Co to jest relokacja?
Relokacja oznacza zmianę miejsca. W przypadku pracowników jest to przesunięcie go na jakiś czas albo na stałe z dotychczasowego miejsca pracy do innego, które jest w innej miejscowości lub państwie.
Relokacja może dotyczyć przeniesienie do innego oddziału albo do innego pracodawcy. Wypożyczenie pracownika do innej firmy nazywane jest leasingiem pracowniczym. Relokacja najczęściej dotyczy kadry menadżerskiej oraz wysoko wykwalifikowanych specjalistów, których ciężko zdobyć na rynku.
Podstawa prawna relokacji
Na mocy art. 29 Kodeksu pracy jedną z podstawowych informacji, które muszą znaleźć się w umowie o pracę, jest miejsce jej wykonywania. A każda zmiana wymaga zgody pracownika, aczkolwiek kodeks przepisuje odstępstwo od powyższej zasady. Zgodnie z art. 42 k.p. pracodawca może wydać polecenie służbowe pracownikowi związane ze zmianą miejsca pracy, bez formalności, jeśli:
- jest to uzasadnione potrzebami firmy;
- praca odpowiada kwalifikacjom podwładnego;
- nie zostaje obniżone wynagrodzenie;
- czas relokacji nie przekracza 3 miesięcy w jednym roku kalendarzowym.
Jeśli relokacja ma miejsce na terenie jednego z krajów Unii Europejskiej, to pracodawcę obowiązują także:
- zasada swobodnego przepływu pracowników, przedsiębiorczości i świadczenia usług, zapisana w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE); dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28.06.2018 r. dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.
Przyczyny relokacji w pracy
Firmy decydują się na przeniesienie pracowników z różnych przyczyn. Najczęściej są to:
- Rozwój przedsiębiorstwa i związane z nim otwieranie nowych filii i oddziałów. Doświadczeni pracownicy mają za zadanie pomóc stworzyć zespół i wdrożyć go w zadania.
- Potrzeba zatrudnienia specjalistów ze ściśle określonymi umiejętnościami. Przykładowo firma wdraża nowy system, zatem do oddziału zostaje relokowany pracownik, którego zadaniem jest przeszkolić zespół w tym zakresie.
- Zmiany organizacyjne i potrzeba dokształcania kadry. Pracodawca, widząc stagnację albo brak wyników często decyduje się na przesunięcie poszczególnych osób do innych oddziałów. Nowe środowisko pracy wymusza spojrzenia na obowiązki w inny sposób i pobudza kreatywność. Pracownicy mają szansę uczyć się od innych i sami dzielić się swoim doświadczeniem.
Wady i zalety relokacji dla pracownika
Relokacja dla pracownika może przynieść mu wiele korzyści.
- Możliwość rozwój kariery zawodowej – zwykle relokacja świadczy, o tym, że pracodawca docenia podwładnego i wiąże się ona z awansem.
- Nowe kontakty biznesowe i prywatne – nowe środowisko pracy to okazja do poszerzenia swoich znajomości. Te mogą zaowocować w przyszłości ciekawymi ofertami pracy i wieloletnimi przyjaźniami.
- Możliwość doskonalenia posługiwania się językami obcymi w przypadku wyjazdów za granicę.
- Doświadczenie życia w innym miejscu i poznanie innej kultury.
- Pakiety relokacyjne oraz benefity dla rodziny.
- Zwykle wyższa pensja.
Choć wydaje się, że relokacja jest w każdym aspekcie korzystna dla pracownika, to jednak przeniesienie nie jest dla każdego. Zwykle nie godzą się na to osoby mające rodziny, jeśli te muszą zostać na miejscu. Jakie jeszcze są wady relokacji?
- Tęsknota za rodziną i przyjaciółmi. Zanim znajdziemy nowych znajomych, trzeba się liczyć z samotnymi wieczorami i weekendami.
- Zmiana miejsca pracy oraz zamieszkania to duży stres, szczególnie dla osób, które boją się zmian.
- Wyższe koszty życia. Poza krajem ceny usług i żywości mogą być znacznie wyższe, a to sprawia, że nie uda na się zaoszczędzić tyle, ile planowaliśmy.
