To pierwszy odcinek z cyklu “Środa z prawem pracy”. Co tydzień prawnicy z Kancelarii Prawa Pracy Szuszczyński Kamińska będą odpowiadać na najczęściej zadawane pytania dotyczące tej dziedziny prawa.
Zmiany stawek - diety za podróże służbowe i kilometrówki
Od stycznia wzrosły stawki diet za podróże służbowe, a od 17 stycznia wzrosną także stawki za tzw. kilometrówkę.Nowe obowiązki związane z wykazem stanowisk, na których wykonywane są prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pojawiły się u tych pracodawców, którzy takie stanowiska mają.
Kontrola trzeźwości
Od 11 do 13 stycznia trwa posiedzenie Sejmu, na którym ma zostać rozstrzygnięta kwestia nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzająca przepisy dot. kontroli trzeźwości pracowników przez pracodawcę oraz pracy zdalnej. Jeśli przepisy te zostaną przyjęte, to trafią do podpisu Prezydenta, by:
- po 14 dniach od ogłoszenia wejść w życie w zakresie kontroli trzeźwości
- po 2 (jak proponował Sejm) lub po 3 (jak chce Senat) miesiącach od ogłoszenia wejść w życie w zakresie pracy zdalnej.
Jeśli zamierzamy (móc) kontrolować trzeźwość w naszej organizacji, to ten temat adresujemy jako pierwszy. Do przygotowania będzie aneks do regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy (w firmach uzwiązkowionych oznacza to konieczność współdziałania ze związkiem zawodowym), a gdy nie mamy obowiązku posiadania regulaminu – obwieszczenie.
Zaczynamy od oceny tego, wobec jakich grup pracowników wprowadzenie kontroli trzeźwości jest niezbędne dla zapewnienia ochrony zdrowia, życia i mienia. Do ustalenia mamy także m.in. sposób przeprowadzania kontroli i wykorzystywane narzędzie, czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli. Pamiętajmy, wydane będzie także rozporządzenie, które może wpłynąć na warunki przeprowadzania kontroli. Z praktycznego punktu widzenia warto zadbać o „zaplecze techniczne”, tj. o ustalenie osoby odpowiedzialnej za kontrole w naszej firmie i np. dbanie o certyfikację wykorzystywanego urządzenia, a także o odpowiednie miejsce przeprowadzania kontroli.
Wdrożenie kontroli trzeźwości to także nowe obowiązki informacyjne – do ogółu pracowników o wprowadzeniu kontroli i do osób zatrudnianych już po jej wprowadzeniu (i to niezależnie od zapoznania się z regulaminem pracy, w którym kontrola także musi być ujęta).
Praca zdalna
Warunki pracy zdalnej będą określane w trybie indywidualnym (tj. w umowie o pracę lub w aneksie do niej) lub dla całej organizacji – w porozumieniu zawieranym ze związkiem zawodowym, a przy braku możliwości jego zawarcia – w regulaminie wydawanym samodzielnie przez pracodawcę (regulamin w zakładzie nieuzwiązkowionym wymaga uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników).
W firmie nieuzwiązkowionej pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy mamy wyłonionych przedstawicieli pracowników, jeśli chcemy stosować pracę zdalną na szerszą skalę. Przy ich braku – od tego trzeba zacząć.
Dalej, adresujemy poszczególne kwestie związane z pracą zdalną, które następnie ujmiemy w ww. dokumentach. Co należy przemyśleć? Zasady zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy oraz pomocy technicznej, kontrolę miejsca wykonywania pracy, zapewnienie odpowiednich warunków BHP w miejscu pracy zdalnej oraz to, czy praca zdalna ma być u nas wykonywana stale, czy okazjonalnie (czy na oba te sposoby). Odnieść należy się także do najbardziej dyskutowanej kwestii, tj. „jakiegoś” świadczenia finansowego dla pracownika pracującego zdalnie (tj. czy pracownikowi będziemy zwracać faktycznie poniesione koszty energii, internetu itp., czy przyznamy mu określony ryczałt lub ekwiwalent, a także wysokość tych świadczeń).
W związku z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej zdecydowanie warto zadbać o regulacje, które będą chroniły interes pracodawcy w zakresie czasu pracy i ewentualnych nadgodzin, ochrony informacji i tajemnicy przedsiębiorstwa czy ochrony danych osobowych.
