Jak zatrudnić pracownika? Obowiązki pracodawcy i procedura krok po kroku

Pozyskanie danych osobowych w celu zatrudnienia pracownika

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 221) pracodawca, zanim zatrudni daną osobę, ma prawo żądać od niej podania następujących danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko;
• datę urodzenia;
• danych kontaktowych;
• wykształcenia (gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);
• informacji o kwalifikacjach zawodowych (gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku);
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• informacji o miejscu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika i członków jego najbliższej rodziny, jeżeli te informacje są niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru rachunku bankowego, na który będzie przelewane wynagrodzenie.

Przekazanie danych osobowych zwykle ma formę kwestionariusza osobowego. Co ważne, pracodawca ma prawo domagać się od przyszłego pracownika udokumentowania powyższych danych osobowych oraz okazania świadectw pracy, dyplomów oraz dokumentów potwierdzających kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe.

Podpisanie umowy o pracę z nowym pracownikiem

Kolejnym krokiem w procesie zatrudnienia pracownika jest podpisanie z nim umowy o pracę. Istnieją trzy rodzaje umów:

• okres próbny;
• czas oznaczony, w tym: w celu zastępstwa innego pracownika, wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym oraz w celu wykonywania pracy przez okres kadencji;
• czas nieoznaczony.

Umowa o pracę musi mieć formę pisemną i zostać podpisana przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Elementy, jakie powinna zawierać, wyszczególnia art. 29 k.p., są to:

• określenie strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – miejsce zamieszkania;
• rodzaj umowy i datę jej zawarcia;
• rodzaj pracy i nazwę stanowiska;
• miejsce lub określenie terenu wykonywania pracy;
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy (np. pełen etat, ½ etatu);
• dzień rozpoczęcia pracy;
• w przypadku umowy o pracę na okres próbny i określony: czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony uzgodnią inne postanowienia np. o przedłużeniu umowy o czas urlopu.

 

Ponadto prawo zobowiązuje pracodawcę do poinformowania pracownika (na piśmie bądź w formie elektronicznej) w przeciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, co najmniej o:

• dobowej i tygodniowej normie i wymiarze czasu pracy;
• przysługujących mu przerwach w pracy;
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę;
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy;
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• urlopie wypoczynkowym;
• zasadach rozwiązania stosunku pracy;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty; 
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawca powinien też poprosić pracownika o potwierdzenie na piśmie zapoznanie się z wewnętrznym regulaminem pracy i wynagrodzeń, premiowania, ochrony tajemnicy firmy oraz innymi ważnymi instrukcjami i procedurami obowiązującymi na zajmowanym stanowisku pracy.

Badania lekarskie

Zgodnie z przepisami (art. 229 k.p.) pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w warunkach pracy opisanych w skierowaniu.

Skierowanie wystawia pracodawca. Powinno ono zawierać następujące informacje;

• rodzaj badania: wstępne, okresowe albo kontrolne;
• stanowisko pracy;
• informacje o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych.

Badania lekarskie wykonywane są w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Po badaniu pracownik dostarcza do firmy zaświadczenie od lekarza medycyny pracy.

Warto wiedzieć, że badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o podobnych warunkach pracy. Pod warunkiem że kolejna umowa o pracę jest zawarta w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.

Szkolenie BHP dla nowego pracownika

Przed podjęciem pracy pracownik musi przejść szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy BHP). Obejmuje ono instruktaż ogólny i stanowiskowy, którego odbycie potwierdza na piśmie pracownik. Szkolenie ogólne przed dopuszczeniem do pracy dotyczy nowych pracowników, w tym studentów i uczniów odbywających praktyki albo staż. Co istotne, nie jest wymagane, jeśli pracownik pracował u tego samego pracodawcy, na tym samym stanowisku bezpośrednio przed podpisaniem nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.

Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, szkolenie musi trwać min. 3 godziny lekcyjne, czyli 135 minut.

