Dlaczego warto zainwestować w onboarding?
Rekrutacja to często długi proces, w który firmy inwestują znaczne środki finansowe. W momencie wyłonienia odpowiedniego kandydata na stanowisko często się zdarza, że firma wydaje się zapominać o nowozatrudnionej osobie. A przecież to jest kluczowy moment budowanie relacji między organizacją a nowym pracownikiem. Pierwsze dni w pracy to czas, kiedy informacje o firmie przekazywane w procesie rekrutacji są weryfikowane przez nową osobę. Jeśli ten sprawdzian wyjdzie niekorzystnie, to może się okazać, że nowozatrudniony pracownik poszuka dla siebie innego miejsca. A organizacja poniesienie kolejne koszty: rekrutacji i wdrożenia kolejnej osoby na to miejsce.
Dobrze skonstruowany onboarding to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki niemu pracownik szybciej zrozumie sposób działania firmy, kulturę organizacyjną i zakres obowiązków. Może też zbudować dobry obraz organizacji i mieć w niej poczucie bezpieczeństwa psychologicznego. A to bardzo dobrze wpływa na produktywność i zaangażowanie w pracę. Niższy poziom stresu związanego z początkiem nowej pracy może mieć dobry wpływ na zdrowie i samopoczucie pracownika. Bez udziału chief happiness offcera.
Jak powinien wyglądać onboarding?
Przede wszystkim powinien być systemowo zorganizowanym działaniem z rozpisanym po kolei kolejnymi krokami, listą osób zaangażowanych i miejsc do przygotowania. Przygotowana checklista może pomóc w usystematyzowaniu procesu tak, aby utrzymywał podobny standard, bez względu na to, kto go przeprowadza.
Onboarding zaczyna się w procesie rekrutacji
Proces onboardingu zaczyna się już w czasie rekrutacji. W ogłoszeniu o pracę, podczas rozmowy kwalifikacyjnej, dajemy znać potencjalnemu pracownikowi, jak wygląda praca w naszej firmie, jaka jest jej kultura organizacyjna i wartości. Od samego początku ważna jest autentyczność w tym procesie. Jeśli obraz firmy w czasie rekrutacji będzie bardziej przypominał wyphotoshopowane zdjęcie na tindera niż prawdziwe selfie to w trakcie onboardingu pracownik będzie rozczarowany. Employer branding, który jest ważnym elementem procesu rekrutacji i który może zostać wsparty przez dobrze skonstruowany onboarding, aby być skuteczny, musi opierać się na prawdzie.
Preonboarding. Już zatrudniony, jeszcze nie pracuje
Od momentu zatrudnienia nowego pracownika do rozpoczęcia przez niego faktycznie pracy potrafią minąć miesiące. Wystarczy, że kandydat rezygnując z obecnego miejsca pracy ma tam trzymiesięczny okres wypowiedzenia. To ważny czas dla budowania relacji z nową organizacją. Za to bardzo nieodpowiedni na całkowity zanik kontaktu.
Nawet drobne działania mogą sprawić, że nowozatrudniony pracownik poczuje się częścią organizacji. To dobry czas, aby wysłać pakiet podstawowych informacji na temat działalności firmy. Przydatny może być do tego podręcznik działania firmy, instrukcja obsługi organizacji. Nowa osoba może już być zapraszana na wyjścia integracyjna, szkolenia firmowe.
Dobrym pomysłem jest też wysłanie tzw. welcome pack na tym etapie. Firmy stosują takie spersonalizowane prezenty zazwyczaj na pierwszy dzień w biurze. Jednak etap preonboardingu jest na to równie odpowiedni. Wartościowy może okazać się powitalny mail od przyszłego przełożonego. Może w nim np. przedstawić członków swojego zespołu razem ze zdjęciami.
Dzięki preonboardingowi przyjście nowej osoby do pracy jest bardziej płynne, buduje dobre nastawienie w nowozatrudnionym pracowniku i zmniejsza napięcie związane ze zmianą miejsca pracy.
Kto jest zaangażowany w onboarding nowego pracownika?
