Podanie o przedłużenie umowy o pracę jest dokumentem skierowanym do pracodawcy, więc powinno mieć formę oficjalną. Można je napisać komputerowo lub odręcznie (pismem czytelnym). Całość powinna zmieścić się na jednej kartce formatu A4. Przed wręczeniem pisma przełożonemu należy jeszcze raz je przeczytać i sprawdzić, czy nie ma błędów językowych lub literówek.

Podanie o przedłużenie umowy, tak jak każdy dokument służbowy zaczyna się od wskazania daty jego sporządzenia i miejscowości. Te informacje powinny znajdować się w prawym górnym rogu kartki. Po drugiej stronie piszemy nasze dane osobowe, czyli: imię i nazwisko, stanowisko lub tytuł zawodowy, nr telefonu i email. Następnie, poniżej daty i miejscowości należy podać imię i nazwisko przełożonego oraz nazwę i adres pracodawcy.

Pod danymi firmy i pracownika powinien znaleźć się nagłówek, np. „Podanie o przedłużenie umowy o pracę” lub „Wniosek o przedłużenie umowy o pracę”.

Rozwinięcie podania o przedłużenie umowy o pracę zaczynamy od zwrotu grzecznościowego „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” (w zależności od płci odbiorcy).

W pierwszym akapicie trzeba wyjaśnić, jaki jest cel podania i o jaką umowę chodzi, czyli należy napisać numer umowy (jeśli był nadany), datę jej podpisania i kiedy wygasa.

W drugim akapicie powinno się zawrzeć uzasadnienie podania o przedłużenie umowy. W nim należy podać argumenty, najlepiej poparte przykładami, które będą świadczyły o tym, że wnioskodawca spełnia oczekiwania pracodawcy i warto z nim kontynuować współpracę.

We wniosku warto też wskazać plany i cele związane z dalszą pracą na danym stanowisku.

Prośba o przedłużenie umowy o pracę powinna zakończyć się podsumowaniem. Należy jeszcze raz napisać dokładną datę zakończenia obowiązywania umowy i zaznaczyć swoją chęć i motywację do kontynuacji pracy. Można też w dwóch lub trzech zdaniach wymienić swoje najważniejsze obowiązki, sukcesy i umiejętności.

Na samym końcu wystarczy zastosować jeden z popularnych zwrotów grzecznościowy, np. „Z wyrazami szacunku” i podpisać odręcznie podanie.

Uzasadnienie przedłużenia umowy o pracę to kluczowy element podania. Dlatego należy dobrze przemyśleć argumenty, ponieważ to od nich może zależeć przedłużenie umowy o pracę.

Na początku warto podzielić się wrażeniami z dotychczasowej pracy w firmie (o ile są one oczywiście pozytywne i podziękować za dotychczasowe zaufanie. Przykładowo można wspomnieć o wsparciu, jakie daje zespół, o tym, że czujemy się częścią firmy albo, że podzielamy jej wartości. Następnie należy wyraźnie zaznaczyć chęć kontynuowania współpracy z pracodawcą na danym stanowisku i podać argumenty, które wskażą, że będzie to idealne rozwiązanie dla obu stron.

• We wniosku warto przypomnieć przełożonemu swoje osiągnięcia i zrealizowane zadania. Nie chodzi to o opis wszystkich obowiązków, tylko tych najważniejszych, np. przygotowanie na czas pilnego zamówienia, do którego elementy było dostarczone z opóźnieniem, dzięki czemu firma uniknęła kary za spóźnienie.
• Dobrym argumentem może też być pokazanie swojego zaangażowania i pozytywnej postawy. Tutaj warto wspomnieć np. o dobrej współpracy z innymi działami i zespołem.
• Pracownik powinien też podkreślić, czego nauczył się do tej pory w firmie, jakie ma dalsze plany zawodowe i wspomnieć, jak chce rozwijać się zawodowo na zajmowanym stanowisku.
• Przesłanką ku przedłużeniu umowy będzie też wykazanie, że nasza praca pozytywnie wpływa na wyniki i rozwój firmy. W tej części można opisać pomysły, których wdrożenie usprawniło np. przepływ informacji lub przyspieszyło produkcję.
• W podaniu o przedłużenie umowy należy też podkreślić swoje umiejętności i doświadczenie cenne dla pracodawcy. Mogą to być cechy charakteru np. stanowczość, cierpliwość, komunikatywność, jak i kompetencje twarde np. biegła znajomość języka angielskiego, posiadanie certyfikatów branżowych lub licencji.
• Na koniec można podzielić się swoimi pomysłami na nowe projekty lub zadania.

Podanie o przedłużenie umowy o pracę zwykle składa pracownik, kiedy dotychczasowa umowa na czas określony kończy się, a pracodawca nie przekazał mu jeszcze, jakie ma plany wobec jego osoby.

Aby uniknąć sytuacji, kiedy w ostatni dzień pracy pracownik zostanie poinformowany, że nie zostanie z nim przedłużona umowa, warto znacznie wcześniej złożyć wniosek o przedłużenie umowy o pracę. Takie rozwiązanie pozwoli na opracowanie planu B, którym może być złożenie wypowiedzenia za porozumieniem stron – jeśli pracownik ma już inne oferty pracy, złożenie wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub czekanie aż wygaśnie umowa i w międzyczasie aktywne poszukiwanie pracy, albo też przygotowanie się do negocjacji warunków pracy.

Podanie o przedłużenie umowy o pracę można złożyć na kilka tygodni przed zakończeniem obowiązującego kontaktu. Dokładny termin najlepiej jest dopasować do okresu wypowiedzenia plus około dwóch tygodni.

Zgodnie z kodeksem pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony i nieokreślony jest jednakowy i zależy od stażu pracy:

• przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy – okres wypowiedzenia to 2 tygodnie;
• powyżej 6 miesięcy – wynosi 1 miesiąc;
• powyżej 3 lat – 3 miesiące.

Natomiast w przypadku umowy na czas określony na okres próbny wypowiedzenie wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień – dla umów dłuższych niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie – jeżeli okres próbny ma trwać 3 miesiące.

W ten sposób pracodawca będzie miał czas na zastanowienie czy przedłużyć umowę, czy ją rozwiązać. Pracownik natomiast zyska pewność co do swojej przyszłości.

Warto pamiętać, że kodeks pracy ogranicza liczbę umów na czas nieokreślony. Pracodawca może przedłużyć umowę na czas określony trzykrotnie z tym samym pracownikiem. Przy czym łączny okres ich trwania nie powinien być dłuższy niż 33 miesiące plus 3 miesiące okresu próbnego.