Wypowiedzenie umowy o pracę jest formalnym dokumentem, dlatego musi być napisane w oficjalnym stylu i mieć bezwzględnie formę pisemną. Prawo nie dopuszcza możliwości rozwiązania umowy np. poprzez SMS albo w rozmowie telefonicznej.

Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę przez pracownika? Zasadniczo dokument musi zawierać:

• datę i miejsce sporządzenia ulokowane w prawy górnym rogu pisma;
• dane pracownika: imię i nazwisko oraz adres – po lewej stronie;
• dane pracodawcy: nazw firmy i adres siedziby – po prawej stronie; 
• nagłówek np. „Rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia”, „Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony”, „Rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym”;
• treść wypowiedzenia z informacją o umowie o pracę: rodzaju, datę zawarcia, numer oraz nazwę stron umowy;
• podpis pracownika – po lewej stronie;
• podpis przyjmującego wypowiedzenie wraz z datą – po lewej stronie.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia bez względu czy jest to umowa na czas określony, czy nieoznaczony w przeciwieństwie do pracodawcy, pracownik może, ale nie musi podawać przyczyny złożenia wypowiedzenia.

Dokument należy czytelnie podpisać i dostarczyć do działu kadr lub wręczyć bezpośredniemu przełożonemu. Najlepiej jest też sporządzić go w dwóch kopiach: jedną zostawiamy pracodawcy, drugą zachowujemy dla siebie. Dzięki temu unikniemy nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji, np. kiedy szef nie chce przyjąć do wiadomości odejścia pracownika.

Jeśli stroną wypowiadająca umowę jest pracodawca, musi on zamieścić pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron to najbardziej polubowna taktyka rozstania się z firmą. W ten sposób można rozwiązać każdą umowę, w każdym momencie jej trwania. Należy jednak pamiętać, że takie wypowiedzenie wyraża wolę pracodawcy i pracownika, zatem nie można od niego odwołać się do sądu pracy.

By do tego doszło, strony muszą się wcześniej porozumieć i uzgodnić warunki rozwiązania umowy. Dokument musi być sporządzony na piśmie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Natomiast w treści rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron należy dodatkowo zawrzeć:

• datę rozwiązania stosunku pracy;
• sposób rozliczenia urlopu wypoczynkowego;
• zasady zwrotu sprzętu służbowego (jeśli dotyczy);
• terminy wypłaty wynagrodzenia oraz innych świadczeń np. premii lub prowizji.

Zgodnie z Kodeksem pracy każdej ze stron przysługuje rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jego długość zależy zasadniczo od stażu u danego pracodawcy.

Dla umów o pracę zawartych na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli jest on dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie dla umów zawartych na 3 miesiące.

W przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony lub umowę o pracę zawartą na czas określony okres wypowiedzenia wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeśli pracownik przepracował co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące dla osób ze stażem co najmniej 3 lata.

Wypowiedzenie miesięczne liczy się od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Natomiast tygodniowe – zaczyna się w niedzielę po wręczeniu wypowiedzenia i kończy w sobotę.

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem wymaga dopisania na dokumencie oświadczenia, że zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownik zachowuje przysługujący mu okres wypowiedzenia oraz podania daty zakończenia stosunku pracy.

Przepisy przewidują możliwość zwolnienia pracownika ze świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia – przy jednoczesnym zachowaniu prawa do wynagrodzenia. Jeśli firma podejmie taką decyzję, to w dokumencie rozwiązania umowy za wypowiedzeniem musi znaleźć się dodatkowo odpowiedni zapis wraz z datą, od kiedy pracownik jest zwolniony z tego obowiązku.

W przypadku, jeśli rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia wychodzi ze strony pracodawcy, zwalnianemu pracownikowi przysługuje prawo do dodatkowych płatnych dni wolnych na poszukiwanie nowej pracy w wymiarze:

• 2 dni robocze – jeśli okres wypowiedzenia trwa 2 tygodnie lub miesiąc;
• 3 dni robocze – w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia może złożyć pracownik, jak i pracodawca. Jednak wpierw muszą wystąpić przesłanki wymienione w k.p. W dokumencie obie strony mają obowiązek wskazać dokładnie, co jest przyczyną wypowiedzenia.

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia w sytuacjach:

• ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, np. bezzasadnej odmowy wykonania polecenia służbowego lub opuszczenia stanowiska pracy bez usprawiedliwienia;
• popełnienia przez pracownika w czasie trwania stosunku pracy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnienie go na zajmowanym stanowisku, przy czym przestępstwo musi być oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
• utraty z winy pracownika uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy;
• kiedy niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby trwa:
  • dłużej niż 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
  • dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową;
• w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż ww. i trwającej dłużej niż 1 miesiąc, chyba że absencja jest skutkiem sprawowania opieki nad dzieckiem, przebywania w izolacji z powodu choroby zakaźnej.

Jeśli przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę w trybie natychmiastowym są dla pracownika niejasne, pracodawca musi je dodatkowo wytłumaczyć.

Umowa ulega rozwiązaniu:

• z dniem wręczenia oświadczenia;
• z dniem odebrania przesyłki poleconej z wypowiedzeniem – jeśli pracodawca wysłał je pocztą.

Pracownik może rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym w dwóch sytuacjach:

• jeżeli lekarz medycyny pracy stwierdził w orzeczeniu (np. podczas badań okresowych) szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na jego zdrowie, a pracodawca mimo to nie dostosował się do zaleceń lekarza;
• gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika.

Podstawowe obowiązki pracodawcy wobec pracownika wg k.p. to m.in.:

• przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu;
• zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
• terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia;
• ułatwianie pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Pracownik na złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia ma miesiąc, liczony od chwili, kiedy dowiedział się o naruszeniu jego praw przez pracodawcę. Jeśli dojdzie do sprawy w sądzie, to on będzie zmuszony udowodnić, że dochował tego terminu.

Rozwiązanie stosunku pracy w takiej sytuacji także musi być sporządzone na piśmie i dodatkowo zawierać przyczynę wypowiedzenia umowy. Pracownik może powołać się na konkretne przepisy lub własnymi słowami opisać sytuację, która zmusiła go do złożenia wypowiedzenia. Najważniejsze, aby z treści dokumentu jasno wynikało, że zatrudniony rozwiązuje umowę o pracę w trybie natychmiastowym i dlaczego. 

Należy pamiętać, że wypowiedzenie zgodnie z prawem jest oświadczeniem jednostronnym, więc nie wymaga akceptacji drugiej strony. Co oznacza, że zawsze trzeba mieć drugą kopię dla siebie (obowiązkowo z podpisem przyjmującego dokument), choćby jako dowód w sądzie pracy.

Co ważne, jeśli przyczyną odejścia pracownika było ciężkie naruszenie obowiązków przez pracodawcę, to przysługuje mu odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, który by go dotyczył.