Trend połączony z tradycyjną formą – rotacyjny system pracy

15.01.21
clock 5 min.
Joanna Sieradzka
Głębokie zmiany organizacyjne, jakie na pracodawcach wymusiła wciąż trwająca pandemia, owocują całkowicie nowym podejściem do miejsca pracy. Czy własne biurko w pracy stanie się niedługo przeżytkiem? Część firm postawiła na rotacyjny system pracy i widzi sporo plusów tego rozwiązania.

Lokalizacja miejsca pracy, jako ważny element podczas szukania pracy, w pandemii straciła na znaczeniu. Rolę spotkań w salkach konferencyjnych przejęły wideokonferencje na Zoom, Google Meets czy Microsoft Teams. Zaczęto powoli rozumieć, że część formatów odbywających się dotychczasowo stacjonarnie, może w sposób skuteczny odbywać się w formie online.

Otrzymując możliwość pracy w formie zdalnej, pracownicy skorzystali z trybu, którego część z nich nie miała okazji poznać wcześniej w karierze zawodowej. Nie jest więc czymś dziwnym, że większość osób polubiła taki format, m.in. przez olbrzymią oszczędność czasu, co widać szczególnie w dużych miastach, gdzie odległości pomiędzy domem a biurem są często spore.

Pracodawcy zostali zatem z nierzadko setkami metrów powierzchni biurowej, którą muszą utrzymać, a która w tej chwili stała się właściwie bezużyteczna. W poszukiwaniu oszczędności na kosztach stałych renegocjują umowy z wynajmującymi, zmniejszają powierzchnię biurową lub nawet całkowicie rezygnują z siedziby.

Dlaczego już teraz właściciele firm decydują się na tak stanowcze ruchy, skoro istnieje prawdopodobieństwo, że za kilka miesięcy sytuacja pandemiczna może się znacznie uspokoić?

Coraz częściej pojawiają się głosy mówiące o tym, że nawet po wygaśnięciu pandemii część pracowników nie wróci już do biur i wybierze zdalny tryb pracy. Część z nich będzie wolała pracować w trybie mieszanym, odwiedzając biuro tylko wtedy, kiedy będzie to konieczne lub w ramach odskoczni od pracy w domu. Dlatego niektóre firmy już teraz wdrażają rotacyjny system pracy, który niewykluczone, że w najbliższym czasie zdobędzie jeszcze większą popularność.

Dobre strony „gorących biurek”

Rotacyjny system pracy zakłada traktowanie biura (lub jego części) jako przestrzeni co-workingowej, gdzie miejsca pracy nie są przypisane do konkretnej osoby, a można je „wynająć”, rezerwując np. w kalendarzu czy specjalnej aplikacji na określony czas. Zarezerwować można sale konferencyjne lub nawet pojedyncze biurka, zwane hot desks. Pracownik przez przyjściem do biura może sprawdzić dostępność miejsc i zorientować się, ile osób jest już na miejscu.

To rozwiązanie doskonale sprawdza się w firmach, gdzie pracownicy do wykonywania obowiązków potrzebują jedynie np. przenośnego komputera i telefonu, a także np. łącza VPN, aby uzyskać bezpieczny dostęp do firmowych zasobów. Tym samym mogą pracować z dowolnego miejsca i elastycznie zarządzać swoją obecnością w biurze. Nie będąc zobowiązani do pojawiania się w nim codziennie, mogą traktować pracę z biura jako miłą odmianę i okazję do zmiany miejsca pracy, żeby przerwać monotonię, która w skrajnych przypadkach może prowadzić do wypalenia zawodowego.

Jeśli pracodawca umożliwia samodzielne zarządzanie czasem spędzonym w biurze oraz domu, jest to także ukłon w stronę pracownika i okazanie mu zaufania.

Firma stwarza dogodne warunki w biurze, zapewniając określony standard i ergonomię, zaś pracownik sam decyduje o tym, gdzie w danym momencie będzie wydajniej pracował.

Rotacyjny system pracy ma szansę zadomowić się w naszych firmach także ze względów ekonomicznych. Firma będzie utrzymywać zdecydowanie mniejszą powierzchnię biurową, obniżając tym samym koszty stałe, które w przypadku kolejnych fal pandemii lub innych nieprzewidzianych okoliczności pozwolą na łatwiejsze zarządzanie budżetem. Do kosztów utrzymania biura zaliczyć należy nie tylko cenę wynajmu powierzchni, ale także jej wyposażenie, sprzątanie, niezbędne naprawy i serwis. Przy dobrze zaplanowanym skalowaniu wielkości biura, oszczędności mogą być znaczne.

Rotacja nie dla każdego

Nie każda firma jest gotowa na rotacyjny system pracy. Zanim właściciele firm wprowadzą taki model w swojej organizacji, muszą zastanowić się, czy ich kultura organizacyjna, infrastruktura i poszczególne procesy sprostają temu zadaniu.

Jeśli np. przestrzeń biurowa składa się głównie z niewielkich pokoi, które dotychczas zajmowali zżyci ze sobą od lat pracownicy, ciężko będzie im zaakceptować fakt, że „ich pokój” przestanie istnieć. Organizacje, które nadal borykają się z trudnościami w organizacji pracy zdalnej, mają kłopot z przepływem informacji czy infrastrukturą (laptopy, komunikatory, CRM), także powinny odłożyć projekt rotacyjnego systemu pracy na później.

W rozmowach o przyszłości rynku pracy i trwałych zmianach, jakie niesie ze sobą pandemia COVID-19, pojawiają się głosy wskazujące na nadchodzący prymat pracy zdalnej, która z przyczyn ekonomicznych i organizacyjnych mogłaby wyprzeć stacjonarny model świadczenia pracy. Obowiązki wykonywane na pełen etat z domu miałyby stać się standardem dzięki upowszechnieniu rozwiązań komunikacyjnych, organizacyjnych i prawnych (w tym np. kwalifikowanych podpisów elektronicznych).

Wydaje się jednak, że bardziej prawdopodobne jest upowszechnienie się właśnie rotacyjnego systemu pracy, który z jednej strony umożliwia ograniczenie kosztów utrzymania biura dla wszystkich pracowników, z drugiej zaś pozostawia dużą swobodę w zarządzaniu swoim miejscem pracy.