Pracownicy coraz chętniej dzielą się w sieci swoimi opiniami na temat pracodawców. Jest to jeden z wielu argumentów przemawiających za tym, żeby wdrożyć w ramach procesów HR tzw. exit interview. Jest to rozmowa z pracownikiem odchodzącym z firmy. Powinna być prowadzona niezależnie od przyczyn odejścia. Zabieg ten stanowi szansę dla firmy na zebranie informacji zwrotnej na własny temat, co może być podstawą do planowania zmian czy działań naprawczych.
Korzyści
Z rozmowy z odchodzącym pracownikiem może wyniknąć wiele korzyści. Jedyny koszt to czas pracownika przeprowadzającego tego rodzaju spotkania.
- Feedback z pierwszej ręki – pracownik, który odchodzi prawdopodobnie będzie bardziej chętny do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami, nawet jeśli są one krytyczne. W tym momencie czuje się bezpieczniej, gdyż jego opinie nie wpłyną negatywnie na jego codzienną pracę.
- Upust emocji – dobrze poprowadzona rozmowa umożliwi pracownikowi wyżalenie się, powspominanie czy po prostu opowiedzenie o tym, co jest dla niego ważne. Dzięki takiej rozmowie, niezależnie od przyczyn odejścia, pracownik ma poczucie, że został wysłuchany. Przez to prawdopodobnie mniej chętnie będzie dzielił się negatywnymi opiniami o firmie. Pozytywny wpływ na wizerunek pracodawcy – opinia na temat firmy osób odchodzących powinna być dla pracodawcy bardzo ważna. Jeśli byli pracownicy mają negatywne uczucia względem pracodawcy, z dużym prawdopodobieństwem podzielą się nimi ze znajomymi lub na forach internetowych. Dobrze przeprowadzona rozmowa może zapobiec takiej sytuacji.
- Podstawa do poprawy – exit interview może być podstawą do wprowadzenia w firmie zmian. Jej celem jest nie tylko danie pracownikowi przestrzeni do wyrażenia opinii, ale również wykorzystanie tych informacji na korzyść firmy.
Dobre praktyki
Żeby rozmowa z pracownikiem odchodzącym z firmy przyniosła oczekiwane efekty, powinna spełniać kilka warunków:
- Istotne jest to, żeby była dobrowolna, a pracownik został na nią zaproszony z odpowiednim wyprzedzeniem i poinformowany o celu spotkania. Dzięki temu będzie mógł się zastanowić nad tym, jakimi informacjami chciałby się podzielić i jest szansa, że jego spostrzeżenia będą bardziej wnikliwe.
- Warto, żeby takie spotkanie odbyło się ostatniego dnia pracy danej osoby. Jest to dobry moment na otwartą rozmowę. Niektóre firmy przed rozmową wysyłają pracownikom dodatkowo kwestionariusze i udzielone w nich odpowiedzi stanowią podstawę do przeprowadzenia exit interview.
- Żeby tego rodzaju spotkanie nie było aż tak nacechowane emocjami, dobrze by było przeprowadzone przez osobę, z którą pracownik nie miał w strukturze firmy relacji zależności. Na pewno nie powinien to być przełożony. Jeśli HR cieszy się zaufaniem pracowników, najlepiej, żeby przedstawiciele tego działu byli odpowiedzialni za exit interview. Teoretycznie powinny być to osoby najlepiej przygotowane do prowadzenia spotkań dotyczących delikatnej kwestii.
- Warto przygotować się do prowadzenia takiego spotkania i zdobyć wiedzę na temat sytuacji pracownika w firmie. Dzięki temu łatwiej uniknąć niestosownych pytań, a co więcej udowodnimy pracownikowi zainteresowanie jego osobą. Jest to jeden z ważnych elementów, jeśli chodzi o tworzenie atmosfery zaufania.
- Ważne jest prowadzenie tego rodzaju spotkania w spokoju, bez ograniczeń czasowych i w dogodnym miejscu. Te wszystkie drobne elementy wpłyną na to, na ile poszczególne osoby będą chętnie dzielić się istotnymi dla nas informacjami. Tego rodzaju rozmowa nie może wyglądać jak przesłuchanie czy wywiad. Pamiętajmy, żeby też nie dopytywać o opinie na temat poszczególnych osób w firmie. W ten sposób postawimy pracownika w niezręcznej sytuacji.
- Jeśli to pracownik podjął decyzję, że odchodzi z firmy, warto okazać mu wsparcie i entuzjazm. Wywoływanie w pracowniku poczucia winy, może być przyczyną gorszej opinii na temat firmy.
- Uwzględnienie uwag pracownika w działaniach HR będzie najlepszym dowodem na to, że firmie zależy na doskonaleniu się. Oczywiście nie wszystkie otrzymane informacje będą wymagały dodatkowych działań. Może jednak zdarzyć się tak, że dostrzeżone zostaną niezauważone wcześniej problemy. Z tego względu warto zadbać o rzetelną archiwizację informacji.
Pytania, które warto zadać
Oczywiście pytania, które należałoby zadać podczas rozmowy, będą zależeć od wielu czynników. Warto, żeby był to jednak wywiad ustrukturyzowany. Dzięki temu będziemy mieli szansę na znalezienie powtarzalnych opinii. Poniżej można znaleźć kilka propozycji pytań:
- Czy praca w naszej firmie nie spełniła Twoich oczekiwań?
- Co powinniśmy przestać robić w firmie (w zakresie…)?
- Jakie działania (w zakresie…) powinniśmy dalej kontynuować?
- Co powinniśmy zacząć robić w firmie (w zakresie…)?
- Czy poleciłbyś pracę w naszej firmie swoim znajomym?
- Czy jesteś zadowolony z swoich osiągnięć w firmie i rozwoju w ramach pracy?
- Gdybyś mógł coś zmienić, jeśli chodzi o Twoją pracę czy o firmę, co by to było?
Tego rodzaju rozmowy bywają bardzo trudne. Pracownik, który je prowadzi, czasem otrzymuje wiele niemiłych informacji na temat swojego aktualnego pracodawcy. Dlatego warto pamiętać, że powinien on mieć odpowiednie kompetencje i być do nich dobrze przygotowany.
