Czy można pracować zdalnie z zagranicy?
Zgodnie z polskim prawem, praca zdalna z innego kraju jest całkowicie legalna. W tym celu osoba zatrudniona na umowie o pracę musi jednak spełniać dwa warunki:
- wskazać miejsce, w którym będzie wykonywała pracę,
- uzyskać zgodę pracodawcy.
Warto pamiętać również o sytuacjach, w których to pracodawca może wyjść z inicjatywą pracy zdalnej. Dotyczą one jednak wyłącznie:
- okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz trzech miesięcy po ich odwołaniu,
- okresu, w którym pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika z powodu działania siły wyższej.
Jako że przepisy prawa pracy nie precyzują, gdzie dokładnie ma być wykonywana praca zdalna, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik robił to za granicą.
Jak długo można pracować zdalnie za granicą?
Przepisy nie określają również tego, jak długo może trwać praca za granicą na polskiej umowie. Zależy to wyłącznie od indywidualnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą.
Warto jednak pamiętać o regulacjach dotyczących zakończenia pracy zdalnej w innym kraju. Jeśli któraś ze stron chce odejść od tego rozwiązania, musi złożyć wniosek o zaprzestanie wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy i przywrócenie poprzednich warunków zatrudnienia. Czas na jego realizację wynosi maksymalnie 30 dni. Co istotne, rezygnacja z pracy zdalnej za granicą nie może stanowić podstawy do wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.
Czy pracownik ma obowiązek informowania pracodawcy o miejscu wykonywania pracy?
Zgodnie z nowymi zapisami Kodeksu pracy, praca zdalna jest „wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”.
Jak już wiesz, oznacza to, że pracownik musi poinformować pracodawcę o tym, gdzie wykonuje swoje obowiązki. Wydaje się to zrozumiałe, dopóki zatrudniony przebywa na stałe w jednym miejscu. Co w przypadku, gdy cały czas się przemieszcza? Przepisy nie pozostawiają złudzeń – każda zmiana miejsca wykonywania pracy powinna zostać ustalona z pracodawcą.
Jakich formalności należy dopełnić w przypadku pracy zdalnej z zagranicy?
Ustalenie z pracodawcą warunków pracy zdalnej za granicą to nie jedyna formalność, której musi dopełnić osoba zatrudniona. Powinna ona zainteresować się przede wszystkim lokalnymi przepisami, związanymi zwłaszcza z obowiązkiem podatkowym, ubezpieczeniem społecznym czy publiczną opieką zdrowotną.
Kwestie te są dość jasno określone dla państw członkowskich Unii Europejskiej. W innych krajach mogą jednak przysporzyć pracownikowi pewnych problemów. W takiej sytuacji warto więc zapoznać się z obowiązującym prawem i złożyć odpowiednie dokumenty, pozwalające choćby korzystać z ubezpieczenia w miejscu pracy czy uniknąć podwójnego opodatkowania.
Wykonywanie pracy zdalnej za granicą a prawo Unii Europejskiej – Umowa Ramowa
Od lipca 2023 roku na terenie Unii Europejskiej obowiązują przepisy Umowy Ramowej w sprawie transgranicznej pracy zdalnej. Regulują one rozliczenia podatkowe i ubezpieczenia społeczne osób pracujących poza granicami swojego kraju. Zgodnie z ustaleniami, pracownik powinien być objęty przepisami tego państwa, w którym spędził ponad 50% czasu pracy.
Praca zdalna za granicą a BHP
Niezależnie od tego, gdzie pracownik wykonuje swoje obowiązki, pracodawca ma obowiązek zapewnić mu bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy. Obejmuje ono między innymi wygodne biurko, regulowany fotel czy odpowiednie oświetlenie. Pracodawca może więc sfinansować niezbędne zakupy lub też poprosić zatrudnionego o oświadczenie potwierdzające, że jego stanowisko poza siedzibą firmy spełnia określone wymogi.
W każdym przypadku warto też zapoznać się z lokalnymi przepisami BHP obowiązującymi w danym kraju.
Praca zdalna za granicą a ZUS
Praca zdalna za granicą może też wpływać na rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Co do zasady, składki należy opłacać tylko w jednym kraju Unii Europejskiej – tym, w którym wykonywana jest praca. W przypadku zatrudniania pracownika mieszkającego za granicą pracodawca ma więc obowiązek zgłoszenia się w danym państwie jako płatnik. Co istotne, zatrudniony podlega ubezpieczeniu społecznemu w tym kraju od chwili rozpoczęcia pracy na jego terytorium.
Warto też wspomnieć o wyjątkach, pozwalających odprowadzać składki na ubezpieczenie w kraju zatrudnienia (a nie w miejscu zamieszkania) pracownika. Zalicza się do nich praca w kilku państwach na raz lub wykonywanie obowiązków w delegacji do innego kraju. Płatnik składek powinien wówczas uzyskać zaświadczenie A1 wystawiane przez polski ZUS. Niestety w przypadku pracy zdalnej jest ono bardzo rzadko udzielane.
Praca zdalna za granicą – podatki. Jak je rozliczyć?
Praca zdalna w innym kraju ma swoje konsekwencje podatkowe. Aby dowiedzieć się, jak rozliczać podatek dochodowy, w pierwszej kolejności należy ustalić miejsce i status rezydencji podatkowej. Jak zostało już wspomniane, w Unii Europejskiej bierze się pod uwagę całkowity czas pracy spędzony w różnych krajach. Rezydencja znajduje się w tym państwie, w którym pracownik:
- posiada centrum interesów osobistych lub gospodarczych,
- przebywa dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
W taki sam sposób należy rozpatrywać pracę w Polsce dla zagranicznego pracodawcy. Warto jednak zwrócić uwagę na ewentualne obowiązki podatkowe wynikające z lokalnych przepisów.
Praca zdalna w innym kraju – podsumowanie
Dzięki nowym regulacjom organizacja pracy zdalnej w innym kraju (przynajmniej na terenie Unii Europejskiej) nie powinna sprawić problemów ani pracownikowi, ani jego pracodawcy. Należy zapamiętać przede wszystkim to, że dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych pod uwagę bierze się miejsce stałego wykonywania obowiązków czy też państwo zamieszkania, a nie kraj zatrudnienia.
Jeśli korzystasz z elastycznego trybu pracy w swojej firmie i chcesz udać się na krótkie wakacje, nie rezygnując z obowiązków zawodowych, nie musisz przejmować się żadnymi formalnościami. Jeżeli natomiast na stałe przenosisz się za granicę, jednocześnie wykonując pracę dla polskiego pracodawcy, skorzystaj z powyższych porad i ustal swoją rezydencję na potrzeby ubezpieczenia oraz opodatkowania!
