Co to jest wydajność pracy? Definicja
Wydajność pracy to stosunek ilości wytworzonego dobra (produktów lub usług) do przyjętej jednostki czasu. Właśnie ten wskaźnik sprawia, że nawet małe firmy mogą osiągać lepsze rezultaty niż wielkie korporacje. Przepisem na sukces jest bowiem ciągły wzrost wydajności pracy.
Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że pomiary wydajności pracy i jej zwiększanie mają służyć przede wszystkim przedsiębiorstwu, to jest to aspekt równie ważny dla całej gospodarki. Wskaźnik ten pozytywnie wpływa na wzrost produktu krajowego brutto, poziomu wynagrodzeń czy popytu.
Rodzaje wydajności pracy
Co istotne, wydajność pracy można rozumieć na kilka różnych sposobów. Podstawowa klasyfikacja wyróżnia:
- indywidualną wydajność pracy – która zakłada obliczanie wydajności pracy na jednego zatrudnionego,
- zbiorową wydajność pracy – która przewiduje zastosowanie mierników wydajności pracy do całego przedsiębiorstwa,
- społeczną wydajność pracy – która polega na pomiarze wydajności pracy w skali całej gospodarki krajowej.
Czynniki wpływające na wydajność pracy
Bez względu na to, o którym rodzaju wydajności pracy mowa, wartość tego wskaźnika zależy od ściśle określonych czynników. Można podzielić je na 3 podstawowe kategorie:
- Kapitał fizyczny – obejmuje infrastrukturę przedsiębiorstwa, a także jego wyposażenie (np. sprzęt, maszyny i inne narzędzia wspierające pracę zatrudnionych).
- Kapitał ludzki – czyli doświadczenie zawodowe i kwalifikacje pracowników, umiejętności interpersonalne czy wewnętrzna potrzeba rozwoju zawodowego.
- Postęp techniczny – przede wszystkim oprogramowanie usprawniające wykonywane przez pracowników obowiązki.
Należy wspomnieć także o szeroko pojętych warunkach pracy, które mają ogromny wpływ na wydajność produkcji i świadczonych usług. Im lepsze wynagrodzenia, sposób organizacji firmy czy zarządzanie zespołem, tym więcej mogą osiągnąć pracownicy.
Wydajność pracy i sposoby jej mierzenia. Jak obliczyć wydajność pracy?
Do mierzenia wydajności pracy wykorzystuje się tak zwane KPI (Key Performance Indicators). Są to rozmaite wskaźniki dostosowane do branży, której dotyczą. Ich przykłady obejmują choćby:
- liczbę pozyskanych w danym roku klientów,
- liczbę połączeń telefonicznych wykonanych przez godzinę,
- dzienny dochód ze sprzedaży.
Wzór na wydajność pracy
Jak obliczyć wskaźnik dynamiki wydajności pracy? Należy posłużyć się w tym celu ilorazem produkcji (wytworzonych dóbr lub wykonanych usług) oraz przeznaczonego na nią czasu. Rachunki można więc sprowadzić do prostego wzoru na wydajność pracy: W = P / C, w którym:
- W – wydajność pracy,
- P – produkcja (ilość wytworzonego towaru lub liczba zrealizowanych usług),
- C – czas potrzebny na wykonanie danej pracy.
Zauważ, że posługując się takim wzorem, z powodzeniem obliczysz wydajność pracy zarówno dla jednego pracownika, jak i całej firmy czy nawet krajowej gospodarki.
Produktywność a wydajność
Choć produktywność, wydajność i efektywność brzmią bardzo podobnie, to w kontekście pracy każdy z tych terminów ma nieco inne znaczenie. Czym różnią się one między sobą?
- Wydajność pracy – jak już wiesz, odnosi się do stosunku pomiędzy ilością wykonanych dóbr a czasem potrzebnym do ich wytworzenia.
- Produktywność pracy – to stosunek ilości wytworzonych dóbr do wykorzystanych w tym celu zasobów.
- Efektywność pracy – dotyczy stosunku wytworzonej wartości do wykorzystanych zasobów.
Jak warunki i środowisko pracy wpływają na wydajność pracowników?
