Model pracy, który najlepiej łączy obie potrzeby, to tzw. model hybrydowy, w którym pracownicy mają możliwość pracy zarówno z biura, jak i z domu. Jest to forma pracy, która zdobywa największe uznanie. W opracowaniu „Perspektywa pracowników. Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021” aż 60% respondentów badania wskazało, że chciałoby w przyszłości pracować częściowo zdalnie, a częściowo z biura.
Plusy i minusy pracy zdalnej
Okres pandemii, a w związku z tym również długi czas spędzony na pracy zdalnej, przyczynił się do spojrzenia nieco bardziej krytycznym okiem na niestacjonarną formę pracy.
Do zalet pracy zdalnej pracownicy zaliczyli:
- elastyczne godziny pracy (55%),
- oszczędność czasu (54%),
- możliwość pracy z dowolnego miejsca (53%),
- mniejsze ryzyko zakażenia się chorobami (53%),
- indywidualne tempo pracy (49%).
Największą wadą pracy zdalnej zdaniem ankietowanych jest przede wszystkim ograniczony kontakt ze współpracownikami i alienacja (44%). Jako kolejny aspekt utrudniający pracę w warunkach domowych respondenci wskazali rozpraszanie uwagi przez pozostałych członków rodziny (41%). Osoby biorące udział w badaniu wskazały też, że odczuwają brak skupienia się na pracy (39%), co prowadzi jednocześnie do konieczności samodyscypliny (37%). Na wysokim miejscu znalazły się także zwiększone koszty za energię elektryczną.
Jak wynika z raportu Personnel Service, tylko 4 na 10 pracodawców współfinansowało wyposażenie biurowe pracowników pracujących w trybie home office, a jedynie 17% z nich pomogło w opłaceniu części rosnących rachunków. Hybryda w tym przypadku może być kompromisem.
Rodzaje modelu hybrydowego
Zanim przystąpimy do etapu wdrożenia warto zastanowić się, jaki rodzaj pracy hybrydowej chcemy wprowadzić – można zdecydować się na różne jego warianty. Na swoim blogu Maja Gojtowska wymienia trzy typy hybrydowości w organizacji pracy. Pierwszy z nich to stały podział zespołów. Oznacza on, że część zespołu wykonuje swoje obowiązki w pełni z domu, a pozostali dzielą miejsce pracy na biuro oraz dom. Przykładem może być np. dział graficzny lub kreatywny i sytuacja, gdy dany dział korzysta z komputerów stacjonarnych – wtedy jest trudniej, aby taki pracownik płynnie korzystał z modelu łączącego pracę stacjonarną z trybem zdalnym.
Inną opcją jest przyjęcie modelu rotacyjnego, który polega na tym, że grupy pracowników regularnie wymieniają się – w określonym terminie jedna grupa pracowników jest biurze, a druga pracuje niestacjonarnie. To ciekawe rozwiązanie szczególnie wtedy, gdy firma zatrudnia coraz więcej pracowników, a biuro nie jest w stanie pomieścić wszystkich. Zespół mając do dyspozycji większą przestrzeń, będzie miał większy komfort pracy, co może pozytywnie wpłynąć także na skupienie pracowników. O rotacyjnym systemie pracy można przeczytać w artykule: Trend połączony z tradycyjną formą – rotacyjny system pracy.
Popularnością cieszy się również model, w którym daje się pracownikom wolny wybór, czyli umożliwia zarówno korzystanie z przestrzeni biurowej, jak i daje możliwość pracy zdalnej. W tej formie nie narzuca się pracownikom jednego, obowiązującego wszystkich rozwiązania. Ta metoda jest popularna w firmach z branży IT – organizacje mogą wtedy zatrudniać najlepszych specjalistów na rynku, nie zważając na ich lokalizację. W Polsce najwięcej ofert z pogranicza marketingu, IT, e-commerce publikują firmy z siedzibą w Warszawie, więc takie rozwiązanie umożliwia rekrutowanie pracowników z innych miast, a nawet krajów.
Zasady wybierania home office
Niezależnie od preferowanego systemu, warto przed jego wdrożeniem zweryfikować nastroje panujące w zespole i sprawdzić, jakie doświadczenia pracownicy wynieśli z okresu pracy zdalnej w trakcie pandemii. Ważne jest również, z jakimi problemami się borykali, które aspekty bycia poza biurem przypadły im do gustu oraz ile osób chce w taki sposób pracować. To ważne, bo zebrana wiedza pozwoli lepiej zrozumieć potrzeby zespołu, zarysować odpowiedni plan działań i wdrożyć właściwe rozwiązanie. Menedżer może w tym celu przeprowadzić ankietę wśród pracowników lub zorganizować bezpośrednie spotkania.
Praca w trybie łączonym niesie ze sobą ryzyko chaosu pod względem zarówno komunikacyjnym, jak i związanym z dostępnością danych osób. Aby tego uniknąć, warto ustalić zasady: kiedy, w jaki sposób i kogo pracownicy informują o tym, że będą przebywać w domu. W przypadku zespołu rozproszonego, gdzie pracownicy nie widzą siebie nawzajem, trudno jest posiadać wiedzę, czy kogoś nie ma w biurze, bo pracuje zdalnie, czy też np. jest na zwolnieniu lekarskim lub przebywa na urlopie.
