Zanim to wytłumaczę, szybciej zrobię to sam

Wydawałoby się, że przekazywanie innym obowiązków to najprzyjemniejsza część pracy zarządczej. Nic bardziej mylnego! To umiejętność, której brakuje wielu osobom. To także duża odpowiedzialność – choć całość lub część wykonuje osoba trzecia, to za efekt końcowy pracy zawsze powinien odpowiadać przełożony.

Obawy menedżera

Dla menedżera konieczność scedowania pewnych zadań na swoich podwładnych bywa stresująca. Przede wszystkim obawiają się, czy pracownik poradzi sobie z zadaniem – wykona je w terminie i z należytą starannością. Jednak wieczne zabieranie zadań podwładnym może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego. Motywacja w zespole spadnie, pracownicy nie będą mogli się rozwijać, a dodatkowo poczują, że szef nie ma do nich zaufania i… mogą nawet odejść z pracy.

Kolejny nieuzasadniony lęk menedżera to utrata pozycji. Często mamy wrażenie, że im bardziej obciążymy się zadaniami, tym bardziej przydatni i zapracowani się czujemy. A przecież dobry menedżer to nie człowiek znający się na wszystkim, ale zatrudniający odpowiednich pracowników, dbający o ich rozwój zawodowy i ufający ich kompetencjom. Dzięki temu on sam może skupić się na pracy strategicznej, a nie operacyjnej.
„Zanim to wytłumaczę, szybciej zrobię to sam” – kto z nas nie powiedział tak chociaż raz? Brak zaufania do pracownika i chęci inwestycji swojego czasu w precyzyjne wyjaśnienie mu, na czym polega zadanie, to droga donikąd. Taka postawa tylko przyczyni się do tego, że zamiast cieszyć się pracą i nowymi wyzwaniami, będziemy wypaleni zawodowo, zmęczeni i sfrustrowani.

Dobry menedżer to nie człowiek znający się na wszystkim, ale zatrudniający odpowiednich pracowników, dbający o ich rozwój zawodowy i ufający ich kompetencjom.

Deleguj mądrze, możesz tylko zyskać

Jak zatem dzielić pracę efektywnie? Poniżej kilka podpowiedzi.

Deleguj właściwym osobom – dopasuj zadania do kompetencji członków zespołu, niech będą wyzwaniem, ale wykonalnym. A może przy tej okazji dasz pracownikowi możliwość rozwinięcia jakiejś umiejętności tak, aby uzupełnić możliwości zespołu? Często nowe kierunki rozwoju firmy owocują nowymi możliwościami rozwoju zawodowego. Daj pracownikowi także czas na zadanie pytań i upewnij się, że omówiliście wszystkie szczegóły. Warto na koniec wysłać podsumowanie spotkania mailem lub umieścić je w systemie do zarządzania projektami.

Daj czas na realizację (z zapasem) – pierwsze pytanie, jakie usłyszysz, będzie zapewne brzmiało „na kiedy?”. Mądrze zaplanuj termin zakończenia prac, jeśli to możliwe – załóż lekki zapas, aby mieć czas na poprawki i ewentualne nieprzewidziane okoliczności. Deleguj zadania najszybciej jak to możliwe, to upłynni Twoją pracę i da zespołowi więcej czasu na realizację.

Wytłumacz sens realizowanego zadania – każdy z nas lubi mieć cel i poczucie, że wie, co robi. Upewnij się, że pracownik rozumie, jakie znaczenie dla firmy ma zlecone zadanie i dlaczego jest ono ważne w kontekście planów czy strategii firmy.

Kontrola podstawą zaufania – ustal z pracownikiem sposób i częstotliwość monitorowania przebiegu prac. Da Ci to pełny obraz sytuacji i pozwoli uniknąć ewentualnych opóźnień, a pracownik będzie odczuwał stałą motywację do pracy. Ufaj swoim ludziom i ich kompetencjom, zostawcie sobie czas na analizy postępów i ewentualne pytania.

Dziękuj i doceniaj – nie tylko po zakończeniu prac, ale także przy okazji przełomowych etapów projektu. Dawaj zrozumiały feedback i nie bój się go otrzymać. Wspólnie wyciągajcie wnioski z potknięć i czerpcie z sukcesów.