Zwrot za dojazdy do pracy – czy jest obowiązkowy?
W Kodeksie pracy nie ma żadnej wzmianki na temat zwrotu kosztów dojazdu do pracy. Zatem pracodawca nie ma obowiązku rekompensować wydatków pracownika, jedynie może być to jego dobra wola. Jednak wiele przedsiębiorstw, których magazyny albo fabryki mieszczą się w znacznej odległości od zabudowań, decyduje się na organizację własnego transportu lub zwrot kosztów dojazdu pracownika własnym samochodem. Informacje o takich możliwościach znajdziesz w zakładowym regulaminie pracy i wynagrodzeń.
Warto wiedzieć, że w prawie funkcjonuje określenie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. Mają one rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. Ich wysokość jest określona w ustawie o PIT.
Mimo braku zapisów w Kodeksie pracy istnieją grupy zawodowe mające prawo do zwrotu kosztów przejazdu. Są to głównie pracownicy służby cywilnej, przykładowo:
- sędziowie;
- prokuratorzy;
- strażacy;
- funkcjonariusze Policji i Straży Granicznej;
- zatrudnieni w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu.
W ich przypadku zasady przyznawania refinansowania dojazdów regulują odrębne przepisy. Na przykład ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 roku o Policji albo ustawa z dnia 12 października 1990 roku o Straży Granicznej.
Dofinansowanie dojazdu przez pracodawcę
Ponieważ Kodeks pracy nie wspomina refinansowania dojazdu do pracy, to od wewnętrznych ustaleń z pracodawcą zależy zwrot kosztów. Zasady udzielenia dofinansowania powinny być zapisane w regulaminie pracy, tak by każdy pracownik wiedział, w jakich sytuacjach może liczyć na dopłatę.
Oczywiście każda osoba ma prawo negocjować z pracodawcą warunki zatrudnienia. Dlatego też, ustalenia co do zwrotu za dojazdy do pracy mogą być uwzględnione w umowie o pracę. Przy czym należy pamiętać, że pracodawcę obowiązuje zasada równego traktowania. Kodeks pracy wskazuje, że pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, w tym do warunków zatrudnienia. Z tego powodu w firmach ustala się kryteria przyznania dofinansowania, najczęstszym z nich jest odległość od miejsca pracy.
Wyjątkiem są delegacje. Zgodne z Kodeksem pracy (art.77) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy, przysługuje należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Dofinansowanie dojazdu do pracy – jaką może mieć formę?
Pokrycie kosztów dojazdów do pracy, częściowo lub w całości, może przybierać różne formy. Te zależą od pracodawcy. Najczęściej pracownicy mogą liczyć na:
- autobus wynajęty przez pracodawcę, który dowozi pracowników do miejsca pracy;
- zwrot za bilety okresowe, miesięczne albo karty miejskie;
- dodatek samochodowy, w formie ryczałtu na paliwo;
- samochód służbowy z limitem kilometrów.
Niekiedy pracodawca umożliwia podjęcie pracy w formie zdalnej. Dzięki temu pracownik oszczędza pieniądze na dojazd oraz czas.
Ile wynosi zwrot kosztów dojazdu do pracy?
Szczegółowe regulacje dotyczące zwrotu za dojazd do pracy znajdują się w regulaminach zakładów pracy, ustawach i rozporządzeniach w przypadku uprzywilejowanych grup. Co do zasady zwrot kosztów dojazdu jest w wysokości ceny biletów za przejazd koleją lub autobusem.
Zwrot za dojazdy do pracy – PIT
Przychody uzyskane z pracy, przed opodatkowaniem, są pomniejszane m.in. o tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów, czyli potocznie za dojazd do pracy. Ich wysokość określa ustawa o PIT.
Zgodnie z nią (art. 22 ww. ustawy) koszty uzyskania przychodów wynoszą:
- 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie, jednak nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
- 300 zł miesięcznie, ale nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, jednak pod warunkiem, że nie pobiera on dodatku za rozłąkę.
