Kodeks pracy nie reguluje formy ani sposobu złożenia wniosku o udzielenie urlopu na żądanie. Z tego powodu pracownik może poinformować pracodawcę o wykorzystaniu takiego wolnego co do zasady w dowolnie wybrany przez siebie sposób – np. pisemnie, ustnie, mailowo czy przez SMS. 

Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w danym zakładzie pracy obowiązują wewnętrzne regulacje precyzujące zasady składania wniosków o urlop na żądanie, w tym w zakresie formy czy osoby, do której powinien być kierowany wniosek. W takiej sytuacji zatrudnieni powinni postępować według przyjętej w przedsiębiorstwie procedury. 

Jak poprosić o urlop na żądanie? Można ogólnie wskazać, że we wniosku o urlop na żądanie należy wskazać przede wszystkim termin i wymiar urlopu, dane pracownika oraz osobę, do której jest kierowany. Przed wnioskowaniem o takie wolne pracownik powinien upewnić się, że ma jeszcze do dyspozycji dni z ustawowej puli.

Pracownicy myślący o złożeniu wniosku o urlop na żądanie często zastanawiają się, czy w przypadku korzystania z tego uprawnienia powinni wskazywać we wniosku powód nieobecności. W związku z tym, że taki urlop może być wzięty nawet takiego samego dnia, mogą mieć wątpliwości, czy przyczyna niestawiennictwa w pracy będzie dla przełożonego wystarczająco istotna. 

Art. 1672 kodeksu pracy rozstrzyga, że pracodawca w ramach ustawowej puli musi udzielić pracownikowi urlopu na żądanie w terminie przez niego wskazanym. To specjalny rodzaj wolnego dedykowany dla sytuacji, w których nieobecności nie dało się wcześniej zaplanować. Prawo do urlopu na żądanie nie jest uzależnione od zajścia określonych okoliczności, a wniosek nie wymaga uzasadnienia.  

Powodem wzięcia urlopu na żądanie może być tym samym zarówno konieczność załatwienia spraw osobistych, zajęcia się dzieckiem, jak i po prostu chęć odpoczynku. Pracodawca nie ma prawa dopytywać o powód skorzystania z wolnego ani oceniać, czy jest wystarczająco istotny. To od woli pracownika i stosunków z kierownikiem zależy, czy zatrudniony wskaże we wniosku przyczynę swojej nieobecności, czy nie.

Wniosek o urlop na żądanie może złożyć każdy pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia, jaki jest wymiar etatu danego zatrudnionego. Prawo do urlopu na żądanie przysługuje zarówno osobie zatrudnionej na czas nieokreślony, jak i czas określony, na pełny etat oraz część etatu. Z tego specjalnego rodzaju wolnego może również skorzystać pracownik tymczasowy, jeśli pracuje w danym zakładzie pracy co najmniej 6 miesięcy. 

Prawo do urlopu na żądanie nie przysługuje osobom współpracującym z przedsiębiorstwem na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło) oraz B2B. Wszystko dlatego, że urlop wypoczynkowy to przywilej dedykowany pracownikom, wprowadzony w kodeksie pracy. Urlop na żądanie jest częścią standardowego urlopu, dlatego nie dotyczy pracowników zatrudnionych na innych podstawach. W tym przypadku ewentualne prawo do płatnego wolnego jest uzależnione od ustaleń stron w umowie regulującej współpracę.

Kodeks pracy wskazuje, że pracownik ma prawo do urlopu na żądanie. Aby jednak niestawiennictwo w biurze nie zostało uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy będącą ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych, która może skutkować nawet rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, zatrudniony musi zgłosić prośbę o urlop na żądanie najpóźniej przed rozpoczęciem pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w dniu urlopu. Ma obowiązek zrobić to osobiście – nie może w tym zakresie skorzystać z pomocy innych pracowników. Pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z wnioskiem i wyrażenia zgody na jego wykorzystanie. W tych okolicznościach wielu pracowników zastanawia się, czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie. 