Wspominałem już, że warunki pracy i środowisko mają niebagatelny wpływ na interpretację wskaźnika wydajności pracy. Im lepszy system motywowania pracowników, tym większe szanse na satysfakcjonujące wyniki ich działań. Pracodawca, który chce zadbać o ten aspekt zarządzania przedsiębiorstwem, powinien zwrócić uwagę nie tylko na tak oczywiste czynniki jak poziom wynagrodzeń, ale również na:
- elastyczny czas pracy i work-life balance,
- system benefitów pozapłacowych,
- prywatne ubezpieczenia zdrowotne dla pracowników,
- odpowiednie oświetlenie i temperaturę w miejscu pracy,
- szkolenia i szerokie możliwości rozwoju w firmie,
- działania integrujące zespół,
- przyjazną atmosferę.
Warto zauważyć, że pracownicy, którzy nie mogą liczyć na odpowiadające im warunki zatrudnienia, są zdecydowanie bardziej narażeni na frustrację i wypalenie zawodowe. Realizacja takiego scenariusza fatalnie wpływa natomiast na wydajność przedsiębiorstwa.
Jak wpłynąć na wzrost wydajności pracowników?
Przedsiębiorcy, którzy chcą zwiększyć wydajność pracowników, muszą zdawać sobie sprawę z tego, że jest to długotrwały proces obejmujący wiele różnych dziedzin. Nie istnieją żadne doraźne rozwiązania umożliwiające podniesienie tego wskaźnika z dnia na dzień. Dobra wiadomość jest taka, że utrzymanie określonych zmian jest znacznie łatwiejsze niż samo ich wdrożenie.
Aby wpłynąć na wzrost wydajności pracowników, pracodawca powinien zadbać o wszystkie aspekty wymienione w powyższym podpunkcie. Do najistotniejszych działań zaliczyć można:
- Prowadzenie szkoleń – pracownikom szukającym zatrudnienia zależy nie tylko na zarobkach, ale także na rozwoju kariery. Możliwość zdobywania nowych kompetencji to czynnik motywujący ich do bardziej wydajnej pracy.
- Zatrudnianie kompetentnych kierowników – wydajność zatrudnionego w dużej mierze zależy od jakości współpracy z jego bezpośrednim przełożonym. Z tego względu na kierowników należy wybierać dobrze wyszkolonych pracowników o wysoko rozwiniętych umiejętnościach interpersonalnych.
- Zabieganie o dobre samopoczucie pracowników – osoby, które czują się w pracy dobrze, chętnie wykonują swoje obowiązki. Warto jednak zauważyć, że taki cel nieco łatwiej osiągnąć na przykład w biurach niż choćby w zakładach przemysłowych.
- Wdrożenie kompleksowego planu BHP – aby efektywnie wykonywać swoje obowiązki, pracownicy nie mogą się bać. Troska o BHP okaże się szczególnie istotna w przypadku pracy fizycznej.
- Przekazywanie sobie feedbacku – wykonując swoje obowiązki i inne działania, pracownicy zawsze zasługują na konstruktywną informację zwrotną od przełożonych. Działa to również w drugą stronę: pracodawca powinien prosić swój zespół o feedback w kwestii podejmowanych decyzji i ogólnej atmosfery panującej w miejscu pracy.
Nie muszę chyba dodawać, że praca powinna być odpowiednio wynagradzana. To główny czynnik motywujący pracowników do solidnego wykonywania obowiązków. Pamiętaj też, że wdrażane zmiany odniosą właściwy skutek tylko wtedy, gdy pracodawca będzie prowadził systematyczną analizę wydajności pracy w swojej firmie.
Wydajność pracy w Polsce
Zastanawiasz się, jak wygląda wskaźnik dynamiki wydajności pracy dla całego naszego kraju? Takie obliczenia wykonuje Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju, mierząc po prostu stosunek PKB do sumy godzin przepracowanych przez obywateli. Wynika z nich, że o ile Polacy są jednym z narodów pracujących w Europie najwięcej, o tyle wcale nie przekłada się to na wydajność.
Statystyki z 2020 roku mówią, że godzina pracy przeciętnego Polaka przynosi gospodarce niecałe 40 dolarów. Dla porównania w Niemczech jest to ponad 66 dolarów, a w Irlandii i na Islandii – niemal 100.
Wydajność pracownika a czas pracy – podsumowanie
Wiedza na temat tego, jak obliczyć produktywność, efektywność czy wydajność pracy, to jeden z filarów prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Pomaga weryfikować oczekiwane zyski, regulować nakład pracy i decydować o firmowych inwestycjach. Skorzystaj więc z opisanych wyżej porad i zrób z nich dobry użytek!
