrutujemy w języku obcym, to sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje, ale to osobny temat. Wracając jednak do błędów, po pierwsze musimy umiejętnie definiować to, co chcemy przekazać. Po drugie używamy narzędzi do komunikacji zdalnej, które mogą powodować utrudnienia natury technicznej i po trzecie, nie zawsze odbywamy rozmowy w warunkach firmowych. Planowanie rekrutacji online rekomenduję więc potraktować trochę jak tworzenie instrukcji obsługi jakiegoś urządzenia i przyjęcie zasady, że co jest oczywiste dla mnie, nie musi być oczywiste dla kandydata.

Brak informacji o kanale komunikacji

Już na etapie ogłoszenie dobrze byłoby, aby kandydat wiedział, że będzie to rekrutacja online, ą więc zaznaczmy taką opcję w naszej ofercie. Jest to już dosyć powszechnie dodawana informacja. Obecnie na OLX w kategorii Praca 6126 ogłoszeń jest oznaczonych jako praca z rekrutacją online.

Pamiętajmy koniecznie o przygotowaniu treści e-maila, który otrzyma kandydat zaraz po złożeniu CV. Uważam to za bardzo ważny element procesu. Często w takim e-mailu kandydaci otrzymują tylko informację, że firma skontaktuje się z wybranymi osobami spośród aplikujących. To może być niewystarczające, o czym sama się wielokrotnie przekonałam. Już na tym etapie możemy zdefiniować kilka istotnych elementów, które pozwolą nam uniknąć nieporozumień. Po pierwsze ustalmy kanał komunikacji, którym będziemy się posługiwać w trakcie procesu rekrutacji. Określmy, czy o dalszych etapach będziemy się komunikować poprzez wiadomości e-mailowe czy np. telefoniczne.

W przypadku kontaktu e-mailowego możemy dodać, aby kandydat sprawdzał też wiadomości trafiające do folderu SPAM, bo niestety może się zdarzyć, że przypadkowo właśnie tam znajdzie się nasz e-mail. Pamiętam, jak kiedyś oburzyłam się na to, że kandydat nie odbiera ode mnie telefonu. Pomyślałam, że gdybym to ja uczestniczyła w jakimś procesie rekrutacyjnym, to od razu bym chwytała za telefon, bo przecież wiadomo, że ktoś może do mnie zadzwonić w sprawie pracy. Potem jednak spokorniałam i zrozumiałam, że niby dlaczego to miało by być dla tej osoby oczywiste, skoro wcześniej komunikowałam się tylko za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Niedoprecyzowanie czasu trwania procesu

W pierwszym e-mailu określmy też datę końcową rekrutacji i dodajmy zdanie informujące, że jeśli do tego momentu kandydat nie otrzyma od nas żadnej informacji to oznacza to, że niestety nie został wybrany. Jeśli nie jesteśmy pewni, ile czasu może zająć proces, to możemy po dacie końcowej dodać zdanie, że w przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących przewidywanego czasu trwania rekrutacji lub konieczności jej zawieszenia będziemy informować np. drogą mailową. Oczywiście trzymajmy się tych deklaracji, gdyż ich przestrzeganie nie tylko świadczy o naszm profesjonalizmie, ale również buduje pozytywny wizerunek reprezentowanej przez nas firmy. Ta informacja jest niezwykle ważna z perspektywy candidate experience.

Warto również zawrzeć informację o tym, ile czasu będzie trwać sama rozmowa, aby kandydat zapewnił sobie odpowiednie warunki do jej przebiegu. Zdarzyło mi się, że rozmówcy myśleli, że spotkanie ze mną będzie tylko krótką rozmową wstępną i umawiali je w trakcie swojej przerwy lunchowej. Nie mogłam przeprowadzić całego spotkania, bo kandydat musiał już wracać do pracy, nie wspomnę już o hałasach w tle, które utrudniały przekaz.

Brak opisu poszczególnych etapów

Kiedy wyselekcjonujmy już interesujące nas CV i zdecydujemy się zaprosić kandydata na rozmowę, musimy pamiętać o wytłumaczeniu przebiegu procesu rekrutacji oraz opisaniu narzędzi, z których będziemy korzystać. Brak opisu poszczególnych etapów to częsty błąd. A jest to istotna informacja, która pozwala kandydatowi przygotować się do procesu, dając mu wyraźny sygnał, czego może się spodziewać. Jeśli mamy taki opis stworzony w zakładce kariery na stronie internetowej, to możemy po prostu zamieścić zdanie, w którym zachęcamy do zapoznania się z etapami pod wskazanym linkiem. Jeśli nie mamy takiej zakładki, to możemy stworzyć prostą informację graficzną, np. w aplikacji Piktochart, dzięki czemu treść wiadomości będzie bardziej czytelna.

