Matryca kompetencji – jak kompleksowo zaplanować rozwój pracownika

24.01.22
clock 6 min.
Joanna Kamińska
Każdy pracownik wnosi do firmy określone kompetencje, a świadomość tego jakie umiejętności i doświadczenia posiadają poszczególne osoby, przekłada się na efektywne realizowanie celów biznesowych w firmie. Dzięki tej wiedzy menedżerowie są w stanie dopasować zadania do konkretnych pracowników, bazując na ich mocnych stronach, a także mają świadomość, które obszary wymagają poprawy.

Zaczynając od podstaw – kompetencje pracownika to jego doświadczenia, umiejętności i postawy. Istotne jest to, czego dotąd doświadczyła dana osoba, co potrafi oraz jakie ma podejście do zadań oraz motywację do tego, aby wykorzystywać swoje predyspozycje w miejscu pracy. Dla realizacji celów biznesowych firmy, znaczące są te kompetencje, z których pracownik korzysta w miejscu pracy, a nie jedynie jego deklaracje dotyczące mocnych stron, które posiada. Jeśli bowiem nie ujawniają się one przy realizacji zadań, nie przekładają się na wartość dla pracodawcy.

Matryca kompetencji to zbiór kompetencji istotnych w danej firmie i przyporządkowanych do poszczególnych pracowników. Przedstawia ona w graficzny sposób poziomy rozwoju poszczególnych obszarów w ramach zespołu. Zazwyczaj wykorzystuje się do tego tabelę, która uwzględnia każdą zatrudnioną osobę i opisuje jej poziom rozwoju kompetencji. Wykorzystuje się do tego skalę, najczęściej 4- lub 5-stopniową. Dzięki temu menedżer zarządzający danym zespołem wie, jak dobrać zadania oraz jak rozłożone są akcenty mocnych i słabych stron. Jest to podstawa potrzebna do właściwego realizowania celów biznesowych, ale też do planowania rozwoju pracowników.

Jak pracować z matrycą kompetencji?

Przede wszystkim istotne jest zadbanie o to, aby zawierała ona umiejętności, które są potrzebne w danym zespole. Niektórzy błędnie zakładają, że matryca to jedynie kompetencje miękkie. Jednak powinna zawierać także twarde aspekty dotyczące np. obsługi wykorzystywanych programów czy w przypadku firmy produkcyjnej – maszyn.

Matryca kompetencji jest wartościowa i przydatna wtedy, gdy zostanie przygotowana pod konkretne potrzeby i obszary funkcjonujące w danej firmie. Poza tym ważne jest jej aktualizowanie wraz z rozwojem pracowników, a także z pojawianiem się nowo zatrudnionych w organizacji. Jeśli planowane są nowe działania, potrzebne jest sprawdzenie, czy kompetencje, które będą istotne, są zawarte w matrycy oraz na jakim poziome są one wypełnione przez zatrudnione osoby.

Matryca kompetencji – jakie przynosi korzyści

Matryca ma wiele zastosowań w codziennym funkcjonowaniu zespołów. W sytuacji nieobecności jednej osoby, z łatwością można sprawdzić, kto posiada umiejętności, które pozwolą na zorganizowanie zastępstwa. Bez zebrania takich informacji wcześniej, trzeba działać bardziej intuicyjnie i szukać pracowników, którzy mogą wesprzeć w poszczególnych obszarach.

Im bardziej rozbudowany jest zespół oraz im bardziej zadania są pilne, tym większą wartością jest posiadanie przygotowanego arkusza, który pomoże dopasować osoby do zadań.

Drugim przypadkiem jest chociażby planowanie urlopów. Jeśli w firmie są pracownicy, których kompetencje w ramach matrycy się pokrywają i są oni dla siebie zastępstwem np. pod kątem obsługi określonego urządzenia czy programu, to układając harmonogram urlopu, należy rozdzielić ich terminy nieobecności, aby nie stracić ciągłości wykonywanych zadań. Kolejnym obszarem, w którym macierz kompetencji jest nieodzowna, jest przypisywanie pracowników do projektów. Jeśli menedżer otrzymuje nowe zlecenie wymagające określonych umiejętności czy doświadczeń, może w prosty sposób dobrać najbardziej optymalny skład zespołu.

