Koszty uzyskania przychodu – czym są i jak je rozliczyć?

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów nazywa się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 definicja negatywna kosztów uzyskania przychodów.

Aby wydatek można było zaliczyć w poczet kosztów, musi on być:

• faktycznie poniesiony przez podatnika;
• bezzwrotny;
• związany z prowadzoną działalnością gospodarczą;
• nieujęty w art. 23 ustawy o PIT;
• właściwie udokumentowany.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

Pracownicze koszty uzyskania przychodów zależą od liczby zawartych umów o pracę i miejsca zamieszkania. Przypomnijmy, że w myśl art. 10 ustawy o PIT źródłami tego typu przychodów są stosunki służbowy, pracy, w tym spółdzielczy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Podstawowe koszty pracownicze w przypadku osób zamieszkujących w tej samej miejscowości co zakład pracy wynoszą:

• 250 zł miesięcznie, jednak nie więcej niż 3000 zł rocznie, w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku;
• do 4500 zł rocznie, kiedy pracownik uzyskuje przychody z kilku źródeł.

Jak odliczyć koszty dojazdu do pracy w PIT-37?

Zasadniczo to pracodawca odlicza koszty uzyskania przychodu, jakim są dojazdy, pomniejszając miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy. Kwota zostanie uwzględniona w PIT-11, tę z kolei należy przenieść do sekcji D w PIT-37.

Natomiast jeśli kwota faktycznie poniesionych wydatków na dojazd jest wyższa od sumy wskazanej w deklaracji PIT-11, podatnik ma prawo odliczyć rzeczywiste wydatki. Jest to możliwe pod warunkiem, że korzystał on ze środków transportu publicznego i ma potwierdzenie kosztów w postaci imiennego biletu okresowego.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Wyższe koszty uzyskania przychodu należą się osobom, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich oraz pracownikom wykonywającym pracę poza miejscem zamieszkania.

Ile wynoszą?

W przypadku pracowników dojeżdżających do pracy poza miejsce zamieszkania i uzyskujących przychód z jednej umowy jest to 300 zł miesięcznie, jednak nie więcej niż 3600 rocznie. Pod warunkiem że pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Osobom uzyskującym przychody z kilku miejsc pracy przysługuje odliczenie łącznie do 5400 zł rocznie.

Oświadczenie pracownika

Aby pracodawca mógł zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, pracownik musi złożyć oświadczenie o liczbie miejsc pracy i adresie. Dokument jest ważny do odwołania. Przy czym zatrudniony ma obowiązek powiadomić swój zakład pracy o zmianach wpływających na wysokość odliczenia.

Jak rozliczyć?

Warto wiedzieć, że pracownik ma prawo złożyć pracodawcy wniosek o pobór zaliczek na PIT bez stosowania podstawowych, jak i podwyższonych kosztów ze stosunku pracy.

W takim przypadku sam musi rozliczyć koszty, uzupełniając sekcję D w rocznej deklaracji PIT-37.

Koszty uzyskania przychodu a przekazanie praw autorskich

Do zysków z praw autorskich można zastosować 50% koszty uzyskania przychodów. Stosuje się je do przychodów z tytułu:

• zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
• opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa do stosowania powyższych wynalazków, wzorów i znaków;
• korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3, powyższe koszty stosuje się wyłącznie do przychodów uzyskiwanych z:

• działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
• działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
• produkcji audialnej i audiowizualnej;
• działalności publicystycznej;
• działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;
• działalności konserwatorskiej;
• tytułu prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 opracowanie cudzego utworu ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062 oraz z 2022 r. poz. 655), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
• działalności badawczo­‑rozwojowej, naukowej, naukowo­‑dydaktycznej, badawczej, badawczo­‑dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Aby zastosować 50% kosztu, przedmiotem umowy musi być powstanie utworu w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim, czyli dzieła zamówionego i oczekiwanego o indywidualnym charakterze. Musi on być też przyjęty przez pracodawcę albo zleceniodawcę, co oznacza przekazanie praw autorskich. Co ważne roczne koszty uzyskania przychodów z tego tytułu nie mogą przekroczyć łącznie 120 tys. zł.

Koszty uzyskania przychodu w przypadku umowy zlecenie i umowy o dzieło

Koszty uzyskania przychodu z umów zlecenie i o dzieło można rozliczać na podstawie zryczałtowanej stawki 20%. Z tym że koszty oblicza się od przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe.

Koszty uzyskania przychodów – zarządzanie i członkostwo

W przypadku osób uzyskujących przychody:

• na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich oraz o podobnym charakterze;
• w ramach powoływania i należących do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;

pracodawca uwzględnia koszty uzyskania przychodów w wysokości do:

• 3000 zł rocznie – przy jednym stosunku prawnym;
• 4500 zł rocznie z kilku stosunków prawnych.