Plusy i minusy relokacji dla pracodawcy
Korzyści wynikające z relokacji pracownika ściśle związane są z powodem jego przeniesienia i oczekiwaniami pracodawcy. Jeśli przyczyną był brak konkretnych specjalistów w danym rejonie, to takie rozwiązanie nie tylko zapełni lukę kadrową, ale i ograniczy koszty rekrutacji i czas niezbędny do wdrożenia w nowe obowiązki.
Doświadczony pracownik w nowym oddziale z pewnością będzie wsparciem dla zaczynającego pracę zespołu. Ponieważ zna dobrze kulturę organizacji i oczekiwania, jakie stawia zarząd, będzie w stanie dać odpowiednie wskazówki, przybliżające wszystkich do osiągnięcia celów. Poza tym taka osoba nabywa nowe i rozwija już nabyte kompetencje. A to z pewnością zaprocentuje po powrocie.
Głównym minusem relokacji dla pracodawcy są koszty np.: wyższa pensja, dodatki, samochód służbowy oraz dopłaty do wynajęcia mieszkania. Oczywiście należy je dokładnie oszacować i zestawić z zyskami.
Obowiązki pracodawcy przy relokacji
Relokacja musi odbyć się zgodnie z przepisami. Jeśli przeniesienie jest zaplanowane na okres powyżej 3 miesięcy, to pracodawca musi zadbać o zgodę pracownika, ponieważ bez niej nie ma takiej możliwości. Najczęściej przyjmuje ona formę aneksu do umowy. W sytuacji, kiedy pracownik zostaje oddelegowany do pracy w innej firmie, wymagane jest podpisanie porozumienia tzw. trójstronnego. Oznacza to, że osoba relokowana oraz przyszły i dotychczasowy pracodawca podpisują umowę zawierającą wszystkie kwestie związane z nową pracą, w tym: okres jej trwania, miejsce wykonywania pracy, kto i kiedy wypłaca wynagrodzenie.
W każdym przypadku warto zadbać o zapis czy i na jakich zasadach pracownik może się wycofać lub skrócić kontrakt. Takie rozwiązanie zabezpiecza obie strony w razie wystąpienia nadzwyczajnych okoliczności, w których zatrudniony musi natychmiast wrócić do miejsca zamieszkania.
Co więcej, jeśli w miejscu relokacji panują inne warunki niż w dotychczas, zanim pracownik rozpocznie pracę, musi zostać skierowany na badania okresowe oraz przejść szkolenie BHP.
Relokacja za granicą
Znacznie większym wyzwaniem dla pracodawcy, jest relokacja poza stały kraj zatrudnienia. Wtedy musi on przeanalizować przeniesienie pracownika pod względem prawa pracy, prawa podatkowego, prawa ubezpieczeń społecznych oraz prawa imigracyjnego.
Zgodnie z dyrektywą unijną, firma wysyłająca pracownika na teren innego kraju w obrębie UE ma obowiązek złożyć do odpowiednich organów administracyjnych wniosek o formularz PD A1. Potwierdza on, że pracownik delegowany jest zarejestrowany w systemie ubezpieczeń społecznych w kraju pochodzenia. W formularzu należy podać m.in.: daty rozpoczęcia i zakończenia relokacji, charakter usług uzasadniający delegowanie oraz adres miejsca pracy.
Co istotne, jeśli pracownik jest przenoszony na czas dłuższy niż miesiąc, pracodawca musi zapewnić mu warunki, jakie obowiązują w kraju, do którego został relokowany, są to m.in.:
- minimalny okres odpoczynku;
- maksymalny czasu pracy;
- minimalny wymiar płatnych urlopów rocznych;
- minimalną stawkę wynagrodzenie (natomiast pensja nie może być niższa niż otrzymywana dotychczas);
- bezpieczeństwo i higienę pracy.
Natomiast, jeżeli delegowanie przekracza 12 miesięcy, należy zapewnić pracownikom wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych lub rozwiązania umowy.
