Zgodnie z prawem pracy, formy pisemnej wymaga jedynie rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie dotyczy to już na przykład porozumienia stron. W praktyce zaleca się jednak, aby każdy tryb ustania stosunku pracy był dokumentowany na piśmie. Pozwala to bowiem właściwie zabezpieczyć zarówno interesy pracodawcy, jak i pracownika.

Wypowiadając umowę o pracę, pracodawca musi zadbać o to, aby dokument spełniał wszystkie wymogi formalne określone w Kodeksie pracy. Nieprawidłowo sformułowane wypowiedzenie może skutkować jego bezskutecznością, a nawet otworzyć pracownikowi drogę do ubiegania się o odszkodowanie. W dokumencie powinny się więc znaleźć takie elementy jak:

• data i miejscowość,
• dane pracodawcy i pracownika,
• nagłówek – np. „Wypowiedzenie umowy o pracę”,
• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę,
• data zawarcia umowy o pracę,
• wskazanie długości okresu wypowiedzenia,
• uzasadnienie wypowiedzenia umowy (dla umów na czas nieokreślony),
• pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (zgodnie z art. 30 § 5 Kodeksu pracy),
• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

W większości przypadków pracodawca wypowiada umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jest to czas pomiędzy złożeniem dokumentu a faktycznym zakończeniem stosunku pracy. Okres ten pracownik może przeznaczyć na poszukiwanie nowego miejsca zatrudnienia, a pracodawca – na prowadzenie rekrutacji lub szkoleń specjalistów.

Zasady dotyczące długości okresu wypowiedzenia zostały szczegółowo uregulowane w Kodeksie pracy. Czas jego trwania zależy od rodzaju wypowiadanej umowy i stażu pracownika.

W przypadku umów na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia trwa:

• 2 tygodnie – dla pracowników zatrudnionych w danej firmie krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – dla pracowników zatrudnionych w danej firmie co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – dla pracowników zatrudnionych w danej firmie co najmniej 3 lata.

Przy umowach zawartych na okres próbny czas ten skraca się jednak do:

• 3 dni roboczych – przy okresie próbnym nieprzekraczającym 2 tygodniu,
• 1 tygodnia – przy okresie próbnym dłuższym niż 2 tygodnie,
• 2 tygodni – przy okresie próbnym wynoszącym 3 miesiące.

W tym miejscu warto zauważyć, że okres wypowiedzenia nie zaczyna się od razu w momencie podpisania dokumentu. W zależności od czasu trwania, liczony jest od pierwszego dnia tygodnia lub miesiąca kalendarzowego następującego po dniu złożenia wypowiedzenia. Oznacza to, że jeżeli pracodawca rozwiąże z pracownikiem umowę na przykład 15 czerwca, a okres wypowiedzenia ma wynosić miesiąc, jego bieg zacznie się dopiero 1 lipca i potrwa aż do 31 lipca.

Należy również pamiętać, że pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w trakcie okresu wypowiedzenia. Zatrudniony zachowa wówczas prawo do wynagrodzenia, ale zostanie odsunięty od swoich obowiązków i firmowych procesów.

Najczęściej jednak czas ten służy pracownikowi do odebrania przysługującego mu urlopu (zarówno zaległego, jak i bieżącego). Przy wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracodawcę z zachowaniem okresu wypowiedzenia zatrudniony ma również prawo do dni wolnych na poszukiwanie pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia to tak zwane zwolnienie dyscyplinarne. Stanowi wyjątkowy środek, po który pracodawca może sięgnąć wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach. Chodzi o ciężkie przewinienia pracownika, rozumiane jako świadome działania godzące w interes firmy.

Zwolnienie pracownika w trybie natychmiastowym jest więc możliwe w przypadku:

• ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych przez pracownika,
• popełnienia przez pracownika przestępstwa, które nie pozwala na dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku (jeśli przestępstwo zostało popełnione w trakcie obowiązywania umowy i jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem),
• zawinionej przez pracownika utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku,
• przedłużającej się usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, po zakończeniu okresu ochronnego (to jedyna przesłanka niezawiniona przez pracownika).

Co istotne, od chwili otrzymania informacji o przewinieniu pracownika pracodawca ma tylko 1 miesiąc na to, by sięgnąć po rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Po upływie tego terminu nie może już skorzystać z tej formy zakończenia stosunku pracy.