Instruktaż ogólny ma na celu zaznajomienie pracownika z podstawowymi przepisami BHP zawartymi w:

• Kodeksie pracy;
• regulaminie pracy i układach zbiorowych.

Poznaje on też zasady udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Natomiast instruktaż stanowiskowy ma za zadanie zapoznanie pracownika z:

• czynnikami środowiska pracy, w tym takimi, które mogą prowadzić do wypadków lub chorób zawodowych;
• ryzykiem zawodowym wynikającym z wykonywanej pracy;
• sposobami ochrony przed zagrożeniami;
• metodami bezpiecznego wykonywania pracy.

Szkolenie odbywa się w godzinach pracy, na koszt pracodawcy i kończy się sprawdzeniem wiedzy.

Pracodawca ma też obowiązek bezpłatnie zapewnić pracownikowi środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, jeśli są przewidziane do stosowania na danym stanowisku pracy.

Za brak wdrożenia odpowiednich zasad BHP w firmie, grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł. natomiast naruszenie przepisów BHP przez pracownika, może być powodem jego zwolnienia.

Zgłoszenie zatrudnionego pracownika do ZUS

Pracodawca ma 7 dni roboczych od dnia zatrudnienia pracownika na zgłoszenie go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownik może też poprosić o zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny (swoje dziecko lub przysposobione, dziecko męża lub żony, wnuka, dziecko obce, dla którego pracownik jest opiekunem prawnym lub rodziną zastępczą, męża lub żonę).

Zgłoszenia dokonuje się na formularzach ZUS ZUA i ZUS ZCNA poprzez portal PUE ZUS. 

Pracodawca jest zobowiązany płacić składki za pracownika na:

• ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe;
• ubezpieczenie zdrowotne;
• Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS);
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP);
• Fundusz Emerytur Pomostowych – jeśli pracownik urodził się po 31 grudnia 1948 r., pracuje w szczególnych warunkach lub wykonuje prace o szczególnym charakterze.

Wysokość składek określana jest jako procent podstawy wymiaru i wynosi:

• na ubezpieczenie emerytalne – 19,52%;
• na ubezpieczenia rentowe – 8,00%;
• na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%;
• na ubezpieczenie wypadkowe – wysokość zależy od liczby osób ubezpieczonych oraz branży, w której działa zakład i wynosi od 0,67 do 3,33% podstawy wymiaru na ubezpieczenie wypadkowe. Przykładowo składka dla firmy, zatrudniającej do 9 osób to 1,67%;

Składka zdrowotna wynosi 9% wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W tym przypadku podstawę ustala się na podstawie dochodu z miesiąca bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, za który dokonywane jest rozliczenie.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika jest wynagrodzenie brutto wraz ze wszystkimi dodatkami pieniężnymi. Co ważne, przy opłacaniu składek obowiązuje limit 30-krotności. Co znaczy, że roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy. W 2023 r. jest to kwota 208 050 zł.

Co więcej, w pewnych sytuacjach pracodawca nie musi też opłacać za pracownika składek na FP, FS i FGŚP. Jest to możliwe, kiedy pracownik:

• zarabia mniej niż minimalne wynagrodzenie;
• jest kobietą, która ukończyła 55. rok życia, lub mężczyzną, który ukończył 60 lat;
• powraca po urlopie macierzyńskim lub wychowawczym (zwolnienie na okres 36 miesięcy);
• ukończył 50. rok życia i jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a przed tym był zarejestrowany jako bezrobotny przez co najmniej 30 dni (zwolnienie na okres 12 miesięcy);
• został skierowany do pracy z urzędu pracy i nie ukończył 30. roku życia (zwolnienie na okres 12 miesięcy).

Zgłoszenie pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to system oszczędzania dla pracowników. Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej jedną osobę ma obowiązek zawarcia umów o:

• zarządzanie PPK z instytucją finansową;
• prowadzenie PPK – w imieniu i na rzecz pracownika.