Koszty uzyskania przychodów – pełnienie obowiązków społecznych lub obywatelskich

Osoby pełniące obowiązki społeczne i obywatelskie wykonują zadania związane z pełnieniem funkcji publicznych i państwowych. Są to przykładowo: działalność posłów i senatorów, radnych, członków komisji wyborczych oraz ławników sądów powszechnych.

W ich przypadku pracodawca wykazuje kosztu uzyskania przychodu w PIT-11 w wysokości do:

• 3000 zł rocznie – jeśli przychód był z jednego źródła;
• 4500 zł rocznie z kilku umów.

Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej

Aby przedsiębiorca mógł zaliczyć poniesione wydatki do kosztów uzyskania przychodu, muszą one być związane z prowadzoną działalnością. Co ważne, w przypadku kontroli skarbowej, to podatnik jest zobowiązany do udowodnienia związku pomiędzy wykazanymi kosztami a prowadzoną działalnością.

Co może być kosztem uzyskania przychodu?

Zasadniczo kosztem uzyskania przychodu mogą być wszystkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Przykładowo odliczyć można:

• zakup artykułów biurowych i środków czystości;
• utrzymanie domeny i strony internetowej;
• utrzymanie i wyposażenie biura (np. czynsz, opłaty za media);
• koszt usług księgowych;
• opłaty bankowe;
• abonamenty telefoniczne i internetowe;
• sprzęt komputerowy;
• samochód (nabycie i koszty eksploatacyjne);
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych;
• wniesioną opłatę recyklingową.

Czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 23 do kosztów uzyskania przychodu nie zaliczają się m.in.:

• wydatki na usługi i rzeczy służące wyłącznie celom prywatnym;
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego powyżej kwoty 225 tys. zł – w przypadku aut elektrycznych oraz 150 tys. zł dla reszty;
• wydatki na spłatę pożyczek i kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek;
• odsetki od własnego kapitału włożonego w źródło przychodów;
• wartość własnej pracy, małżonka i małoletnich dzieci;
• grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniach: karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar;
• koszty reprezentacyjne, w tym wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.

Koszty kwalifikowane

Za koszty uzyskania przychodów uznaje się też wydatki poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane kosztami kwalifikowanymi.

Za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

• nabycie materiałów, surowców i usług bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
• zakup niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego;
• zlecenie wykonania ekspertyz, opinii i wyników badań naukowych;
• koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego.

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty. Natomiast w sytuacji, kiedy przedsiębiorca poniósł za ten rok stratę albo kwota dochodu jest niższa od sumy kosztów kwalifikowanych, to te można wykazywać w zeznaniach za sześć kolejnych następujące po sobie lat podatkowych.

Wydatki w celu zwiększenie przychodów

Kosztem uzyskania przychodów są też nakłady finansowe poniesione w celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży wytworzonych przez firmę produktów. Odliczyć można kwotę do wysokości dochodu uzyskanego w roku podatkowym, jednak nie więcej niż 1 mln zł.

Ponadto warunkiem jest, aby firma w okresie dwóch kolejno następujących po sobie lat licząc od tego, w którym poniosła owe koszty, zwiększyła przychody ze sprzedaży produktów w stosunku do roku przed wydatkami.

Kosztami tego typu są:

• wydatki związane z uczestnictwem w targach, np. zakup biletów, organizację miejsca wystawowego;
• działania promocyjno-informacyjnych dotyczący wytworzonych produktów, np. zakup reklamy, przygotowanie strony internetowej; druk ulotek albo katalogów;
• dostosowanie opakowań produktów do wymagań kontrahentów;
• przygotowanie dokumentacji umożliwiającej sprzedaż produktów, np. rejestracja znaków towarowych;
• przygotowania dokumentów ofertowych.

Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?

Odliczyć można wyłącznie udokumentowane koszty, czyli takie, które są zakwalifikowane jako dokumenty księgowe. Są to m.in.:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne;
• dzienne zestawienia dowodów sprzedaży sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych, bankowych i za przejazd autostradą;
• umowy albo rachunki do umów;
• dowody wewnętrzne.

Jako dowody wewnętrzne najczęściej rozlicza się rachunki za media, internet oraz podróż służbową.

Koszty uzyskania przychodu a podatek VAT

Co do zasady podatek VAT nie stanowi kosztu uzyskania przychodu (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT). Jednak od tej reguły jest kilka wyjątków.

VAT może stanowić koszt uzyskania przychodów gdy:

• podatnik jest zwolniony z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów, lub świadczenia usług zwolnionych od tego podatku;
• zgodnie z przepisami podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku VAT (o ile naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej).

W powyższych sytuacjach przedsiębiorca wlicza w koszty uzyskania przychodu wartość całej faktury wraz z podatkiem.

Ponadto podatek należny VAT można odliczyć w przypadkach:

• importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeśli nie jest on podatkiem naliczonym;
• przekazania lub zużycia przez podatnika towarów, lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, np. próbki i prezenty o małej wartości;
• nieodpłatnie przekazanych towarów, np. nagrody dla klientów za zakupy o dużej wartości.