Pamiętaj, że zwolnienie dyscyplinarne zawsze musi mieć formę pisemną. Dokument powinien zawierać przede wszystkim:

• oświadczenie o wypowiedzeniu umowy na podstawie art. 52 lub 53 Kodeksu pracy, wraz z datą jej zawarcia i określeniem stron,
• informację na temat przyczyny rozwiązania umowy,
• pouczenie o prawie pracownika do odwołania od wypowiedzenia.

Niezachowanie formy pisemnej, brak uzasadnienia lub naruszenie terminu mogą sprawić, że wypowiedzenie zostanie potraktowane jako bezprawne rozwiązanie stosunku pracy.

Choć pracodawca ma prawo do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem, nie oznacza to, że może to zrobić w dowolnym momencie i wobec każdego pracownika. Kodeks pracy przewiduje konkretne sytuacje, w których przedsiębiorcy nie przysługuje taka możliwość. Wynika to przede wszystkim z ochrony stabilności zatrudnienia i zabezpieczenia interesów pracownika w szczególnych okolicznościach życiowych.

Pracodawca nie może wyjść z inicjatywą rozwiązania umowy o pracę przede wszystkim w następujących przypadkach:

• Ciąża i urlop macierzyński – zgodnie z art. 177 §1 Kodeksu pracy, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę kobiecie w ciąży ani w trakcie urlopu macierzyńskiego. Zakaz obowiązuje niezależnie od rodzaju umowy o pracę, o ile została ona zawarta na czas dłuższy niż miesiąc i trwa co najmniej do końca trzeciego miesiąca ciąży (w takiej sytuacji automatycznie przedłuża się do dnia porodu).
• Urlop wypoczynkowy – pracodawca nie ma prawa złożyć wypowiedzenia w trakcie urlopu pracownika ani podczas innej jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (np. zwolnienia lekarskiego). Zakaz ten wynika z art. 41 Kodeksu pracy i chroni zatrudnionego w sytuacji, gdy nie ma on realnej możliwości obrony swoich praw.
• Członkowie związków zawodowych – szczególnej ochronie podlegają również pracownicy będący członkami organizacji związkowych, jeśli zgłosiła ich ona do tzw. ochrony związkowej. W takim przypadku, zgodnie z art. 32 ustawy o związkach zawodowych, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez zgody zarządu zakładowej organizacji związkowej jest niedopuszczalne.
• Okres przedemerytalny – specjalną ochroną przed zwolnieniem objęci są pracownicy, których od osiągnięcia wieku emerytalnego dzielą maksymalnie 4 lata.

Warto jednak pamiętać, że nawet w opisanych wyżej sytuacjach pracodawca może być wyjątkowo uprawniony do wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Mowa przede wszystkim o:

• rozwiązaniu umowy o pracę z winy pracownika (czyli zwolnieniu dyscyplinarnym),
• ogłoszeniu upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Bezprawne wypowiedzenie umowy wynika z naruszenia przepisów Kodeksu pracy przez pracodawcę. Tego rodzaju działanie może mieć dla niego poważne konsekwencje – także finansowe. Przedsiębiorca powinien więc wiedzieć, jakich formalności dopełnić przy zwalnianiu pracowników, a zatrudniony – jakie prawa przysługują mu w przypadku bezprawnego wypowiedzenia umowy o pracę.

Na początek zastanówmy się, w jakich sytuacjach zwolnienie z pracy przez pracodawcę staje się bezprawne. Zgodnie z przepisami dzieje się tak przede wszystkim, gdy:

• pracodawca nie zachował formy pisemnej wypowiedzenia (obowiązkowej w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego),
• pracodawca nie podał przyczyny wypowiedzenia (obowiązkowej przy zrywaniu umów zawartych na czas nieokreślony),
• przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę jest nieprawdziwa lub niewystarczająco konkretna,
• naruszona została szczególna ochrona trwałości stosunku pracy (np. w sytuacji wypowiedzenia umowy kobiecie w ciąży, pracownikowi na urlopie wypoczynkowym, osobie w wieku przedemerytalnym czy chronionemu działaczowi związkowemu),
• wypowiedzenie było działaniem dyskryminującym (np. ze względu na wiek, płeć, orientację seksualną, niepełnosprawność czy poglądy polityczne).