Jeśli dana osoba uzyskuje przychody z kilku źródeł, obowiązują następujące limity:
- 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, kiedy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie pobiera on dodatku za rozłąkę;
- 4500 zł za rok podatkowy, gdy mieszka w tej samej miejscowości co jego pracodawcy.
Ustawa umożliwia odliczenie kwoty wyższej niż limity, pod warunkami, że: dojazd do pracy odbywa się środkami transportu zbiorowego, a faktycznie poniesione wydatki są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.
Co ważne, przepisy nie przewidują zwrotu za dojazd do pracy wydatków poniesionych na paliwo, jeśli pracownik dojeżdża do firmy, w której jest zatrudniony własnym samochodem.
Pamiętaj, że aby skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania dochodu, musisz pracodawcy złożyć oświadczenie albo skorzystać z formularza PIT-2 (druki są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów). W oświadczeniu należy zamieścić informację o miejscu zamieszkania oraz braku otrzymywania dodatków m.in. dodatku za rozłąkę.
Pracodawca wpisuje wartość kosztów w PIT-11, a Ty podczas rozliczenia tę wartość przenosisz do odpowiedniego pola w PIT-37 lub PIT-36. Jeśli pracodawca nie zastosował podwyższonych kosztów, a Ty masz do nich prawo, to samemu możesz je wpisać w zeznanie roczne.
Zwrot kosztów dojazdu do pracy z Funduszu pracy
Fundusz Pracy to państwowy fundusz celowy. Jego zadaniami są promocja zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacja zawodowa. Środki pochodzą m.in. z obowiązkowych składek pracodawców.
Zgodnie z art. 45 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy starosta może wrócić bezrobotnemu koszt przejazdu do pracodawcy i powrotu do miejsca zamieszkania w przypadku, jeśli urząd pracy skieruje go zakładu pracy znajdującego się poza miejscem zamieszkania. Warunkiem uzyskania zwrotu za dojazdy do pracy jest przychód w wysokości nieprzekraczającej 200% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 lipca 2023 r. kwota ta wynosi 3600 zł brutto. Refundacja może wynosić do 100% poniesionych kosztów przejazdu najtańszym, dogodnym środkiem transportu zbiorowego,
Warto wiedzieć, że zwrot za dojazd obejmuje też podjęcie stażu, przygotowania zawodowego dorosłych oraz skierowanie z urzędu na zajęcia z zakresu poradnictwa zawodowego.
Zwrot kosztów dojazdu do pracy możesz otrzymywać maksymalnie przez 12 miesięcy lub przez okres odbywania stażu, przygotowania zawodowego lub zajęć z zakresu poradnictwa zawodowego.
Procedura refundacji rozpoczyna się wraz ze złożeniem wniosku o zwrot kosztów we właściwym urzędzie pracy. Po jego akceptacji należy co miesiąc przedstawić wniosek
o zwrot faktycznie poniesionych kosztów przejazdu. Do niego trzeba dołączyć:
- dokumenty potwierdzające poniesione koszty (np. rachuneki albo oryginały skasowanych biletów );
- zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające kontynuację zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia za pracę brutto;
- ew. zaświadczenie od pracodawcy/organizatora potwierdzające kontynuację stażu, przygotowania zawodowego albo zajęć z zakresu poradnictwa zawodowego;
- uwierzytelniona przez pracodawcę/organizatora kopia listy obecności za miesiąc, którego dotyczy zwrot.
Podsumowanie
Dojazd do pracy to podstawowy obowiązek pracownika, dlatego nie zawsze może on liczyć na zwrot kosztów. Na różne formy refundacji decydują się zwykle właściciele zakładów mieszczących się w niewielkich miejscowościach albo na peryferiach miast.
Najpopularniejsze formy zwrotu za dojazd do pracy to zapewnienie autobusu pracowniczego, ryczałt z paliwo albo dofinansowanie biletów miesięcznych. Należy pamiętać, że każda pracująca osoba ma prawo do odliczenia od podatku kosztów uzyskania przychodów, do których zalicza się dojazd od pracy.