Za dużo tekstu

Z przeczytanego komunikatu zapamiętuje się ok. 10%, a z treści w formie graficznej aż 90%. Kandydat, czytając bardzo długiego e-maila, może nie wychwycić najważniejszych informacji. Warto zatem proces rekrutacji zobrazować w formie grafiki, która przyciągnie uwagę, jest łatwo przyswajalna i dodać ją jako załącznik.

Warto przed procesem rekrutacji przygotować poradnik z informacjami dla kandydatów, jakie komunikatory i narzędzia będą wykorzystywane podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Brak informacji o kamerze

Równie ważnym aspektem jest zawarcie krótkiej informacji o tym, że będziemy używać kamerki. Wiele razy popełniłam ten błąd, bo założyłam, że to oczywiste, ale jak się później okazało nie dla wszystkich i zdarzyło mi się, że kandydaci nie byli na to przygotowani.

Kolejny aspekt, to wskazanie, jakie narzędzia będą potrzebne do rozmowy. Ja w trakcie spotkań często dzielę i przesyłam pliki lub przeprowadzam za ich pomocą test i trudno jest go wykonać, gdy kandydat prowadzi rozmowę z telefonu. Niestety, ponieważ zapominałam wskazać z wyprzedzeniem, że komputer będzie niezbędny, to zdarzało mi się, że musiałam przekładać spotkanie na inny dzień, marnując w ten sposób czas mój i kandydata. Warto więc poinformować z wyprzedzeniem, że rozmowa musi się odbywać za pomocą komputera, jeśli oczekujemy od kandydata szerszej interakcji, jak chociażby wykonania testu.

Z opcji wideokonferencji możemy również skorzystać przez panel OLX. Jest on dostępny dla wszystkich, którzy dodają ogłoszenia w kategorii Praca.

Zakłócenia i co teraz?

Ostatnią informacją, którą warto zawrzeć w e-mailu przed spotkaniem z kandydatem, to krótka notatka na temat postępowania w przypadku trudności w połączeniu. Niestety nawet jeśli sprawdzimy sprzęt i aplikację, to zawsze powinniśmy być przygotowani na potencjalne trudności.

Zdarzyło mi się kiedyś, że w trakcie rozmowy za pośrednictwem Skype’a połączenie zostało przerwane. Próbowałam skontaktować się z kandydatem jeszcze raz, ale niestety bezskutecznie. Napisałam do kandydata wiadomość, która jednak z przyczyn technicznych do kandydata nie dotarła. Później udało mi się e-mailowo wyjaśnić sytuację i odbyliśmy rozmowę jeszcze raz, ale za pomocą innego komunikatora. Warto więc dodać krótką informację w wiadomości lub na początku rozmowy rekrutacyjnej o tym, że w razie wystąpią trudności, być może będziemy musieli wyłączyć kamerę lub wznowić połączenie, a jeśli to nie zadziała, to ustalimy nowy termin spotkania i użyjemy innego narzędzia. To pozwoli nam uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.

Istotne jest przygotowanie wskazówek dla kandydatów, co mają zrobić, gdyby podczas rozmowy kwalifikacyjnej pojawiły się problemy techniczne.

Brak feedbacku

Nadal część rekrutrów zapomina o tym, jak ważne jest informowanie na bieżąco o postępach procesu i udzieleniu feedbacku po jego zakończeniu. Wysłanie podziękowania za spotkanie i informacji, kiedy może spodziewać się kontaktu w sprawie kolejnego etapu lub jakiejkolwiek innej odpowiedzi jest wyrazem szacunku i profesjonalizmu. Jeśli w rekrutacji coś się przedłuża, to również powinniśmy o tym informować i nie ma w tym nic złego. Lepsza jest jakakolwiek informacja niż jej brak.

Powyższe błędy, to oczywiście tylko niektóre z wybranych. Zanim więc przystąpimy do rekrutacji online powinniśmy dobrze przemyśleć, jak będzie przebiegać proces, jakich narzędzi użyjemy i jak będziemy prowadzić komunikację. Bardzo pomocnym będzie przygotowanie swoistej checklisty, dzięki której sprawdzimy, czy wszystkie elementy zostały przez nas przewidziane i w ten sposób unikniemy niepotrzebnych błędów.