Przydatne narzędzia w pracy HR-owca – część II

02.03.20
clock 6 min.
Sabina Borejsza-Wysocka
Jakiś czas temu pisaliśmy o narzędziach przydatnych w efektywnej pracy HR. W artykule wymieniliśmy kilkanaście systemów, które wspierają określony wycinek pracy HR-owca. Dobór narzędzi do potrzeb firmy nie jest prostym procesem. Żeby zdecydować się na jeden, najbardziej odpowiedni dla nas system, warto poznać możliwości, jakie daje rynek.

Coraz więcej mówi się o automatyzacji procesów. HR-owcy i rekruterzy w związku z piętrzącymi się wyzwaniami nie chcą poświęcać czasu na żmudne, powtarzalne zadania. Dobrze zorganizowane i zintegrowane systemy mogą wesprzeć ich w niemal każdym obszarze zadań.

Boty wspierające rekrutację

Boty mogą wspierać zarówno kandydatów, jak i rekruterów. Istnieją takie, które ułatwiają aplikującym znaleźć odpowiednią ofertę (na podstawie ich odpowiedzi na pytania). Boty mogą usprawniać wypełnianie formularza aplikacyjnego, przeprowadzać pre-interview czy analizować jakość nadesłanych aplikacji. Może to być również źródło wiedzy dla aplikujących. Dzięki temu rekruterzy nie będą musieli poświęcać czasu na e-maile i telefony kandydatów z pytaniami. Wśród ciekawych przykładów botów można wymienić:

  • BotCore – narzędzie to można wykorzystać jako bazę wiedzy, która jest w stanie nawiązać interakcję z kandydatami. Dzięki niemu osoby zadające pytanie otrzymują natychmiastową odpowiedź, a w przypadku gdyby bot nie posiadał danej informacji, może je przekierować do rekruterów. Jest to oszczędność czasu dla pracowników HR, ale również minimalizowanie ryzyka rezygnacji z aplikowania przez kandydata.
  • Ideal – bot do przeprowadzania screeningu CV, prowadzenia rozmów przesiewowych z użytkownikami, automatycznego określania progresu rekrutacji czy analizy historycznych aplikacji. Jeśli chodzi o ocenę jakości danej aplikacji, bot bierze pod uwagę wszystkie dostępne dane i na tej podstawie określa, z którym z kandydatów współpraca będzie najlepiej się układała oraz będzie długoterminowa.
  • Mya – jest to asystent, który wspiera kandydata już podczas analizy poszczególnych ogłoszeń. Co ciekawe, daje możliwość zakończenia konwersacji, jeśli kandydat nie posiada aktualnie czasu na rozmowę i powrotu do niej w późniejszym terminie.

Jeśli chodzi o pracę z botami, jest to proces, który wymaga nauczania ich udzielania właściwych odpowiedzi. Dzięki temu, z biegiem czasu, rozmowa będzie wydawała się bardziej naturalna. Jednak sam proces ich wdrażania może być początkowo dość frustrujący.

Pre-onboarding i onboarding

Pre-onboarding oraz onboarding to dwa newralgiczne momenty, jeśli chodzi o zatrudnienie pracownika. Mogą zadecydować o jego satysfakcji ze współpracy z pracodawcą. Okazuje się, że podpisanie listu intencyjnego z kandydatem niekoniecznie gwarantuje zakończenie procesu z sukcesem. Mimo wyrażenia formalnej chęci podjęcia współpracy, zdarza się, że kandydaci nie pojawiają się w biurze pierwszego dnia. Działania pre-onboardingowe mogą zminimalizować ryzyko takiego obrotu sprawy.

  • Chiefonboarding – tworząc swój proces onboardingowy, jasno określasz, w których momentach system powinien się skontaktować z kandydatem (poprzez sms, slack bądź e-mail). Możesz do kooperacji zaprosić innych członków zespołu i wysyłać przypomnienia oraz weryfikować realizację zadań. W onboardingu bierze udział często dużo osób – administracja, dział techniczny (przygotowujący sprzęt), manager, buddy czy mentor oraz oczywiście dział HR. Zamiast ręcznego zarządzania procesem, można oddać go pod opiekę systemu.
  • KinHR – ułatwia przeprowadzenie procesu onboardingu poprzez spersonalizowaną stronę powitalną, możliwość przesyłania i podpisywania dokumentacji pracowników oraz organizowanie pracy zespołu prowadzącego onboarding.
  • Talmundo – jest to platforma, do której kandydat musi się zalogować. Dzięki temu pozostaje w stałym kontakcie z firmą już od dnia wyrażenia chęci współpracy. Nowy pracownik może tu wypełnić wszelkie kwestionariusze i ankiety (np. satysfakcji z procesu rekrutacyjnego). AI chatbot odpowiada mu na pytania, informuje o nowych materiałach oraz zaprasza do zweryfikowania swojej wiedzy. Platformę można też użyć do zapoznania pracownika z zespołem, jeszcze zanim do niego dołączy oraz powitania nowego pracownika przez CEO.

Badania wewnątrz organizacji

Ważne jest, żeby podejmować decyzje oparte na faktach. Dlatego też coraz chętniej mierzymy różne aspekty funkcjonowania pracowników w firmie. Dane te są bardzo ważne i warto je wykorzystywać do planowania działań i tworzenia strategii. Z drugiej strony, trzeba podejść do tego tematu z rozsądkiem. Nadmiar ankiet, kwestionariuszy czy testów spowoduje, że pracownicy będą do nich podchodzić niechętnie. Dlatego warto się zastanowić zarówno nad tym, jakie informacje są dla nas kluczowe, jak i nad atrakcyjnym sposobem ich gromadzenia.

  • Hive – badanie zaangażowania pracowników jest dość trudnym tematem. Hive jest narzędziem, które ma ułatwić reagowanie na potrzeby pracowników. Poprzez cykliczne wysyłanie pracownikom ankiety, której wypełnienie zajmuje mniej niż 10 minut, firma ma możliwość zebrania ważnych danych i pomysłów pracowników. System podobno ułatwia analizę danych poprzez identyfikowanie ryzyk oraz umożliwia bezpośrednie odpowiadanie na sugestie pracowników. Dodatkowo można go wykorzystać do zachęcania pracowników do udzielania pochwał wybranym pracownikom.
  • Very Human Services Toolbox – wyjątkowo zdecydowaliśmy się uwzględnić w zestawieniu również rekomendację offline. Badanie potrzeb, poszukiwanie pomysłów czy prototypowanie są to procesy, w których interakcja z człowiekiem gwarantuje często znacznie lepsze rezultaty i możliwość zgromadzenia dokładniejszych informacji. Dlatego polecam skorzystać z gotowych i bezpłatnych narzędzi, które ułatwią przeprowadzenie warsztatów z pracownikami. Na stronie firmy Very Human Services można znaleźć narzędzia wspierające proces tworzenia persony, user stories, kartę pomysłu i sporo innych.
  • Harmony Team – jest to narzędzie, które podobno potrafi przewidzieć i zapobiec odejściom pracowników. Producent Harmony Team zachęca również do korzystania z narzędzia umożliwiającego przeprowadzenie eNPS. Platforma uwzględnia badanie ogólne oraz część emocjonalną i racjonalną.

Powyższa lista prezentuje fragment możliwości, jakie daje rynek. Dlatego mamy nadzieję, że będzie stanowić inspirację do przeanalizowania potrzeb firmy i znalezienia najlepszego rozwiązania dla organizacji.

Pozostałe ciekawe narzędzia były omówione w I części artykułu TUTAJ.