PPK i uwolnienie się od „drogich” zakazów konkurencji
W 2023 r. mamy do czynienia z tzw. autozapisem do PPK. Oznacza to, że jeśli dana „osoba zatrudniona” nie chce korzystać z dobrodziejstw PPK, będzie musiała ponownie złożyć deklarację o rezygnacji. W praktyce – w lutym należy poinformować o takim autozapisie i prawie/konieczności złożenia ponownego oświadczenia o rezygnacji. Pamiętajmy, że pracodawca pełni tu rolę wyłącznie informacyjną – nie wolno nam w jakikolwiek sposób nakłaniać do rezygnacji z PPK (grożą za to kary!). Następnie, w marcu osoby niechcące uczestniczyć w PPK, mogą składać rezygnacje.
Luty i marzec 2023 r. to też „ostatni dzwonek” na weryfikację, czy chcemy utrzymywać zawarte umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, za które wypłacamy byłym pracownikom odszkodowanie. Póki co bowiem do 31 marca br. ma obowiązywać stan zagrożenia epidemicznego, a wraz z nim przepis tzw. tarczy antycovidowej pozwalający na wypowiedzenie przez pracodawcę tego typu umów. Jest to szczególnie istotne w tych przypadkach, w których w umowach nie ujęto zapisów pozwalających na ich wcześniejsze rozwiązanie. Tutaj bowiem ww. przepis tarczowy jest jedynym sposobem na „uwolnienie się” od zawartej umowy i obowiązku dalszego wypłacania odszkodowania.
Możliwe odwieszenie obowiązków po 31.03.2023 r.
Planując działania, warto mieć na uwadze możliwość zakończenia stanu zagrożenia epidemicznego (i stanu epidemii) z dniem 31 marca br. To bowiem zaktualizuje obowiązki pracodawcy, które ostatnio korzystały z zawieszenia. Jakie obowiązki „wrócą”?
W ciągu 60 dni od zakończenia ww. stanu pracodawca zobowiązany będzie uzupełnić okresowe szkolenia BHP. Z kolei w ciągu 180 dni konieczne będzie uzupełnienie badań medycyny pracy. Te działania – w szczególności w większych organizacjach – warto wcześniej rozplanować w czasie.
Dwie dyrektywy: work-life balance i o przejrzystości warunków zatrudnienia
We wtorek 10 stycznia Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy wdrażającej przepisy tych dwóch dyrektyw do kodeksu pracy, co zostało szumnie ogłoszone na konferencji prasowej. Nie wskazano jednak, kiedy zmiany te mają zostać przeprocedowane i od kiedy zaczną obowiązywać. Do momentu ukończenia tego tekstu treść rządowego projektu nie została opublikowana, nie wiemy zatem, jaki termin wejścia w życie ujęto w projekcie (wersja z lutego 2022 r. wskazywała na 1 sierpnia 2022 r. jako moment wejścia w życie tych zmian…). Obecnie zatem warto zająć się innymi priorytetami, mając jednak z tyłu głowy, że te przepisy będą wymagały sporo pracy.
W skrócie – pojawią się nowe uprawnienia pracowników i nowe formalności do dochowania przez pracodawców. By wymienić te najważniejsze:
- nowe elementy obowiązkowe w umowie o pracę i rozszerzona treść informacji dodatkowej do umowy o pracę,
- zaadresowanie polityki szkoleniowej,
- nowe zasady zawierania umów na okres próbny i wypowiadania umów na czas określony,
- nowe uprawnienia pracowników: zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej, urlop opiekuńczy, zmiana uprawnień pracowników opiekujących się dziećmi, wniosek o elastyczną organizację pracy,
- zmiany w zakresie urlopu rodzicielskiego i ojcowskiego.
Co jeszcze na horyzoncie?
Ciągle czekamy na ustawowe uregulowanie kwestii sygnalistów, które będą wymagały weryfikacji przez pracodawców stosowanych u nich w tym zakresie procedur i rozwiązań (bo że warto je mieć i stosować już obecnie, chyba nie trzeba nikogo przekonywać).
Mam nadzieję, że powyższe zestawienie pozwoli nieco spokojniej podejść do zmian i rozsądnie rozłożyć pracę. Wiadomo, że w HR-ach jest zawsze dużo pracy, a na początku roku jeszcze więcej. Kwestii zmian prawa nie przeskoczymy i musimy je uwzględniać w codziennej pracy, jednak – przy dużej liczbie nowych prawnych tematów – tylko spokój nas uratuje.
