Jak skutecznie przeprowadzić zdalny onboarding

19.05.21
clock 8 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
O tym, że onboarding jest bardzo ważny, słyszymy od wielu lat, ale wydaje się, że wraz z pandemią, proces ten zyskał jeszcze bardziej na znaczeniu. Kiedy wielu pracowników biurowych przeszło w tryb pracy zdalnej lub hybrydowy, utrzymanie więzi z pracownikiem oraz jego zaangażowania na wysokim poziomie jest zadaniem jeszcze bardziej wymagającym. Pracodawca musi „wejść w buty” kandydatów i nowo zatrudnionych osób, wykazując się dużą empatią oraz perspektywicznym myśleniem.

Chyba każdy, kto kiedyś starał się o pracę, doświadczył onboardingu – w jego lepszej lub gorszej formie. Zdarzało się, że nowy pracownik w pierwszym tygodniu nie robił nic konstruktywnego, poza czytaniem nudnych regulaminów i oczekiwaniem na komputer, biurko czy osobę, która mogłaby go w końcu wdrożyć.

Obecnie działy HR, a w małych przedsiębiorstwach – ich właściciele, stoją przed wyzwaniem, jakim jest zdalny w części lub w 100% onboarding. Przemyślany model wdrażania nowych osób wymaga także sprawnie funkcjonującego procesu online. Nie mniej istotne są również ciekawy pomysł, dobra organizacja oraz świadomość na szczeblu kadry zarządzającej tego, jak wiele zależy od dobrze przeprowadzonego procesu.

Urszula Zając-Pałdyna, ekspertka z zakresu employer brandingu i rekrutacji, w swojej książce zatytułowanej „Employer Branding po polsku” wyróżnia 3 etapy „witania” i wprowadzania pracownika do firmy: pre-boarding, onboarding oraz re-boarding.

Pre-boarding

Kiedy po zakończonym procesie rekrutacji wybrany kandydat jest już jedną nogą na pokładzie, nie czekajmy z procesem adaptacji do pierwszego dnia w pracy. Niekiedy okres wypowiedzenia trwa 3 miesiące, długie 3 miesiące, w trakcie których może zdarzyć się naprawdę wszystko. Możemy stracić pracownika, bo odbije nam go konkurencja bądź jego poprzedni pracodawca zaproponuje lepsze warunki współpracy. Stracony pracownik to stracony nie tylko czas, ale również spore pieniądze.

Dlatego tak ważne jest, aby wykorzystać okres wypowiedzenia na działania inicjujące więź nowego pracownika z pracodawcą, czyli tzw. pre-boarding.

Ten etap relacji firmy z nowo zatrudnionym polega w głównej mierze na systematycznym, ale jednocześnie nienachalnym przypominaniu kandydatowi o czekającej go zawodowej przygodzie, a także powolnym zapoznawaniu z przedsiębiorstwem, departamentem czy działem. Może on wyglądać następująco:

  • przyszły bezpośredni przełożony wysyła do swojego nowego pracownika powitalną wiadomość z podziękowaniem za pomyślnie zakończony proces rekrutacji;
  • następnie przesyła do pracownika e-mail z krótką prezentacją czekającego na niego zespołu lub zdjęciem jego przyszłego miejsca pracy, np. z dopiskiem, że biurko już czeka;
  • dział HR wysyła droga elektroniczną bieżące informacje z życia firmy;
  • miłym gestem będzie przesłanie zestawu startowego (welcome pack) w postaci firmowych gadżetów czy choćby kartki od współpracowników;
  • pracownik otrzymuje również podstawowe informacje na temat przyszłego miejsca pracy, zespołu, obowiązków, ewentualnego dojazdu do biura, wymaganych dokumentów, np. w formie prezentacji czy szkolenia online.

Jak zauważa Maja Gojtowska, ekspertka employer brandingu, komunikacji w HR oraz rekrutacji, ważne, aby nie przytłoczyć nowej osoby ilością korespondencji i żeby nasze wiadomości były logicznie uporządkowane oraz podzielone przykładowo na:

  • część zawierającą wiadomości powitalne, informacje na temat harmonogramu pierwszego dnia czy tygodnia pracy, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół;
  • część formalną, czyli głównie formularze i wnioski, które pracownik powinien wypełnić, nim rozpocznie pracę np. dotyczące zapotrzebowania na sprzęt komputerowy czy telefon;
  • część z ogólnofirmowymi materiałami onboardingowymi.

Dobrą praktyką jest także zapraszanie nowo zatrudnionych osób na imprezy firmowe czy działowe jeszcze nim rozpoczną one oficjalną współpracę. Pozwala to na wzajemnie poznanie się w mniej formalnych okolicznościach. A jak to zrobić w czasie, kiedy pracujemy zdalnie i spotkanie w realu jest po prostu niemożliwe? Możemy zaprosić przyszłych pracowników na zdalną kawę albo lunch. Z pewnością takie okoliczności są dość nietypowe, ale nowa rzeczywistość wymusza większą elastyczność oraz wprowadzanie zupełnie nowych rozwiązań.

„Co czwarty pracownik czuje się zostawiony sam sobie podczas pierwszych dni pracy” – Maja Gojtowska

Onboarding

No dobrze, nasz nowy człowiek jest już w firmie, a pierwszy dzień odbywa się zdalnie. Co dalej?

Po pierwsze zadbajmy wcześniej – jeszcze na etapie pre-boardingu – o wszelkie niezbędne dostępy, sprzęt komputerowy oraz służbowy telefon, które powinny zjawić się w domu pracownika przed pierwszym dniem pracy.