Automatycznemu zapisowi do PPK podlegają pełnoletnie osoby:

• objęte obowiązkowymi składkami emerytalno-rentowymi,
• nie ukończyły 55 lat;
• nie zgłosiły rezygnacji z uczestnictwa w programie PPK.

Obowiązkiem pracodawcy jest podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracownika. Należy ją zawrzeć po 14 dniach od chwili zatrudnienia, jednak nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Oszczędności w ramach PPK powstają ze składek pracownika i pracodawcy – odpowiednio 2% i 1,5% wynagrodzenia. Wpłaty zatrudnionego są potrącane z jego wynagrodzenia po opodatkowaniu i oskładkowaniu. Sumy odprowadzane przez firmę nie są oskładkowane, ale są dla pracownika przychodem. Dlatego należy od nich potrącić podatek.

Za niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o PPK w ustalonym terminie, grozi grzywna w wysokości do 1,5% całego funduszu wynagrodzeń. Natomiast aż 1 mln zł kary można zapłacić za:

• brak umowy o prowadzenie PPK;
• brak wpłat na PPK;
• nieprowadzenie stosownej dokumentacji;
• podawanie błędnych danych odnośnie do programu.

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Pracodawca jest też zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dla każdej z nich trzeba stworzyć oddzielne akta. Dzielą się one na 4 części:

• A – są tam dokumenty związane z procesem rekrutacji, np. kwestionariusz osobowy i świadectwa pracy.
• B – dokumenty zgromadzone w trakcie trwania stosunku pracy i dotyczące przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, oświadczenia pracownika, zaświadczenia o badaniach okresowych i szkoleniach BHP, odbyte szkolenia.
• C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie umowy.
• D – pozostałe dokumenty.

Pracodawca jest też zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, np. nadgodzin. Za brak akt lub dokumentacji pracowniczej grozi kara grzywny.

Obowiązki związane z Urzędem Skarbowym

Pracodawca ma obowiązek:

• comiesięcznego odprowadzania zaliczek na PIT do US za pracownika;
• rocznego rozliczanie wpłaconych zaliczek (PIT-11).

W ciągu roku pracodawca co miesiąc wylicza, pobiera i odprowadza zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowany podatek dochodowy za swoich pracowników do urzędu skarbowego. Obecnie nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych, wystarczy jedynie opłacić zaliczkę do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca.

Jeśli pracownik uczestniczy w PPK, pracodawca ma obowiązek pobrać podatek od wpłat i wysłać za niego miesięczną deklarację z wykazaniem wpłat do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

PIT-11 to deklaracja, jaką składa pracodawca jako płatnik, informująca o rocznych dochodach, kosztach uzyskania przychodu oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Obowiązkiem pracodawcy jest terminowe złożenie PIT-11, w formie elektronicznej do urzędu skarbowego, najpóźniej do ostatniego dnia stycznia danego roku za rok poprzedni.

Podsumowanie

Jak zatrudnić pracownika, aby uniknąć kłopotów i kar? Wystarczy działać zgodnie z Kodeksem pracy i rozporządzeniami ministerstwa pracy. Obowiązki pracodawcy zaczynają się już przed rozpoczęciem świadczenia pracy przez nowego pracownika. Należy zadbać o to, aby nowozatrudniony dostarczył zaświadczenie od lekarza medycyny pracy dopuszczające go do pracy, przeprowadzić szkolenie BHP, a następnie podpisać z nim umowę i zgłosić go do ZUS i PPK.

Warto też pamiętać, że pracodawca ma też obowiązki wobec pracownika. Są to m.in.:

• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
• organizowanie pracy tak, by zmniejszać jej uciążliwości i zapewnić pełne wykorzystanie czasu pracy;
• terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia (przyjemniej raz w miesiącu);
• przeciwdziałanie mobbingowi;
• ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.