Zatrudnienie Ukraińca – jak to zrobić? Wyjaśniamy!

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – co to jest?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona względem uzyskania pozwolenia na prace, procedura zatrudniania cudzoziemców z wybranych krajów.

Trzeba pamiętać, że oświadczenie nie wystarczy do legalnej pracy w Polsce – cudzoziemiec musi mieć tytuł pobytowy pozwalający na pracę, czyli np. wizę albo zezwolenie na pobyt czasowy. Natomiast na mocy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terenie tego państwa, pobyt osób, które wjechały legalnie na teren naszego kraju z Ukrainy w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i deklarują zamiar pozostania na terytorium Polski, uznaje się za legalny do dnia 4 marca 2024 r.

Oświadczenie znacznie przyspiesza i ułatwia procedurę zatrudnienia Ukraińca, jak i obywateli wybranych państw.

Warunki wpisu do ewidencji oświadczeń

Na mocy oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi można zatrudnić obywateli: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy na okres do 24 miesięcy. Pod warunkami, że:

• wykonywane prace nie będą sezonowymi;
• dzień świadczenia pracy nastąpi nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia;
• wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od pensji innych pracowników wykonujących porównywalną pracę lub na podobnym stanowisku.

Wyjaśnijmy, że prace sezonowe to takie, które trwają do 9 miesięcy w roku i obejmują branże: rolnictwo, ogrodnictwo i turystykę.

Po uzyskaniu wpisu do ewidencji pracodawca ma obowiązek pisemnie powiadomić powiatowy urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca. Ma na to 7 dni od planowanej daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu.

Co powinno zawierać oświadczenie?

Oświadczenie trzeba złożyć, zanim zatrudnimy cudzoziemca. Co do zasady rozpatrzenie wniosku i wpis do ewidencji trwa 7 dni. Co istotne zatrudnienie Ukraińca albo innego cudzoziemca jest legalne w okresie określonym w oświadczeniu. Zwykle jest to termin podany przez pracodawcę, ale też urząd pracy może go zmienić. W takiej sytuacji urzędnik wpisze do dokumentu termin rozpoczęcia i zakończenia pracy.

W oświadczeniu oprócz danych osobowych Ukraińca oraz danych adresowych i rejestrowych pracodawcy należy podać:

• nazwę stanowiska albo rodzaj wykonywanej pracy;
• nazwę i kod zawodu;
• podstawowy zakres obowiązków;
• symbol PKD i opis działalności gospodarczej pracodawcy;
• miejsce wykonywania pracy przez Ukraińca;
• rodzaj umowy, na podstawie której cudzoziemiec będzie zatrudniony;
• wymiar czasu pracy;
• wynagrodzenie brutto określone stawką godzinową lub miesięczną;
• okres, na jaki pracodawca zamierza powierzyć wykonywanie pracy cudzoziemcowi.

Dokumenty wymagane do oświadczenia

Oprócz wypełnionego oświadczenia urząd wymaga przedłożenia:

• dowodu wniesienia opłaty za złożenie dokumentów (100 zł);
• dokumentu podróży cudzoziemca zawierającego jego dane osobowe;
• oświadczenia pracodawcy o niekaralności.

Dodatkowo urząd może wymagać dostarczenia dokumentów dotyczących firmy:

• odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub innego właściwego rejestru zawierający aktualne dane na dzień składania wniosku;
• kopii zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS albo zaświadczenie z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub innego dokumentu potwierdzający jego posiadanie – dotyczy osób prowadzących gospodarstwo rolne.

Gdzie złożyć oświadczenie

Dokumenty pracodawca składa do powiatowego urzędu pracy właściwego co do siedziby firmy lub miejsca stałego pobytu albo zameldowania w przypadku osoby fizycznej, w tym jednoosobowej działalności gospodarczej. W zależności od oddziału różne są wymagania co do formy. Duże ośrodki preferują dostarczenie oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl, mniejsze mogą żądać przedłożenia dokumentów osobiście lub tradycyjną pocztą.

Najłatwiejszym i najszybszym sposobem jest złożenie oświadczenia za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. W tym celu, po zalogowaniu należy:

• wybrać zakładkę oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi PSZ-OPWP; 
• wypełnić formularz;
• załączyć scany wymaganych dokumentów;
• podpisać wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym i zatwierdzić.

Jeśli dokumenty i załączniki są złożone i wypełnione poprawnie, urzędnik dokona wpisu do ewidencji. Potwierdzeniem wpisu jest oświadczenie z pieczątką urzędu lub z podpisem elektronicznym jego pracownika. Dokument trzeba odebrać osobiście albo wydrukować z portalu praca.gov.pl.

W jakim przypadku starosta może odrzucić oświadczenie?

Istnieje kilka przypadków, w których starosta może wydać decyzję odmowną. Dzieje się tak, jeżeli:

• wnioskodawca jako firma dopuściła się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców, lub niektórych przepisów kodeksu karnego;
• z okoliczności wynika, że oświadczenie jest pozorne lub będzie wykorzystane przez cudzoziemca w innym celu;
• firma nie dopełniła obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzaniem pracy, np. nie ma wystarczających środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy albo zalega z odprowadzaniem składek na ZUS, albo podatkami;
• nie zostały spełnione warunki wpisu oświadczenia do ewidencji.

Pracodawcy przysługuje odwołanie od decyzji starosty. Należy je złożyć w ciągu 14 dni od otrzymania powiadomienia do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej za pośrednictwem starosty, który wydał decyzję.