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że pojęcie „udzielić urlopu” nie oznacza, że do skorzystania z urlopu na żądanie wystarczy samo złożenie wniosku. Do rozpoczęcia takiego urlopu konieczne jest otrzymanie zgody od pracodawcy. W praktyce odmowa udzielenia zgody na urlop na żądanie pracownika jest jednak możliwa tylko w wyjątkowych sytuacjach. 

Kierownik może odmówić pracownikowi skorzystania z wolnego na żądanie w sytuacji, gdy zachodzą szczególne okoliczności, w których obecności pracownika w pracy wymaga wyjątkowy interes pracodawcy. Chodzi o wypadki, gdy brak stawiennictwa mógłby poważnie utrudnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wszystko ze względu na obowiązek dbania o dobro zakładu pracy po stronie pracownika. 

Brak zgody na urlop na żądanie może być zasadny w sytuacji, gdy pracownik złożył już wcześniej wniosek o standardowy urlop, otrzymał odpowiednio uzasadnioną odmowę, a następnie w tym samym terminie złożył wniosek o urlop na żądanie. Co do zasady w sytuacjach, gdy to możliwe, pracownik powinien złożyć wniosek o wolne z odpowiednim wyprzedzeniem. Pracodawca nie może z kolei odmówić pracownikowi zgody na udzielenie urlopu na żądanie ze względu na brak uzasadnienia wniosku czy swoje arbitralne decyzje.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Wolne ma umożliwić regenerację sił i zachowanie zdrowia fizycznego oraz psychicznego. Zatrudniony nie może zrzec się prawa do urlopu.

Wymiar standardowego urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. Dolicza się do niego dodatkowo okresy nauki, tzn. z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
• szkoły policealnej – 6 lat;
• szkoły wyższej – 8 lat.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Podstawę wymiaru ustala się według powyższych zasad, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlop na żądanie nie stanowi dodatkowego urlopu – jest jedynie częścią wskazanej powyżej, ogólnej puli wolnego przysługującej pracownikowi w trakcie roku kalendarzowego. Wymiar urlopu na żądanie wynosi 4 dni i nie zwiększa liczby dni urlopu wypoczynkowego. 

Główna różnica między zwykłym urlopem wypoczynkowym a urlopem na żądanie dotyczy jego planowania. Urlopy co do zasady powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na żądanie. 

Warto podkreślić, że długość urlopu na żądanie nie różni się w zależności od tego, czy pracownikowi przysługuje 20 czy 26 dni zwykłego urlopu wypoczynkowego. Nie ma też znaczenia, czy umowa o pracę została zawarta na pełny etat czy jego część (np. pół etatu). We wszystkich tych przypadkach pula urlopu na żądanie wyniesie 4 dni, mimo że ogólna liczba przysługujących zatrudnionemu dni wolnego będzie różna. 

Istotną informacją jest fakt, że niewykorzystany urlop na żądanie przepada. O ile niezużyte dni urlopu wypoczynkowego przechodzą na kolejny rok i przedawniają się dopiero z upływem 3 lat, to co roku przysługują jedynie 4 dni urlopu na żądanie.

Niektórzy pracownicy zastanawiają się, czy złożyć wniosek o urlop na żądanie, w obawie, że nie otrzymają wynagrodzenia za takie wolne. Warto wiedzieć, że urlop na żądanie jest w pełni płatny tak jak zwykły urlop wypoczynkowy, ponieważ jest jego częścią. Decydując się na takie wolne, wynagrodzenie nie ulegnie obniżeniu. Zatrudnieni nie muszą się też obawiać żadnych kar za urlop na żądanie, o ile dopełnią formalności związanych ze skorzystaniem ze swojego uprawnienia. 

Urlop na żądanie to ważne prawo przysługujące osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, które umożliwia załatwienie nagłych spraw, których nie dało się zaplanować z wyprzedzeniem i uwzględnić w planie urlopów. Aby skorzystać z wolnego, trzeba złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie. Pracodawca może odmówić wykorzystania z urlopu tylko w wyjątkowych przypadkach. Jeśli chcesz wziąć urlop na żądanie, skorzystaj z naszego wzoru wniosku o urlop na żądanie.