Cały proces onboardingu danej osoby powinien mieć jednego koordynatora. W onboarding zaangażowany jest dział HR, przełożony nowozatrudnionej osoby, dział IT, administracji. Recepcja może zostać uprzedzona i odpowiednio przywitać nową osobę, gdy po raz pierwszy przyjdzie do pracy. Dobrym pomysłem jest wyznaczenie buddy’ego – pracownika organizacji, który będzie przewodnikiem dla danej osoby w pierwszych dniach pracy. Buddy, po angielsku “kolega”, “kumpel”, to zwykle osoba zatrudniona na podobnym stanowisku, co nowozatrudniony pracownik. Ważne, aby nie był to przełożony czy osoba z zupełnie innej części firmy. Buddy musi też zostać odpowiednio dobrany. Osobowościowo ważne, aby była to osoba, która będzie czuła satysfakcję ze wspierania nowego pracownika. Jeśli będzie to dla kogoś przykry obowiązek, kolejna rzecz do odhaczenia na liście to-do, nie spełni w odpowiedni sposób swojej funkcji.
Przygotowanie do przekroczenia progu firmy
Pierwszy dzień nowozatrudnionej osoby to często stresujący moment. Dlatego należy dobrze przygotować się do przekroczenia przez tę osobę progu firmy.
Warto upewnić się, czy:
- karta wejściowa nowego pracownika jest gotowa
- przygotowane jest miejsce do pracy i potrzebny sprzęt
- osoby, które powinna poznać nowa osoba, mają czas jej pierwszego dnia (warto ustalić godzinę takiego spotkania)
- zespół jest uprzedzony, że tego dnia przyjdzie nowa osoba
- informacja o przyjściu do pracy nowego pracownika została też przekazana szerzej – wysłana mailem, umieszczona w intranecie, czy na firmowym blogu
- plan pierwszego dnia jest odpowiednio rozpisany (łącznie z przerwą na lunch)
- odpowiednie materiały przeznaczone dla nowych pracowników są gotowe (welcome pack, manual)
Jeśli firma wyznacza buddy’ego dla nowych pracowników, może on skontaktować się z nowoprzyjęta osobą jeszcze przed jej pierwszym dniem pracy. Odpowiedzieć na pytania czy wątpliwości np. gdzie zaparkować albo w jaki sposób się ubrać.
Pierwszy dzień pracy. Nie tylko szkolenia
Przygotowując się do pierwszego dnia nowego pracownika, warto zadać sobie pytanie o to, ile informacji może przyswoić jedna osoba w ciągu jednego czy nawet dwóch dni. Kilkanaście godzin szkoleń o funkcjonowaniu firmy może nie tylko zmniejszyć motywację, ale również nie przynieść określonych efektów. Zamiast wykładów lepiej sprawdzą się metody aktywne. Zamiast mnóstwa informacji odpowiedni buddy, który będzie umiał odpowiedzieć na pytania.
Kluczowe pytania podczas pierwszego dnia pracy nowej osoby to:
- czego nowy pracownik potrzebuje, aby odpowiednio się wdrożyć?
- co organizacja chce, żeby zapamiętał? Co jest kluczowe w tych pierwszych dniach?
Na poziomie zatrudnienia znany jest zwykle nowemu pracownikowi zakres obowiązków. Za to system pracy, komunikacji czy działania danego zespołu już niekoniecznie. Nie wszystkie te informacje mogą zostać przekazane podczas szkolenia. Dlatego rola buddy’ego nie powinna ograniczać się tylko do pierwszego dnia czy kilku dni. A być rozłożona w czasie. Jeśli jakieś informacje z manuala czy szkolenia nie zapadły nowej osobie w pamięć – ma łatwość zapytania kogoś, kto jest dużo dłużej w tej organizacji.
Dla nowej osoby wartościowe mogą być też informacje praktyczne, na przykład:
- jak obsłużyć ekspres do kawy
- gdzie zjeść dobry lunch? Jakie zwyczaje lunchowe ma zespół?
- czy do firmy przychodzi pan kanapka? Jak go znaleźć?
- czy zespół ma jakieś swoje rytuały np. pączki za spóźnienie na spotkanie
- gdzie jest najbliższy sklep, apteka, drogeria
- gdzie są toalety, parking, automat z jedzeniem
Employee experience. Poproś o feedback do procesu
Struktura całego onboardingu powinna być jasno rozpisana i przygotowana, co nie znaczy, że nie powinna się zmieniać. Po kilku miesiącach od zatrudnienia nowej osoby warto się spotkać i poprosić o feedback dotyczący onboardingu w naszej organizacji. Czego w nim brakowało? Co by mu pomogło się lepiej odnaleźć w firmie? O feedback można też poprosić inne osoby zaangażowane w proces np. przełożonych czy buddy. W końcu prawdziwe pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Niech będzie za każdym razem coraz lepsze.