Przeczytaj także: Kompetencje pracowników przydatne w okresie pandemii

Odpowiednio przygotowane profile kompetencyjne ułatwiają również opracowywanie planów rekrutacyjnych. Wiedząc, jakie w firmie są potrzeby, możliwe jest stworzenie profilu kandydata i wybranie osoby, która wypełni lukę.

Matryca kompetencji to także doskonałe narzędzie do opracowywania ścieżek rozwoju pracowników oraz awansów. Przy posiadaniu określonych założeń dotyczących poziomu umiejętności na poszczególnych stanowiskach można dobrać wskaźniki, zarówno odnoszące się do kompetencji twardych, jak i miękkich i oznaczyć, co jest wymagane przy przejściu na wyższy szczebel.

Jak tworzyć matrycę i jak ją aktualizować?

Przygotowanie modeli kompetencji wymaga ich dopasowania do potrzeb danej firmy. Poszczególne organizacje różnią się od siebie wymaganiami, zadaniami i wyzwaniami, dlatego też konieczne jest przygotowanie rozwiązania, które będzie odpowiednio dostosowane. Można korzystać z gotowych szablonów przygotowywanych przez firmy zewnętrzne i z nich wybrać określone wskaźniki, które będą wykorzystane w firmie. Jednak powinny być one bazą, na której dalej wypracuje się zbiór umiejętności, doświadczeń i poziomów kompetencji, które dokładnie opiszą wymagania danej firmy oraz pracy w poszczególnych zespołach.

Stworzenie zestawu kompetencji jest początkiem. Aby przygotować matrycę z uwzględnieniem poziomów umiejętności u poszczególnych pracowników, konieczne jest ocenienie zespołu. Do tego wykorzystywane są różne systemy oceny pracowników. Czasami jest to analiza kompetencji metodą 180 czy 360 stopni, w innym przypadku firmy np. korzystają z samoopisu pracownika oraz jego deklaracji na temat poszczególnych umiejętności. Część twardych kompetencji jest ponadto ściśle powiązana z posiadaniem uprawnień – uzyskanie konkretnych umiejętności lub certyfikatów może być obszarem do monitorowania i uzupełniania w systemie przez menedżera.

Model kompetencyjny, profile, mapa kompetencji?

Nazewnictwo dotyczące matryc kompetencyjnych bywa bardzo różne, czasami podchodzi się do tematu w węższym zakresie i kompetencje miękkie oraz twarde wspierają system oceny pracownika bez wykorzystania wniosków do planowania pracy. Innym razem, kompetencje tworzą kompleksowe narzędzia wspierające modele zarządzania zasobami ludzkimi.

Realne dane na temat poziomów kompetencji pracowników oraz zestawianie ich z potrzebami firmy to podstawa do działania i planowania projektów rozwojowych.

Nazwa jest rzeczą wtórną i warto wybrać taką, która będzie zrozumiała dla zespołu i dopasowana do kultury organizacyjnej oraz sposobu komunikacji w firmie. Najważniejsze jest to, aby zadbać o użyteczność przygotowanych narzędzi i opracować matrycę, która będzie realnie oddawała poziom rozwoju zespołu oraz będzie wparciem w realizacji codziennych wyzwań.

Właściwie przygotowana matryca oraz odpowiednie narzędzia pozwalające na ocenę kompetencji pracowników, a także konsekwencja w działaniach, to podstawa do planowania i realizowania działań rozwojowych w firmie. Dzięki niej można rozwijać mocne strony pracowników, a także wiedzieć, czy ich słabe strony wpływają na realizację zadań i nad którymi z nich trzeba pracować. Realne dane na temat poziomów kompetencji pracowników oraz zestawianie ich z potrzebami firmy to podstawa do działania i planowania projektów rozwojowych.