Przydatne narzędzia w pracy HR-owca – część I

Większość działów HR realizuje bardzo szeroki zakres zadań. Na szczęście technologia coraz częściej wspiera w ich realizowaniu. Dzięki temu specjaliści z branży human resources mogą się skoncentrować na tym, co jest kluczowe w ich pracy. Oferta narzędzi HR jest bardzo urozmaicona. Można je podzielić według obszarów zadań, w ramach których wspierają HR-owców. Zgodnie z takim podziałem, można wymienić między innymi takie obszary, jak:

• realizacja rekrutacji,
• wsparcie rekrutacji,
• organizacja pracy,
• komunikacja wewnętrzna,
• zaangażowanie pracowników,
• rozwój pracowników,
• administracja.

Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwości. Dowodzi jednak o liczbie wyzwań, z jakimi muszą sobie radzić na co dzień pracownicy HR. Wykorzystanie systemów wspierających procesy może przynieść wiele korzyści – począwszy od oszczędności czasu na wykonaniu poszczególnych obowiązków, a skończywszy na wyższej jakości usług HR. Nadal istnieją firmy, które wzbraniają się przed wdrożeniem narzędzi automatyzujących procesy. Często wychodzą z założenia, że jest to zbędny luksus. Prawda jednak jest taka, że technologie stają się standardem i ich brak może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Dlatego warto poznać rynek i sprawdzić, jakie są możliwości. Szczególnie, że koszt poszczególnych narzędzi jest bardzo różny, więc mniejsze firmy również mogą znaleźć ofertę odpowiadającą swoim możliwościom.

Realizacja rekrutacji

W tej kategorii znajdują się ATS-y, czyli Applicant Tracking Systems. Są to systemy, które usprawniają pracę rekruterów, gdyż automatyzują część procesów (np. wysyłanie odpowiedzi), pokazują źródła kandydatów, ułatwiają utrzymanie porządku w danych kandydatów i zaangażowanie wszystkich pracowników uczestniczących w procesie rekrutacyjnym.

Poszczególne systemy różnią się zakresem posiadanych funkcjonalności, wygodą, jeśli chodzi o obsługę systemu, oraz oczywiście ceną.

Jako ciekawe przykłady tego rodzaju systemów warto wyróżnić:

• Traffit – polski system dostosowany do potrzeb różnej wielkości firm, a co więcej wciąż rozwijany.
• HRLink – kolejny polski produkt. Rozbudowany system, który nie zawsze jest intuicyjny, ale jak już się go pozna, praca jest bardzo przyjemna. Poza tym można liczyć na wsparcie zespołu HRLink.
• Recruitee – zagraniczne i droższe rozwiązanie, jednak z bardzo przyjemnym user experience.

Wsparcie rekrutacji

W tej grupie warto zwrócić uwagę na narzędzia, których wykorzystanie może przełożyć się na wzrost efektywności w obszarze rekrutacji. Nie są to jednak narzędzia ułatwiające poszukiwanie nowych kandydatów.

• Emplocity – firma, która stworzyła bota, który rozmawia z kandydatami na temat ich potrzeb i kompetencji. Według autorów może zwiększyć pozyskanie aplikacji ze strony www firmy nawet o 78%. Poza tym narzędzie wspiera takie procesy, jak: publikacja ogłoszeń, zarządzanie i analizę aplikacji.
• Devskills – jest to przykład platformy, która ułatwia proces weryfikacji kompetencji kandydatów. Jest ona skierowana do firm, które zatrudniają deweloperów. Jednak jest sporo narzędzi, które umożliwiają rekruterom sprawdzenie kompetencji kandydata czy jego profilu osobowościowego. Umożliwiają one zrealizowanie zadań w zaciszu domowym oraz w najbardziej dogodnym dla potencjalnego pracownika czasie. Niewątpliwie pozytywnie wpływają na doświadczenie kandydata (tzw. employee experience).
• Hypercare – kolejne narzędzie, którego celem jest pozytywne wpłynięcie na doświadczenia kandydata. Umożliwia ono wysyłanie spersonalizowanych wideo wiadomości do kandydatów. Osoba aplikująca otrzymuje sms-a, w którym są informacje odnośnie do procesu rekrutacji, jak i link do przygotowanego przez rekrutera filmiku.

Organizacja pracy

Grupa zawierająca narzędzia, które wspierają śledzenie urlopów i czasu wolnego pracowników, a co za tym idzie organizację pracy całego zespołu. Dzięki automatyzacji tego procesu, pracodawca może dokonywać bieżącej analizy zasobów, jak i weryfikować statystyki.

• Teamdeck – to narzędzie może być wykorzystywane zarówno do planowania pracy zespołu, mierzenia czasu pracy, jak i zarządzania urlopami. Są to trzy kluczowe obszary, które wspiera. Dodatkowo dostarcza przejrzyste, standardowe raporty oraz umożliwia przygotowanie własnych, zgodnie z aktualnymi potrzebami.
• Kadromierz – polskie narzędzie, który służy do tworzenia grafików pracy, rejestracji i ewidencji czasu pracy oraz analizy statystyk. Co więcej, aby ułatwić proces pracownikom, dostępna jest aplikacja.
• Calamari – polskie narzędzie specjalizujące się w ewidencjonowaniu czasu pracy oraz elektronicznych wnioskach urlopowych. Dzięki niemu łatwiej o kontrolę limitów urlopowych pracowników.

Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnątrz firmy jest jednym z największych wyzwań, z jakimi mierzą się dzisiaj firmy. Szczególnie, że wielu pracowników pracuje zdalnie bądź w niestandardowym trybie. Istnieje jednak sporo narzędzi, które mogą wesprzeć działania HR w tym obszarze:

• Sherlock Waste – narzędzie umożliwiające pracownikom zgłaszanie problemów pojawiających się w firmie oraz decydowanie o tym, które i w jaki sposób należy rozwiązać.
• Emplo – narzędzie dedykowane komunikacji wewnętrznej i zarządzaniu efektywnością. Można w nim zamieszczać aktualności firmowe, tworzyć grupy dyskusyjne czy budować bazę wiedzy.
• Sharebee – dzięki temu systemowi treści wysyłane przez działy HR i marketingu są uporządkowane i otagowane. Co więcej, pracownicy są informowani o nowych treściach, dzięki czemu chętniej będą je promować w social mediach. Co więcej, narzędzie posiada elementy grywalizacji, które mają zachęcić pracowników do aktywnego uczestnictwa w marketingu czy employer brandingu.

Zaangażowanie pracowników

W tym obszarze można wyróżnić wiele narzędzi, o bardzo różnym zakresie – kafeterie z benefitami, ankiety badające poziom satysfakcji i zaangażowania czy systemy wspierające wymianę informacji zwrotnej.

• eNPS – aplikacja umożliwiająca badanie zadowolenia pracowników, a co za tym reagowanie i dostosowanie działań firmy do aktualnych nastrojów i potrzeb pracowników.
• Mybenefit – jest to kafeteria z benefitami. Dzięki niej pracownicy zbierają punkty, które mogą przeznaczyć na benefity dopasowane do swoich potrzeb – kartę sportową, zakupy, wyjazd urlopowy czy wiele innych.
• Kudosnow – platforma służąca do przekazywania na bieżąco feedbacku oraz nagradzania pracowników. Poza tym umożliwia dostosowanie nagród do potrzeb pracowników.

Rozwój pracowników

Narzędzia ułatwiające planowanie i tworzenie szkoleń dla pracowników. Ze względu na zmiany na rynku pracy, firmy coraz częściej muszą kształcić swoich pracowników, żeby podążali oni za zmianami, które zachodzą w branży. Poniższe narzędzia ułatwiają realizowanie tego procesu.

• HCM Deck – wspiera zarządzanie kompetencjami pracowników, ułatwia onboarding, tworzenie profili kompetencyjnych pracowników, jest bazą wiedzy i może być miejscem, w którym stworzymy społeczność pracowniczą i będziemy realizować komunikację firmową.
• Smart Education – posiada wiele funkcjonalności. Wszystkie z nich mogą być wsparciem dla pracowników z obszaru HR. Jest to platforma e-learningowa, narzędzie ułatwiające organizację szkoleń stacjonarnych i tworzenie materiałów oraz testów szkoleniowych. Poza rozwojem pracowników ma moduły w obszarze rekrutacji, motywacji, onboardingu i w innych obszarach.
• Lessonly – platforma umożliwiająca przygotowanie szkoleń, które można wykorzystać m.in. do rozwoju pracowników.

Administracja

• BeeOffice – modułowe narzędzie, bardzo wszechstronne. Posiada moduły ułatwiające uporządkowanie takich procesów, jak: zakupy, rezerwacje i urlopy. Ponadto można w nim przechowywać całą dokumentację pracowniczą.
• BambooHR – amerykańskie, modułowe rozwiązanie, które można dostosować do potrzeb polskiej organizacji. W zależności od zamówionych modułów, może wspierać zarządzanie urlopami, dokumentacją pracowniczą, rekrutację czy analitykę HR.
• SoftLab – kolejny polski i bardzo duży produkt. Zarządzanie dokumentacją pracowniczą to jedynie drobny wycinek z zadań, które może dla nas realizować.

Wybór odpowiedniego dla firmy narzędzia jest bardzo trudnym zadaniem, a zaprezentowane powyżej narzędzia są jedynie drobnym wycinkiem możliwości, jakie daje nam rynek. Istnieje wiele systemów, które pozwalają usprawnić dużą liczbę zadań i procesów realizowanych przez działy HR. Często różnice pomiędzy poszczególnymi z nich są dość drobne. Z czasem mogą się jednak okazać znaczące.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto skorzystać z możliwości testowania danego systemu. Poza tym, ważnym elementem, który często jest pomijany, jest jakość współpracy z daną firmą. Wdrażając w firmie system, zaczynamy długoterminową współpracę, a responsywność i merytoryczne przygotowanie zespołu wspierającego nas we wdrożeniu, a później w rozwiązywaniu problemów, ma ogromne znaczenie.

Przeczytaj również drugą część artykułu: Przydatne narzędzia w pracy HR-owca – część II.