Wniosek o urlop macierzyński powinien zawierać:

• miejscowość i datę sporządzenia wniosku;
• imię i nazwisko pracownika, jego PESEL oraz ewentualnie dział, w którym pracuje;
• dane pracodawcy, w tym nazwę firmy, imię i nazwisko przełożonego;
• prośbę o udzielenie urlopu macierzyńskiego;
• imię i nazwisko dziecka;
• datę urodzenia dziecka;
• datę początkową i końcową urlopu;
• podpis pracownika;
• w przypadku adopcji: prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu o przysposobienie dziecka.

Jeśli matka zdecyduje się na wcześniejszy powrót do pracy, to ojciec, ma obowiązek wykorzystać pozostałą część wolnego, potocznie nazywaną tacierzyńskim. Wniosek o urlop macierzyński ojca powinien zawierać:

• imię i nazwisko ojca;
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;
• oświadczenie ojca o czasie urlopu macierzyńskiego lub pobieraniu zasiłku macierzyńskiego wykorzystanego przed porodem;
• informację o długości urlopu macierzyńskiego, jaki chce wykorzystać ojciec.

Do wniosku należy dołączyć:

• odpis aktu urodzenia dziecka;
• oświadczenie matki o tym, że rezygnuje z części urlopu lub pobieraniu zasiłku macierzyńskiego, w przypadku kiedy matka jest zatrudniona na umowę cywilnoprawną lub prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

Od 19 marca 2025 r. obowiązują nowe przepisy, na mocy których, rodzicom wcześniaków oraz dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających długotrwałej hospitalizacji, należy się uzupełniający urlop macierzyński, po zakończeniu standardowego macierzyńskiego.

Wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu powinien zawierać:

• imię i nazwisko matki lub ojca;
• termin zakończenia urlopu macierzyńskiego;
• okres, na który ma być udzielony.

Do wniosku należy dołączyć:

• zaświadczenie wydane przez szpital, w którym przebywało dziecko;
• oświadczenie pracownicy lub pracownika – ojca wychowującego dziecko o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka.

Wniosek należy wypełnić zgodnie z prawdą i pamiętać, aby dołączyć do niego wymagane załączniki.

W dużych firmach istnieją wewnętrzne systemy, z których można pobrać wzór wniosku o urlop macierzyński lub wypełnić je online i przesłać do kadr. W małych przedsiębiorstwach zwykle korzysta się z ogólnodostępnych wzorów z internetu lub też pracownicy sami tworzą takie dokumenty. Co istotne urlop macierzyński nie wymaga zgody przełożonego, zatem nie trzeba zabiegać o jego podpis na podaniu.

Zasadniczo przepisy nie określają, kiedy należy złożyć wniosek o macierzyński, ponieważ wolne przysługuje obligatoryjnie najpóźniej od dnia porodu. Jednak pracownica może wnioskować o urlop przed przewidywaną datą porodu i wykorzystać z przysługującej jej puli nie więcej niż 6 tygodni.

Jednak warto pamiętać, że zasiłek macierzyński wynosi 100% podstawy zasiłku, ale za urlop wychowawczy już tylko 70%. Aczkolwiek, jeśli pracownica złoży w ciągu 21 dni po porodzie albo po adopcji lub po przyjęciu dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza wniosek o udzielenie po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, to zasiłek w okresie obu urlopów wyniesie 81,5% podstawy wymiaru zasiłku.

W sytuacji, kiedy pracownica chce zrezygnować z korzystania z części urlopu macierzyńskiego i wrócić do pracy, stosowny wniosek musi złożyć w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca ma obowiązek go uwzględnić.

Natomiast wniosek o uzupełniający urlop macierzyński należy złożyć w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego.

W przypadku wzięcia dziecka na wychowanie albo adopcji rodzic ma 7 dni na złożenie wniosku o urlop macierzyński. Termin ten jest liczony od dnia przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka. Urlop rozpoczyna się w terminie określonym we wniosku, jednak nie później niż 21 dni od dnia przyjęcia dziecka na wychowanie jako rodzina zastępcza albo wystąpienia do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

Uzupełniony wniosek o urlop macierzyński pracownica lub pracownik składa u swojego pracodawcy – zwykle do działu kadr. Z kolei pracodawca wypełnia i przesyła wniosek o zasiłek macierzyński do ZUS.

Wnioski o urlop macierzyński i rodzicielski, tacierzyński i uzupełniający składa się w formie papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że możemy go przesłać do firmy mailem.

Wymiar urlopu macierzyńskiego zależy od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie lub przyjętych na wychowanie i wynosi:

• 20 tygodni – w przypadku jednego dziecka;
• 31 tygodni – w przypadku dwójki dzieci;
• 33 tygodnie – w przypadku trójki dzieci;
• 35 tygodni – w przypadku czwórki dzieci;
• 37 tygodni – w przypadku pięciorga i więcej dzieci.

Tydzień urlopu macierzyńskiego liczy się jako siedem kolejnych dni od pierwszego dnia tego urlopu.

W przypadku urodzenia martwego dziecka lub jego zgonu przed upływem 8 tygodni życia matka ma prawo do urlopu macierzyńskiego przez okres 8 tygodni po porodzie, nie krócej niż przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka. Natomiast kiedy dziecko umrze po upływie 8 tygodni życia, pracownica zachowuje prawo do urlopu macierzyńskiego przez okres 7 dni od dnia zgonu dziecka.

Po porodzie matka jest zobligowana do wykorzystania 14 tygodni urlopu. Potem może wrócić do pracy pod warunkiem, że pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik – ojciec wychowujący dziecko.

Z kolei urlop macierzyński uzupełniający ma wymiar tydzień wolnego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu: 

• do upływu 15. tygodnia po porodzie – jeśli dziecko urodzi się przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g;
• do upływu 8. tygodnia po porodzie – jeśli dziecko urodziło się po ukończeniu 28. tygodnia ciąży i przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży i z masą urodzeniową większą niż 1000 g;
• w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie – jeśli maluch urodził się po ukończeniu 37. tygodnia ciąży.