Kandydatura do kosza, czyli jak komunikować kandydatom odrzucenie aplikacji?

09.08.22
clock 5 min.
Marlena Charlińska
Doświadczenia kandydata wyniesione z procesu rekrutacji to podstawa budowania wizerunku organizacji, jak i relacji z potencjalnym pracownikiem. Niestety wielu pracodawców nadal nie przywiązuje do tego wagi. Rekruterzy często nie informują kandydatów, dlaczego oferta pracy nie została im przedstawiona. Jak sprawić, by candidate experience było jak najbardziej pozytywne, gdy przekazuje się informację zwrotną o negatywnym wyniku rekrutacji?

O candidate experience zostało już wiele powiedziane i jak mantra powtarzane jest rekruterom i pracodawcom, aby dbać o komunikację z kandydatem i przekazywać feedback na każdym etapie procesu rekrutacji. Z własnego doświadczenia mogę jednak powiedzieć, że wielu kandydatów nadal deklaruje, że jeszcze nigdy nie otrzymało informacji zwrotnej dotyczącej negatywnego wyniku rekrutacji. Na szczęście jest coraz więcej świadomych firm i rekruterów dbających o relacje z kandydatem i niebojących się przekazywać feedbacku po spotkaniu rekrutacyjnym.

Oczekiwania kandydatów w procesie rekrutacji

Niestety komunikatem najczęściej wysyłanym na etapie selekcji aplikacji nadal jest informacja: „Skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami”. Osoby rekrutowane chciałyby jednak poznać powód odrzucenia swojej kandydatury, aby móc lepiej przygotować się do kolejnych procesów rekrutacji.

Jakie są główne przyczyny tak lakonicznej odpowiedzi?

Obawy przed feedbackiem – część osób niechętnie udziela informacji zwrotnej o negatywnym wyniku rekrutacji ze względu na obawę przed reakcją kandydata. Mimo że wielu deklaruje, że chce otrzymać feedback od rekrutera, nie wszystkie osoby potrafią go przyjąć. Najczęściej jednak brak odpowiedzi ze strony osoby prowadzącej proces rekrutacji lub jej zdawkowa forma wynikają z braku czasu, zasobów i narzędzi.

Presja czasu i zbyt duża liczba aplikacji – rekruterzy nierzadko prowadzą kilka procesów rekrutacyjnych na raz. Często zdarza się, że mają krótki czas na ich realizację i muszą pilnie znaleźć nowych pracowników. Są stanowiska, na które aplikuje nawet kilkaset osób. Przyciągają one naprawdę dużą liczbę kandydatów ze względu na swoją uniwersalność. Rekruter, musząc szybko skanować nadesłane aplikacje i dokonując na tej podstawie pierwszej selekcji, nie znajduje czasu na odpisywanie odrzuconym kandydatom lub wysyła tylko frazes o kontakcie z wybranymi.

ATS rozwiązaniem problemów z rekrutacyjnym feedbackiem?

Jeżeli firma posiada system ATS (z ang. applicant tracking system), to odpisanie tak dużej liczbie kandydatów nie stanowi problemu. Kiedy organizacja nie ma odpowiednich narzędzi, to udzielanie informacji zwrotnej na każdą przesłaną w procesie rekrutacyjnym aplikację staje się logistycznym i czasowym wyzwaniem.

System ATS jest dla rekrutera rekomendowanym rozwiązaniem pozwalającym nie tylko efektywnie zarządzać procesem, ale także właściwie zadbać o candidate experience. W ten sposób organizacja zyskuje możliwość masowej wysyłki wiadomości za pomocą jednego kliknięcia. Automatyzacja to oszczędność czasu oraz perspektywa dbania o komunikację z kandydatami na każdym etapie procesu rekrutacji.

Serwisy ogłoszeniowe wprowadzają również funkcjonalności do prowadzenia procesów rekrutacyjnych i ułatwienia komunikacji z kandydatami. OLX Praca wprowadził narzędzie Panel Pracodawcy, o którym więcej można przeczytać TUTAJ.

Jak negatywny wynik rekrutacji może pomóc w przyszłości?

Applicant Tracking System to również świetna baza danych. Wielu kandydatów udziela zgody na przetwarzanie aplikacji w przyszłych rekrutacjach. Przy kolejnym procesie można w pierwszej kolejności kontaktować się z kandydatami z własnej bazy. To oszczędność czasu i pieniędzy. W przedstawieniu korzyści, jakie płyną z inwestycji w nowe narzędzia, może pomóc także mapowanie doświadczeń pracownika w organizacji. Zobrazowanie procesu rekrutacji pozwoli nie tylko lepiej zrozumieć jej przebieg, lecz wskaże też obszary wymagające usprawnień.

Więcej o mapowaniu doświadczeń pracownika dowiesz się z artykułu: Employee journey map – dlaczego mapowanie doświadczeń pracownika jest istotne dla organizacji?

Optymalizacja procesu rekrutacji bez ATS

ATS rozwiązuje problemy z rekrutacyjnym feedbackiem, jednak nie zmienia to faktu, że system nie funkcjonuje w każdej organizacji, a pracujący w niej HR-owcy mogą chcieć usprawnić przebieg rekrutacji w swojej firmie od razu. Co można zrobić, aby zoptymalizować proces komunikacji, nawet jeśli firma nie posiada jeszcze systemu ATS?

Przygotuj szablony wiadomości

Zacznij od wyselekcjonowania kategorii powodów odrzucenia potencjalnych kandydatów w procesie rekrutacji. Będą to np.:

  • zbyt wysokie oczekiwania finansowe,
  • niewystarczające doświadczenie zawodowe,
  • brak znajomości konkretnych narzędzi niezbędnych dla stanowiska,
  • brak odpowiednich uprawnień,
  • brak znajomości języka obcego na odpowiednim poziomie.

Na podstawie tych kategorii przygotuj gotowe szablony wiadomości z negatywnym wynikiem, za których pośrednictwem można udzielać informacji zwrotnej zaraz po analizie CV. Być może nie będzie to w 100% spersonalizowany feedback, ale wskaże kandydatowi główny powód odrzucenia aplikacji i odpowie na jego potrzebę – zostanie poinformowany o nieprzyjęciu na stanowisko i jego przyczynie.

Odpowiadaj krótko i konkretnie

Przede wszystkim wiadomość mailowa z informacją zwrotną o negatywnym wyniku rekrutacji powinna zawierać podziękowanie za poświęcony czas na złożenie aplikacji i za zainteresowanie ofertą firmy. W dalszej części maila należy podać wcześniej zdefiniowany, konkretny powód odrzucenia. Nie można się bać, że kogoś taka informacja urazi. Jeśli rekruterzy chcą pozyskiwać do pracy osoby o określonych kompetencjach, to wręcz powinni wskazywać nie dość dobrym kandydatom obszary, w których muszą się wzmocnić, by pomóc im uzyskać lepszy wynik w kolejnych procesach rekrutacji.

Pamiętajmy, że udzielenie negatywnego feedbacku nie musi zamykać drogi do budowania relacji z kandydatem.

Warto w mailu pozostawić furtkę do ponownego kontaktu oraz poprosić o zgodę na pozostawienie w bazie danych i przetwarzanie aplikacji na poczet kolejnych procesów rekrutacji – jeżeli kandydat jej wcześniej nie udzielił. Możemy też udostępnić link do strony, gdzie można śledzić na bieżąco nowe oferty pracy. Taka krótka wiadomość z pewnością pozytywnie wpłynie na candidate experience i pozwoli budować lepsze relacje z potencjalnymi pracownikami.