Warto zainwestować w system, który będzie mieć ogólnodostępny terminarz i za pomocą którego będzie można sprawdzić, czy ktoś jest na urlopie, na L4, a może po prostu pracuje z domu. Można w tym celu skorzystać z ofert firm, które dostarczają takie rozwiązania lub zastosować pliki dzielone i prostą tabelkę w Excelu. Ważne, aby zarówno pracownicy, jak i menedżerowie, mogli sprawdzić dostępność poszczególnych osób. To znacznie usprawni organizację pracy.
Biuro w modelu hybrydowym
Jeśli firma decyduje się na formę dającą dowolność pracownikom w kwestii korzystania z biura, to trzeba również pomyśleć o sformułowaniu zasad używania przestrzeni biurowej. Pracownicy muszą mieć możliwość zweryfikowania, czy w danym dniu będzie czekało na nich wolne biurko lub sala konferencyjna. Kiedy korzystamy z systemu rezerwacji, warto ustalić: z jakim wyprzedzeniem należy powiadomić o rezerwacji oraz kiedy i w jaki sposób można ją anulować.
Za system rezerwacji może posłużyć zwykły kalendarz. Warto również określić zasady korzystania z biura – np. pracownicy zawsze po zakończonej pracy zostawiają po sobie porządek, zabierają prywatne rzeczy ze sobą. Z pozoru wydaje się to oczywiste, ale praktyka pokazuje, że osobiste przyzwyczajenia są czasem silniejsze, a w tym modelu trzeba mieć na względzie współdzielenie przestrzeni i dobro ogółu.
Istotne jest branie pod uwagę zachowań i opinii pracowników. Dla wielu z nich niezwykle ważne w pracy są relacje z innymi ludźmi. Z tego powodu biuro może posiadać funkcję zbliżającą pracowników do siebie. Korzystając z hybrydowości podczas pracy niezwykle istotnym aspektem jest możliwe wykluczenie pracowników niestacjonarnych – warto o nich pamiętać i zadbać o to, aby np. podczas spotkań łączonych mieli czas na wypowiedź. W ten sposób będziemy w stanie uniknąć powstawania różnic pomiędzy aktywnością osób pracujących zdalnie, a tymi wykonującymi swoje obowiązki z biura.
Czas pracy i produktywność
Wdrażając model hybrydowy warto również przemyśleć kwestie monitorowania czasu pracy oraz jej efektywności. Z opracowania OLX wynika, że aż 73% spośród ankietowanych, którzy zarządzają pracą innych ludzi, nie używa żadnych narzędzi do monitorowania czasu pracy swojego zespołu wykonującego obowiązki zdalnie. Czy jest to istotne? Odpowiedzią na to pytanie jest inny wynik – 82% badanych pracowników wskazało, że zdarzyło im się wykonywać podczas home office czynności niezwiązane z pracą. Aż 72% wskazało, że są to przede wszystkim obowiązki domowe, takie jak pranie czy sprzątanie.
Aż 82% badanych pracowników wskazało, że zdarzyło im się wykonywać podczas home office czynności niezwiązane z pracą.
Dane płynące z opracowania pokazują, że kwestia monitorowania pracy i jej efektywności powinna znaleźć się na liście priorytetów każdej firmy, która zdecyduje się na wprowadzenie trybu zdalnego lub hybrydowego. Aby uniknąć nieporozumień – zarówno pomiędzy menedżerem i podwładnym, jak i między samymi pracownikami – można skorzystać z narzędzi do monitorowania aktywności pracowników, takich jak Activtrak, Desktime czy Worktime. Te usługi świetnie sprawdzą się w firmach, które rozliczają się godzinowo za projekt z klientem.
W innych przypadkach można skorzystać z aplikacji mających nieco bardziej kompleksowy charakter – takich, które pozwalają na monitorowanie postępów prac w systemie pracy opartej o cele lub projekty. Te rozwiązania usprawniają komunikację, obieg plików, pozwalają też kontrolować bazę klientów. Warto w tym celu sprawdzić listę programów rekomendowanych do pracy zdalnej i dopasować rozwiązania do indywidualnych potrzeb firmy. Przykładowe rozwiązania można znaleźć pod tym linkiem.
W celu monitorowania pracy warte polecenia jest wprowadzenie regularnych spotkań całego zespołu. Decydując się na taki krok powinno się jednak ustalić, gdzie i w jakiej formie mają się one odbywać – w pełni online, w biurze lub dowolnie. Podczas spotkań można omówić projekty pracowników, ich aktywności, wprowadzić formę Q&A, aby załoga miała możliwość zadawania pytań i dzielenia się swoimi doświadczeniami.
Narzędzia do komunikacji
Skoro o spotkaniach mowa, to niewątpliwie warto przemyśleć narzędzia, które będą wykorzystywane do komunikacji wewnątrz firmy. Obecnie mamy do dyspozycji wiele możliwości, dlatego w pierwszej kolejności trzeba określić, do jakich czynności będą używane poszczególne aplikacje. Na przykład do szybkiej i wewnętrznej komunikacji mogą być wykorzystywane komunikatory, takie jak Skype albo Messenger; do śledzenia projektów używane będzie przykładowo Trello, natomiast kluczowe informacje i decyzje przekazywane będą w formie maila.
Lista obszarów wartych ustrukturyzowania może być dłuższa – wszystko zależy od organizacji i jej potrzeb. Niezależnie od przedsiębiorstwa warto przed wdrożeniem modelu hybrydowego ustalić przejrzyste zasady, które ułatwią pracę i pozwolą uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.
