Nasz czas jest bardzo cenny, a nadmiar obowiązków powoduje, że coraz częściej odczuwamy jego deficyt. Niestety nie zawsze mamy wpływ na czynniki, które powodują, że tracimy czas. Przyczyny mogą być zewnętrzne, niezależne od nas np. awaria sprzętu, źle zaplanowane procesy w firmie czy po prostu ciągłe zmiany w otoczeniu, do których musimy się adaptować.
Jeśli na jakieś okoliczności nie mamy wpływu, nie możemy ich zminimalizować. Zdarza się jednak, że tracimy czas ze względu na własne błędy, złe przyzwyczajenia czy prokrastynację.
Ostatni z wymienionych elementów określa patologiczne odwlekanie czynności nieprzyjemnych na rzecz zajęć mniej kłopotliwych. Każdemu zdarza się spędzić chociaż pół godziny, surfując w internecie, grając czy czytając, mimo że wie, iż ma niewiele czasu na zrealizowanie swoich zobowiązań. Przekładanie spraw na później może początkowo poprawiać humor, jednak ostatecznie powoduje wzrost poziomu stresu.
Przyczyny niskiej efektywności
Na naszą efektywność mają wpływ czynniki, które są często przez nas bagatelizowane. Mała ilość snu znacznie obniża wydajność umysłową. Podobnie jak niewystarczająca ilość wypijanej wody. Raport „Praca, moc, energia w polskich firmach”[1], który powstał na podstawie badań przeprowadzonych w polskich firmach, wykazuje, że aż 57,3% badanych pije mniej wody niż jest to zalecane. Co ciekawe, nawadnianie organizmu jest najprostszym sposobem na radzenie sobie ze zmęczeniem i spadkiem efektywności. Dodatkowo połowa badanych – 50,7% często po posiłku czuje się ospała, co może oznaczać, że jedzą zbyt rzadko, zbyt obfite porcje lub mają źle zbilansowaną dietę.
Dodatkowo większość ankietowanych nie wykonuje regularnie, trzy razy w tygodniu, ćwiczeń (68,9%). Niestety brak aktywności fizycznej powoduje, że znaczna część badanych odczuwa dolegliwości w postaci bólu kręgosłupa, szyi i nóg.
Co warto zmienić
Jeśli chcemy zwiększyć swoją efektywność, warto zacząć od zadbania o podstawowe czynniki, takie jak ilość snu, dietę oraz systematyczną aktywność fizyczną. Tego rodzaju zmiany, spowodują, że będziemy lepiej skoncentrowani, a co za tym idzie – wzrośnie nasza skuteczność. Ponadto ważne jest, żeby zapewnić sobie czas na odpoczynek. Zabieranie pracy do domu jedynie pozornie pozwala nam nadrobić zaległości. W dłuższej perspektywie brak czasu na relaks powoduje większe poczucie przytłoczenia, zmęczenia i stres.
Planowanie działań jest kolejnym krokiem, który warto podjąć, żeby zaoszczędzić czas. Nadanie priorytetów poszczególnym zadaniom oraz rozpisanie ich w czasie umożliwia automatyczne przełączanie się pomiędzy obowiązkami, bez potrzeby zastanawiania się nad tym, jakie zadanie powinno być zrealizowane jako następne. Narzędzie, z jakiego będziemy korzystać do organizowania swojej pracy nie ma znaczenia. Niezależnie od metody, kluczowe jest systematyczne uzupełnianie informacji.
Jednym z największych wyzwań w codziennej pracy jest radzenie sobie z tzw. złodziejami czasu.
Komórka jest jednym z najczęściej występujących dystraktorów, który znacznie obniża naszą produktywność.
Jeśli pracujemy na komputerze, warto wyłączyć wszystkie aplikacje, strony www i dokumenty, z których aktualnie nie korzystamy. Powiadomienia na komputerze, bądź w telefonie również utrudniają koncentrowanie się nad realizowanym zadaniem. Jeśli chcemy najbliższą godzinę poświęcić na wytężoną pracę, warto je wyłączyć. Komórka jest jednym z najczęściej występujących dystraktorów, który znacznie obniża naszą produktywność.
Wypracowanie dobrych nawyków
Poprawienie efektywności pracy współpracowników nie jest łatwe. Wymaga wypracowania w zespole dobrych nawyków oraz wzajemnego kontrolowania się i wspierania. Wśród ciekawych rozwiązań warto wymienić:
- godzinę ciszy – cały zespół przez godzinę, o określonej porze dnia, nie podejmuje rozmów w pokoju, w którym pracują. W tym czasie każdy koncentruje się na swoich zadaniach, a jeśli ma potrzebę omówienia jakiegoś tematu, wychodzi z pomieszczenia.
- rozpoczynanie spotkań o ustalonej porze – często spotkania w biurze zaczynają się o kilka minut później niż je zaplanowano. Jest to kolejny pożeracz czasu, który trudno kontrolować. Dlatego warto wypracować w zespole zwyczaj rozpoczynania spotkania o ustalonej porze. Dzięki temu spóźnialscy mniej chętnie będą pojawiać się po czasie.
- status deep work – jeśli pracownicy korzystają z komunikatorów, niech mają mają możliwość ustawienia statusu, który będzie oznaczał, że pracownik intensywnie pracuje nad jakimś zadaniem i prosi, by mu w tym czasie nie przeszkadzać.
Duże znaczenie dla wyników zespołu ma ergonomia pracy. Wielkość pomieszczeń, ich oświetlenie, natężenie hałasu, temperatura panująca w pokoju czy komfort pracy przy biurku są bardzo ważne. Często nie uwzględnia się tych kwestii w działaniach HR. Jednak wyeliminowanie szkodliwych czynników w miejscu pracy znacznie poprawia efektywność.
Brak satysfakcji z własnych wyników pracy może przyczynić się do odczuwania przez pracownika frustracji. Dlatego jeśli dostrzegamy, że efektywność zespołu spada, warto podjąć próbę wdrożenia drobnych zmian w codziennych przyzwyczajeniach. Zarządzanie własnym czasem jest kompetencją wymaganą od każdego pracownika. Przełożony oraz dział HR mogą jednak wspierać nawyki czy działania usprawniające ten obszar oraz dbać o to, żeby otoczenie sprzyjało utrzymaniu koncentracji.
Przypisy:
- [1] Praca, moc, energia w polskich firmach, Humanpower 2018.