Bezprawne wypowiedzenie umowy o pracę daje szerokie możliwości zwolnionemu pracownikowi. W zależności od sytuacji może się on ubiegać o:

• Uznanie wypowiedzenia za bezskuteczne – jeśli sąd przyzna zatrudnionemu rację przed upływem jego terminu wypowiedzenia, umowa nie zostanie rozwiązana, a pracownik będzie mógł kontynuować pracę na dotychczasowych warunkach.
• Przywrócenie do pracy – w tym przypadku zatrudniony będzie mógł wrócić do pracy już po ustaniu zatrudnienia. Stanie się tak wtedy, gdy korzystny dla niego wyrok sądu zapadnie po upływie okresu wypowiedzenia.
• Odszkodowanie – to rozwiązanie stosowane w sytuacji, gdy pracownik nie widzi już szans na kontynuowanie współpracy z firmą, która bezprawnie go zwolniła. Umowa o pracę ulega więc rozwiązaniu, ale pracodawca musi wypłacić byłemu pracownikowi określoną kwotę pieniężną. Jej minimalna wartość odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia, a maksymalna – trzykrotności miesięcznej pensji.

Jeśli pracownik uważa, że został niesłusznie zwolniony, powinien zgłosić się do sądu pracy. Ma na to 21 dni od daty otrzymania wypowiedzenia. W pozwie należy wówczas wskazać konkretne naruszenie przepisów (np. brak pouczenia o środkach odwoławczych czy nieuzasadnione wypowiedzenie umowy) oraz wnoszone żądanie (np. przywrócenia do pracy lub odszkodowania).

W większości sytuacji oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracodawcę wymaga podania konkretnych przyczyn. Przy zwolnieniu dyscyplinarnym są to z reguły poważne przewinienia pracownika. Nieco trudniejsze może się jednak okazać uzasadnienie rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, ponieważ w tym przypadku wina zatrudnionego nie jest tak rażąco oczywista.

Wypowiadając umowy pracownikom, pracodawcy powołują się najczęściej na:

• notoryczne spóźnienia,
• nieprzestrzeganie dress code’u określonego przepisami,
• brak samodzielności w wykonywaniu obowiązków,
• niewywiązywanie się z zadań w wyznaczonym czasie,
• nieumiejętność pracy w grupie,
• brak szacunku do przełożonych,
• nieodpowiednie podejście do klientów firmy i niechęć do współpracy,
• zatajanie istotnych dla projektu informacji.

Każda z powyższych przyczyn może okazać się wystarczającym uzasadnieniem oświadczenia pracodawcy o woli rozwiązania stosunku pracy. Każdej można jednak użyć także jako bezprawnego pretekstu. Jeśli pracownik uzna dany powód za bezpodstawny, kluczowe dla decyzji sądu okażą się więc dowody dostarczone przez obie strony.

Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę to formalna procedura, która powinna przyjąć formę pisemną. W dokumencie muszą znaleźć się przede wszystkim takie elementy jak: dane stron, data zawarcia umowy, przyczyna jej rozwiązania (przy czasie nieokreślonym), okres wypowiedzenia, a także pouczenie o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy.

Czas trwania okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy zatrudnionego. Może wynosić od 2 tygodni do 3 miesięcy (dla umów na czas określony i nieokreślony) lub od 3 dni roboczych do 2 tygodni (w przypadku umów na okres próbny). Co ważne, okres wypowiedzenia nie jest liczony od dnia wręczenia dokumentu – rozpoczyna się od początku kolejnego tygodnia lub miesiąca kalendarzowego.

W niektórych przypadkach pracodawca może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie dyscyplinarnym. Taka forma zakończenia współpracy możliwa jest wyłącznie w określonych sytuacjach, takich jak ciężkie naruszenie obowiązków, popełnienie przestępstwa czy utrata uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy. Wypowiedzenie natychmiastowe musi mieć formę pisemną i zawierać uzasadnienie oraz pouczenie o możliwości odwołania.

Kodeks pracy przewiduje również przypadki, w których wypowiedzenie umowy przez pracodawcę jest niedozwolone. Dotyczy to m.in. pracownic w ciąży, osób przebywających na urlopach, a także pracowników w wieku przedemerytalnym czy chronionych działaczy związkowych. W takich sytuacjach pracodawca nie może zwolnić pracownika, chyba że uda mu się podpisać wypowiedzenie umowy o pracę za porozumieniem stron.

Dobrze przygotowane i zgodne z przepisami wypowiedzenie to klucz do uniknięcia problemów prawnych. Pracodawcy powinni więc zadbać o formalną poprawność dokumentu, biorąc jednocześnie pod uwagę przepisy chroniące pracowników. Z pomocą przyjdzie im wówczas nasz praktyczny wzór wypowiedzenia.