Kodeks pracy nie definiuje umowy na zastępstwo. W przepisach jest ona traktowana podobnie jak umowa na czas określony. Czym zatem się wyróżnia?

• Przede wszystkim jej celem jest zatrudnienie osoby, która będzie zastępowała pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, tak aby firma zachowała ciągłość pracy. Cel, jak i okoliczność wymuszające jej zawarcie muszą być opisane w umowie, w innym razie zostanie ona uznana za typową umowę na czas określony.
• Umowa na zastępstwo nie jest objęta ustawowym limitem umów. Aktualnie firma może podpisać z pracownikiem trzy umowy na czas określony na okres nie dłuższy niż 33 miesiące. Po tym czasie kolejne umowa musi być zawarta na czas nieoznaczony.
• Czas trwania umowy na zastępstwo kończy się wraz z powrotem zastępowanego pracownika lub po wygaśnięciu okresu nieobecności. W praktyce pracodawca, jeśli zna datę powrotu do pracy nieobecnego zatrudnionego, to ją podaje w umowie. W innym przypadku zastępca musi liczyć się z tym, że datą końcową umowy będzie nieokreślona chwila powrotu pierwotnego pracownika.

Co ważne, umowa wygasa w przypadku śmierci zastępowanego pracownika, ponieważ jednocześnie traci ważność powód jej zawarcia. W takiej sytuacji, jeśli pracodawca chce kontynuować współpracę z pracownikiem tymczasowym, musi podpisać z nim nową umowę o pracę na czas określony lub nieoznaczony.

• Zasadniczo zakres obowiązków pracownika na zastępstwo powinien być taki sam, jak osoby, która je wcześniej wykonywała. Choć strony mogą uzgodnić inne warunki pracy i płacy, np. ¾ etatu lub mniejszą pensję, jeśli zastępca ma niższe kwalifikacje.

Poza tym umowa na zastępstwo nie różni się zbytnio od standardowej umowy o pracę. Pracownik musi zostać skierowany do lekarza medycyny pracy i przejść szkolenie BHP. 

Ma też takie same prawa i obowiązki jak inni zatrudnieni, czyli m.in. obowiązek wykonywania pracy zgodnie z wytycznymi pracodawcy, przestrzeganie czasu pracy i regulaminów, prawo do urlopu zgodnie ze stażem, dni wolnych i zasiłku chorobowego. Do jego obowiązku należy też zachowanie tajemnicy firmowej, dbanie o dobre imię pracodawcy, chronienie jego mienia i przestrzeganie obowiązujących zasad współżycia społecznego.

Również pracodawca musi przestrzegać przepisów kodeksu pracy: m.in. zapewnić warunki pracy zgodne z BHP i umową, wypłacać wynagrodzenie i przysługujące dodatki w wysokości i w terminie uzgodnionym w umowie, a także w miarę możliwości ułatwiać pracownikowi ponoszenie kwalifikacji.

Umowa na zastępstwo jest formą umowy o pracę, zatem jej treść musi być zgodna z art. 29 k.p. W związku z tym podstawowymi jej elementami są:

• przedstawienie stron umowy:
  • nazwę i adres siedziby pracodawcy (jeśli jest on osobą fizyczną i nie ma siedziby – miejsce zamieszkania) REGON, NIP oraz imię i nazwisko osoby reprezentującej firmę;
  • imię i nazwisko pracownika, adres i PESEL;
• określenie typu umowy;
• data zawarcia;
• określenie celu lub okoliczności przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy na zastępstwo wraz z podaniem numeru albo symbolu stanowiska nadanego zastępowanemu pracownikowi w strukturze organizacyjnej firmy;
• warunki pracy i płacy, w tym:
  • rodzaj pracy i nazwę stanowiska;
  • miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników;
  • termin wypłaty wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
• termin rozpoczęcia pracy;
• czas trwania umowy lub dzień jej zakończenia;
• podpisy stron.