Droga do samego onboardingu zaczyna się u nas już od pre-boardingu. Pierwszy wysyłany e-mail, tuż po zaakceptowaniu oferty, jest w stylu: „Hej, cieszymy się, że dołączasz do naszego zespołu”. Chcę pokazać pozytywną atmosferą i kulturę organizacyjną w OLX. Następnie, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, w kilku krokach informuję o formalnościach i o tym, co będzie dalej, jak będzie wyglądał cały proces onboardingu. Przez pandemię wszystko odbywa się w formie zdalnej. Na około tydzień przed rozpoczęciem pracy wysyłam link do spotkań na zoomie. Sprzęt IT jest wysyłany kurierem dzień przed startem pracy. Spotykamy się przez pierwsze 3 dni, które mają pozwolić nowym osobom poznać OLX od środka – kwestie techniczne, strukturę, nowych współpracowników – opisuje Joanna Rutkowska, Onboarding Specialist w OLX.

Onboarding to także szczegółowe zapoznanie się z zespołem, obowiązkami, projektami czy chociażby benefitami, które przysługują pracownikom. Pracownik, który dopiero po pół roku dowiaduje się, że od początku mógł korzystać z firmowej karty pre-paid lub też firmowego auta, wystarczyło tylko złożyć stosowny wniosek – to niestety wciąż zbyt częsty przypadek. Tak więc pamiętajmy o komunikacji i traktujmy nową osobę tak, jak sami chcielibyśmy być traktowaniu w nowym miejscu pracy.

W przypadku zdalnego onboardingu niezbędne jest odpowiednie zaplecze techniczne oraz narzędzia do pracy online, materiały edukacyjne i formularze, dostępne na firmowym dysku lub w chmurze.

Pracownik, który dopiero po pół roku dowiaduje się, że od początku mógł korzystać z firmowej karty pre-paid lub też firmowego auta, wystarczyło tylko złożyć stosowny wniosek – to niestety wciąż zbyt częsty przypadek.

Warto pomyśleć o:

  • welcome bookach, które można przesłać pracownikowi jeszcze na etapie pre-boardingu, takie e-booki powinny zawierać informacje na temat wartości firmy, jej kultury organizacyjnej, krótkiej historii czy struktury;
  • check-listach – zarówno dla nowych pracowników, jak i dla wszystkich osób w firmie, zaangażowanych w proces onboardingu, takie listy z zadaniami bardzo usprawniają pracę; przykładowe działania do odhaczenia: zapisanie do newslettera, przekazanie kodów dostępu, założenie adresu mailowego;
  • poradnikach online dotyczących korzystania z różnych narzędzi, np. z CRM-u (w jaki sposób tworzyć zadania itp.);
  • zestawach Q&A, zawierających najczęściej pojawiające się pytania dotyczące firmy oraz najważniejszych procedur.

Po zakończeniu onboardingu przeprowadzam krótki quiz o znajomości firmy, a na koniec robimy sobie pamiątkowe zdjęcie na zoomie. Do nowych osób wysyłane są również welcome packi. Chcemy, żeby nowi pracownicy poczuli, że naprawdę cieszymy się, że są z nami. Po pierwszych trzech miesiącach spotykam się z nimi na wirtualnej kawie, żeby zapytać, co słychać i otrzymuję od tych osób feedback, że cały proces bardzo im się podobał – dodaje Joanna Rutkowska.

A jak podkreśla Maja Gojtowska w swoim artykule „Zdalny onboarding – jak się za niego zabrać?”, materiały onboardingowe powinny być opracowane z perspektywy odbiorcy tak, aby były odpowiedzią na jego konkretne pytania i rozwiewały wątpliwości dotyczące jego udziału w procesie wdrożenia.

Re-boarding

Pracownik wraca po dłuższej nieobecności do firmy. Rok, dwa czy trzy lata mogą przynieść wiele zmian w przedsiębiorstwie i ktoś, kto wcześniej był doskonale zaznajomiony z procesami oraz strukturą, może czuć się jak zupełny nowicjusz. Dla takich osób również warto mieć opracowany program powitalny, ale oczywiście odpowiednio skrócony i dostoswany do odbiorcy. Dzięki temu firma będzie mogła szybciej skorzystać z efektywnej pracy nowego starego pracownika.

Miesiąc, trzy a może pół roku?

Ile powinien trwać proces wdrażania nowego pracownika? Tak naprawdę wiele zależy od wielkości firmy oraz jej kultury. Na pewno działania z nim związane nie pokrywają się z okresem próbnym pracownika. W niektórych organizacjach potrwa to dłużej, a w innych krócej. Najważniejszy jest efekt – zadowolenie nowej osoby oraz poczucie „bycia zaopiekowanym”. Jeśli nowy pracownik jest traktowany jak ważny członek zespołu od samego początku, są duże szanse, że zostanie z organizacją na dłużej i będzie nieocenionym źródłem employee advocacy.

Dobrze jest podchodzić do onboardingu w sposób strategiczny, planować działania z wyprzedzeniem, a nie ad hoc i pilnować, aby wszystkie osoby, biorące w nim udział wiedziały, jak ważny jest to proces – zarówno dla nowego pracownika, jak i wizerunku firmy. Błędy popełnione na samym początku oficjalnej znajomości z nowym członkiem zespołu mogą się okazać kluczwe w momencie, gdy pracownik ten będzie podejmował decyzję o odejściu.