Obecnie w wielu firmach usługowych m.in. z sektorów IT, marketingu, PR pracuje się w oparciu o projekty, a zespoły często mają charakter rozproszony. Dołączenie nowej osoby może być wyzwaniem. Dlatego przystępując do działalności nad jakimkolwiek projektem warto przewidywać i przygotować się na niezaplanowane sytuacje. Zawsze może się zdarzyć, że jakiś pracownik np. ulegnie nieszczęśliwemu wypadkowi i będzie zmuszony udać się na dłuższe zwolnienie lekarskie, albo po prostu zdecyduje się na zmianę pracy.
Nie powinno dopuszczać się do sytuacji, w której losy projektu zależą tylko od jednej osoby i tylko ona posiada niezbędną wiedzę na dany temat. Jest to niezwykle ryzykowne. Warto wprowadzać praktyki minimalizujące takie zagrożenie i pozwalające przejąć przez inną osobę obowiązki. Można się do tego przygotować, czerpiąc inspiracje z rozwiązań onboardingowych, o których przeczytasz w artykule: Jak skutecznie przeprowadzić zdalny onboarding.
Dokumentacja projetowa
Przystępując do pracy nad projektem warto od razu zastanowić się nad tym, w jaki sposób i gdzie będzie on dokumentowany. Udokumentowanie projektu w odpowiednio uporządkowanej formie pozwoli nowej osobie na szybkie zapoznanie się z najważniejszymi informacjami dotyczącymi projektu. Na potrzeby tworzenia dokumentacji mogą być wykorzystywane na przykład Google Docs, firmowy intranet bądź aplikacje takie jak Trello.
Mówiąc o dokumentacji projektowej warto również wyznaczyć jedną lub dwie osoby, które będą czuwać nad jej archiwizacją i utrzymaniem porządku. To ułatwi zarówno zarządzanie projektem, jak i proces wdrożenia.
Buddy na start
Oczywiście wprowadzając nową osobę do zespołu samo przygotowanie materiałów dotyczących projektu nie wystarczy. Najpierw powinno odbyć się spotkanie z kierownikiem projektu. Jego zadaniem będzie wprowadzenie nowego pracownika w główne założenia przedsięwzięcia i przekazanie kluczowych informacji dla prawidłowego przebiegu współpracy. Kierownik powinien również przedstawić nowego pracownika zespołowi i wyjaśnić jego rolę.
Dobrym pomysłem jest następnie wyznaczenie osoby, która przeprowadzi szkolenie wstępne i przykładowo omówi kształt dokumentacji projektowej. Na przykład opisze, jak się nią posługiwać oraz gdzie szukać informacji. Można również skorzystać z praktyki stosowanej często w onboardingu i wyznaczyć Buddiego, czyli osobę, która zaopiekuje się nowym kolegą / nową koleżanką i będzie pomagać w początkowym okresie.
Materiały dla nowicjusza
Wracając do dokumentacji, warto zastanowić się, co powinno się w niej znaleźć, aby mogła stanowić wsparcie w procesie wdrożenia.
1. Cel projektu
Zdecydowanie jednym z kluczowych elementów jest karta projektu, która powinna obejmować podstawowe informacje związane z danym przedsięwzięciem. Poziom szczegółowości takiego dokumentu może być różny i zależeć od rodzaju działalności, ale zdecydowanie powinien on definiować najważniejszą informację, czyli cel projektu. Jasno zdefiniowany cel to pierwszy i najważniejszy element dla nowego członka zespołu.
2. Etapy projektu
Kolejnymi kluczowymi informacjami dla nowej osoby są etapy projektu i ich terminy wykonalności. Można w tym celu prowadzić harmonogram Gantta lub korzystać ze wspomnianych już aplikacji, umożliwiających zarówno śledzenie postępu prac, dodawanie osi czasu, jak i przypisywanie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Taki harmonogram pozwoli nowej osobie szybko zorientować się na jakim etapie jest projekt, co zostało już wykonane, a co jest jeszcze zaplanowane.
3. Podział ról
W dokumentacji projektowej nie powinno również zabraknąć opisu podziału ról i zakresu odpowiedzialności. Członkowie zespołu muszą wiedzieć jakie są ich obowiązki. Z kolei nowej osobie taki przejrzysty opis pomoże szybko zrozumieć jego strukturę.
4. Kanały i struktura komunikacji
W zespołach projektowych, szczególnie jeśli mają one charakter zdalny, warto określić kanały i strukturę prac. W przypadku kanałów dobrze jest zdefiniować, jakie narzędzie będą wykorzystywane w projekcie i w jakim celu. Wskazane jest również opisanie struktury komunikacji i sposobu pracy, a więc:
- kiedy odbywają się spotkania zespołu,
- co jest na nich omawiane,
- w jakiej formie składane są raporty: czy jest to np. forma ustna, pisemna.
Dla osoby dopiero dołączającej do projektu i nie znającej jeszcze jego kultury organizacyjnej, jest to ważna informacja. Należy pamiętać, że każdy zespół wypracowuje unikalny dla siebie sposób pracy, dlatego dobrze jest go opisać.
5. Szkolenie techniczne
Mówiąc o komunikacji i narzędziach nie można zapominać o szkoleniach technicznych. Jeśli na potrzeby projektu używany jest jakiś konkretny system, przydać się może zorganizowane z wyprzedzeniem krótkie szkolenie z obsługi tego narzędzia. Osoba dołączająca do zespołu może nie mieć wcześniej możliwości korzystania z danego systemu. Zanim rozpocznie pracę, musi się z nim zapoznać. W tym celu można przeprowadzić szkolenie bezpośrednie, ale warto również stworzyć filmy instruktażowe lub dokumenty z instrukcją obsługi, tak aby nowa osoba mogła zawsze do nich wrócić.
6. Przekazanie klienta
Jeżeli nowy członek zespołu ma również przejąć kontakt z klientem, dobrze jest posiadać pakiet informacyjny na jego temat, który dostarczy podstawowych wiadomości. Wśród nich:
- kim jest klient,
- jakie są jego oczekiwania,
- jakie są warunki umowy,
- kto jest osobą do kontaktu.
Dobrze jest również, gdy w kluczowych spotkaniach z klientem uczestniczą np. dwie osoby z ramienia firmy. W taki sposób w przypadku odejścia jednej z nich, druga będzie mogła szybko zastąpić współpracownika lub przekazać swoją wiedzę osobie zajmującej jego miejsce.
Aby ułatwić nowej osobie kontakt z klientem i przejęcie prac projektowych można również zapewnić swego rodzaju czas przejściowy. W tym celu, podczas pierwszych spotkań z kontrahentem nowemu pracownikowi może towarzyszyć osoba, którą klient już zna – często bardziej doświadczona, która np. w przeszłości dopinała szczegóły umów pomiędzy klientem a firmą. To nie tylko ułatwi przejęcie obowiązków, ale również da czas drugiej stronie na oswojenie się ze zmianą. Nie można zapominać, że klienci przyzwyczajają się do przedstawiciela firmy współpracującego i budującego z nimi relację. Pojawienie się nowej osoby może budzić ich niepokój, dlatego – jeśli tylko to możliwie – warto zadbać o ich komfort.
Przejęcie obowiązków lub dołączenie nowej osoby do zespołu projektowego nie musi oznaczać chaosu. Odpowiednio zaplanowane wdrożenie ułatwi proces, jak również pozwoli uniknąć niepotrzebnego ryzyka związanego z pojawieniem się nieprzewidzianych sytuacji.