Do umowy w tym trybie, tak samo, jak w przypadku zatrudnienia pracownika na nowe stanowisko, zwykle dołączone są załączniki, które stanowią jej integralną część. Najczęściej są to:

• zakres obowiązków z dokładnym opisem zadań;
• regulamin pracy i wynagradzania określający zasady związane z zatrudnieniem np. przyznawanie premii i nagród, formy udzielania urlopów;
• polityka ochrony danych osobowych (RODO);
• oświadczenia i inne dokumenty, np. formularz z danymi osobowymi, zaświadczenie o niekaralności.

Umowę o pracę na zastępstwo podpisuje się w sytuacji, kiedy usprawiedliwiona nieobecność pracownika trwa na tyle długo, że zagrożona jest ciągłość pracy w firmie. Zwykle pracodawcy decydują się na zawarcie umowy na zastępstwo, gdy zatrudniona osoba:

• przebywa na L4 w związku z ciążą lub opieką nad chorym dzieckiem, lub innym członkiem rodziny;
• korzysta z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego;
• przebywa na długim urlopie bezpłatnym;
• jest nieobecna z powodu niezdolność do pracy wskutek choroby lub rehabilitacji;
• została tymczasowo aresztowana.

Zasadniczo pracownicom w ciąży zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na zastępstwo, przysługują takie same prawa, jak ciężarnym na tzw. etacie. Oznacza to, że:

• nie mogą wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na ich zdrowie, przebieg ciąży;
• nie wolno zatrudniać ich w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej;
• pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z nimi, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy, a reprezentująca ją zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy lub do pracy powróciła osoba, którą zastępuje.

Warto wiedzieć, że w odróżnieniu od standardowej umowy o pracę na czas określony, kontakt podpisany w celu zastępstwa nie jest automatycznie przedłużany do dnia porodu. Po prostu wygasa wraz z terminem określonym w umowie lub po powrocie stałego pracownika do firmy. Natomiast pracującej ciężarnej przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 100% wynagrodzenia, jeśli będzie przebywać na L4 i zasiłek macierzyński z tytułu urodzenia dziecka. Po wygaśnięciu umowy byłej pracownicy należy się tzw. kosiniakowe, czyli świadczenie przyznawane osobom bezrobotnym.

Umowa na zastępstwo jest typem umowy terminowej, zatem można ją rozwiązać poprzez:

• wypowiedzenie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia;
• wypowiedzenie umowy w trybie natychmiastowym bez wypowiedzenia;
• zawarcie porozumienia stron.

W pierwszym przypadku strony muszą zachować ustawowe terminy wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia na umowie na zastępstwo zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, przy zatrudnieniu na okres krótszy niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące dla zatrudnionych ze stażem co najmniej 3 lata.

Jeśli stroną wypowiadającą umowę na zastępstwo jest pracodawca, to musi on podać przyczyny zwolnienie pracownika. Zwalnianej osobie przysługują też dodatkowe dni wolne na poszukiwanie pracy w wymiarze:

• 2 dni roboczych – w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia;
• 3 dni roboczych – przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia.

Rozwiązać umowę o pracę na zastępstwo bez zachowania okresu wypowiedzenia może pracownik, jak i pracodawca. Jednak jest to możliwe tylko w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy, np. jeśli doszło do poważnego naruszenie przez pracodawcę lub pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, lub przepisów BHP. Co ważne, ta forma wypowiedzenia wymaga od obu stron dokładnego uzasadnienia i opisania okoliczności, które spowodowały złożenie wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. 

Ostatnia opcja to najszybszy i neutralny sposób, ponieważ pracodawca i pracownik wyrażają zgodę na rozwiązanie umowy na zastępstwo przed końcem jej obowiązywania w określonym terminie. Porozumienie musi być zawarte na piśmie i zawierać datę rozwiązania stosunku pracy, rozliczanie urlopu i przysługujących pracownikowi dodatków do wynagrodzenia.