W sytuacji, kiedy relokacja ma miejsce do kraju poza UE, pracodawca musi postarać się zwykle o pozwolenie na pracę (jeśli, jest konieczne) i wypełnić wszystkie formalności wymagane w danym państwie.
Dodatek relokacyjny
Choć to nie jest obowiązkiem pracodawcy, to wiele firm chcąc zachęcić pracowników do podjęcia pracy w innym miejscu, oferuje im tzw. pakiety relokacyjne. Przykładowo są to:
- wynajem mieszkania lub pokoju w hotelu, zanim nie uda się znaleźć stałego miejsca zamieszkania lub finansowanie zakwaterowania przez cały czas relokacji;
- premię finansową pozwalająca na urządzenie się i adaptacje do życia w nowym środowisku;
- benefity dla rodziny pozostającej w kraju;
- pomoc prawna w przygotowywaniach związanych z przeprowadzką;
- wsparcie w przeniesieniu rodziny pracownika oraz pomoc w znalezieniu pracy dla partnera, oraz placówek edukacyjnych dla dzieci;
- zapewnienie samochodu służbowego;
- pomoc psychologa oraz lokalnego przewodnika.
Relokacji bez zgody pracownika – czy jest możliwa?
Zasadniczo, relokacja bez zgody pracownika jest niemożliwa. Jeśli mimo zaproponowanych mu dodatków, on nadal nie chce się przenieść, pracodawca jest zmuszony albo się wycofać z propozycji, albo wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. Co oznacza, że należy na piśmie przedstawić pracownikowi nowe warunki. Zgodnie z art. 42 k.p., jeśli pracownik je odrzuci, umowa o pracę rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia.
Co istotne, aby odrzucenie było ważne, pracownik musi wręczyć pracodawcy przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. W inny razie uznaje się, że propozycja została przyjęta.
Należy pamiętać, że jeśli relokacja ma trwać krócej niż 3 miesiące, pracodawca nie ma obowiązku pytać o zgodę pracownika. Po prostu wydaje mu polecenie służbowe. Jest to możliwe pod warunkami: przeniesienie ma uzasadnienie w potrzebach firmy, relokacja nie powoduje obniżenia wynagrodzenia, a praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.
Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia służbowego, zgodnie z prawem pracodawca ma prawo zwolnić go dyscyplinarnie. Informacja o tym fakcie zostanie też odnotowana w świadectwie pracy, jako przyczyna wypowiedzenia umowy.
Pracownik ma jednak prawo, odmówić przeniesienia, kiedy polecenie jest wydane niezgodnie z przepisami, lub warunki pracy w nowym miejscu nie spełniają zasad BHP i zagrażają zdrowiu, albo życiu przeniesionego pracownika.
Relokacja a delegacja – czym się różnią?
Relokacja polega na czasowym przeniesieniu pracownika w inne miejsce pracy niż w umowie. Jeśli trwa ona powyżej 3 miesięcy – zatrudniony musi wyrazić zgodę na oddelegowanie i podpisać aneks do umowy. A to oznacza, że pracownik na określony czas, niekiedy nawet na stałe przeprowadza się do innego miasta albo kraju.
Z kolei delegacja, czyli podróż służbowa, zgodnie z art. 77 k.p. to wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której jest jego stałe miejsce pracy. Zdanie tego typu powinno mieć charakter okazjonalny i wynikać bezpośrednio z zakresu obowiązków, jakie zostały zapisane w umowie o pracę. Zwyczajowo delegacje trwają od kilkunastu godzin do kilkunastu dni.
W przeciwieństwie do relokacji pracownikowi z tytułu delegacji przysługuje dieta oraz zwroty kosztów: przejazdu środkami komunikacji publicznej, noclegów i innych koniecznych udokumentowanych wydatków. Minimalna wysokość diety jest określona w przepisach. Pracownicy relokowani zwykle mogą liczyć na dodatki związane z przeprowadzką, czyli zwrot kosztów za wynajęcie mieszkania i urządzenie się w nowym miejscu. Jednak te muszą zostać uwzględnione w regulaminie wewnątrzzakładowym albo w aneksie zmieniającym warunki pracy.