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy

Dzięki przepisom o pomocy Ukraińcom, zatrudnienie obywateli tego kraju (spełniających warunki zapisane w ustawie) można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o podjęciu pracy przez obywatela Ukrainy. Zatem nie jest wymagane zezwolenie na pracę ani oświadczenie. Na takich samych zasadach pracę może podjąć małżonek Ukraińca niemający obywatelstwa tego państwa.

Na wysłanie powiadomienia pracodawca ma 14 dni, od podjęcia pracy przez pracownika. Dokument powinien zawierać:

• dane firmy powierzającej wykonywanie pracy;
• dane osobowe obywatela Ukrainy:
• rodzaj zawartej umowy;
• stanowisko lub rodzaj pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia;
• wymiar czasu pracy;
• liczbę wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych wg stanu na 23 lutego 2022 r. oraz na dzień złożenia powiadomienia.

Podpisanie umowy i zgłoszenie do ZUS

Pracodawca, który dokonał powiadomienia o zatrudnieniu Ukraińca lub złożył oświadczenie, musi zawrzeć ze zgłoszoną osobą pisemną umowę, zawierającą warunki przedstawione w ww. dokumentach. Przed podpisaniem umowy, cudzoziemiec powinien dostać przetłumaczony dokument na zrozumiały dla niego język.

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie pracownika do ZUS. Pracodawca ma na to 7 dni od podjęcia przez zatrudnionego pracy.

Jak uzyskać zezwolenie na pracę dla Ukraińca?

Zezwolenie na pracę wydaje wojewoda na wniosek firmy zatrudniającej cudzoziemca. Dokument jest ważny do 3 lat i może być przedłużany. Procedura wydania zezwolenia może trwać 30 dni, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach nawet 2 miesiące.

Najczęściej jest wydawane zezwolenie typu A, czyli dla cudzoziemców wykonujących pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z pracodawcą, którego siedziba, miejsce zamieszkania lub oddział znajduje się na terytorium Polski.

Wniosek

Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie wojewódzkim, drogą pocztową albo online poprzez portal praca.gov.pl. Za jego rozpatrzenie pobierana jest opłata w wysokości: 50 zł – przy zatrudnieniu do 3 miesięcy albo 100 zł – gdy cudzoziemiec ma być zatrudniony dłużej niż 3 miesiące.

We wniosku należy podać m.in.:

• typ zezwolenia, o jaki wnioskujemy;
• informacje dotyczące naszej firmy;
• dane osobowe Ukraińca;
• informacje dotyczące pracy, która ma być powierzona m.in. stanowisko, zakres obowiązków, wymiar czasu pracy i wysokość wynagrodzenia.

Dokumenty

Do wniosku należy dołączyć:

• dokumenty firmy (przyszłego pracodawcy), np. odpis z KRS, wydruk CEIDG albo umowa spółki;
• kopię wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży Ukraińca;
• dowód wpłaty opłaty za wniosek;
• dokumenty potwierdzające spełnienie przez cudzoziemca wymagań stawianych kandydatom do pracy, określonych w informacji starosty, np.: dyplom ukończenia studiów;
• dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków niezbędnych do wykonywania pracy w zawodzie regulowanym (jeśli dotyczy);
• opcjonalnie informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy – jeśli jest wymagana.

Zezwolenie na pracę typu A wydawane jest w formie decyzji administracyjnej w 2 egzemplarzach – dla pracodawcy oraz cudzoziemca.

Jak zatrudnić Ukraińca z kartą pobytu?

Jeśli obywatel Ukrainy ma zezwolenie pobyt czasowy, stały lub na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, to ono uprawnia go do wykonywania pracy w Polsce. Wtedy zatrudnienie Ukraińca nie wymaga uzyskania pozwolenia na pracę.

Jaki PIT dla cudzoziemca z Ukrainy?

Ukraińca będącego polskim rezydentem obwiązują takie same przepisy podatkowe jak obywateli naszego kraju. Co oznacza, że pracodawca musi sporządzić dla niego roczny PIT-11, a rezydent rozliczyć się z urzędem skarbowym na odpowiednim formularzu, np. PIT-28 albo PIT-36.

Wyjaśnijmy, że za rezydenta podatkowego uznaje się osobę posiadającą na terytorium Polski centrum interesów życiowych, osobistych i gospodarczych (rodzinę, pracę, konto bankowe, mieszkanie) lub/i przebywającą w kraju co najmniej 183 dni w roku podatkowym.

Dla Ukraińca bez statusu rezydenta i pracującego na umowę zlecenie, pracodawca wystawa rozliczenie podatkowe na druku IFT-1/IFT-1R.

Podsumowanie

Braki kadrowe w wielu branżach sprawiły, że zatrudnienie Ukraińców nie jest niczym nowym. Na szczęście obowiązujące przepisy umożliwiają w ramach uproszczonych procedur sprawnie i szybko obsadzić wakaty. Aby zatrudnić obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy wystarczy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, które można złożyć online, a decyzję dostaniemy w przeciągu 7 dni.

Co więcej, specjalne przepisy dotyczące pomocy Ukraińcom, umożliwiły praktycznie natychmiastowe zatrudnienie osób legalnie przybyłych do Polski z Ukrainy, wyłącznie na podstawie powiadomienia urzędu pracy przez pracodawcę o podjęciu pracy przez Ukraińca.

Wielu firmom takie rozwiązanie zapewniło płynność i szybki rozwój, a ludziom pracę i możliwość godziwego życia.