Jakie kwestie warto przemyśleć przed zwolnieniem pracownika?

22.01.21
clock 6 min.
Marlena Charlińska
Pandemia to skomplikowany czas zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Czasami sytuacja zmusza organizacje do podjęcia trudnej decyzji o redukcji zatrudnienia. Niezależnie od przyczyn, jakie za tym stoją, ten obowiązek nigdy nie należy do łatwych ani przyjemnych. Jakie kwestie trzeba przemyśleć, zanim wypowiemy pracownikowi umowę?

W pracy każdego menedżera jednym z trudniejszych zadań jest przekazanie pracownikowi informacji o tym, że utraci zatrudnienie. To szczególnie stresujące dla osoby, która robi to pierwszy raz w swojej karierze, która np. prowadzi małą firmę i nie posiada osobnego działu HR, który byłby wsparciem w tym obszarze. Niezależnie od stopnia wiedzy i doświadczenia menedżera warto pamiętać o kilku kwestiach, zanim zaprosimy pracownika na tę trudną rozmowę.

Zdefiniowanie powodu

Po pierwsze musimy zdefiniować powód zwolnienia. Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę na czas nieokreślony, to zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy: „W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinna być wskazana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy”.

W przypadku umów na okres próbny, umów na czas określony (w tym umów zawieranych w celu zastępstwa) i umów na czas wykonania określonej pracy nie musimy definiować i podawać uzasadnienia decyzji o wypowiedzeniu. Jednak niezależnie od rodzaju umowy dobrą praktyka jest wytłumaczenie pracownikowi swojej decyzji. Takie zachowanie to przede wszystkim okazanie szacunku pracownikowi. Nikt z nas nie lubi niewyjaśnionych sytuacji. Podanie przyczyny zakończenia stosunku pracy pomaga pracownikowi uporać się z sytuacją i zamknąć w pewien sposób ten rozdział swojego życia, jak również wyciągnąć wnioski, co może pomóc w przyszłym rozwoju zawodowym.

Forma rozwiązania

Następnie warto przemyśleć, w jaki sposób chcemy rozwiązać umowę z pracownikiem. Czy rozwiązanie umowy ma mieć charakter wypowiedzenia czy też może porozumienia stron? Zazwyczaj preferowaną przez pracodawców formą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Warto jednak być przygotowanym na to, że pracownik może być odmiennego zdania i nie przystać na proponowaną formę rozwiązania, do czego ma prawo. Z jakich przyczyn może wynikać jego niechęć?

Zazwyczaj preferowaną przez pracodawców formą jest rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.

Podpisanie umowy za porozumieniem stron powoduje, że nabycie prawa do zasiłku dla bezrobotnych nastąpi dopiero po upływie 90 dni. Stąd niektórzy pracownicy mogą sceptycznie odnosić się do takiej formy rozwiązania umowy, mogą negocjować i domagać się rekompensaty z tego tytułu. Ze swojego doświadczenia wiem, że warto być przygotowanym na oba scenariusze.

Kwestie urlopu

Przed spotkaniem dotyczącym rozwiązania umowy musimy sprawdzić, ile niewykorzystanego urlopu pozostało pracownikowi. Zastanówmy się, czy pracownik w trakcie trwania okresu wypowiedzenia ma wykorzystać przysługujący mu urlop, bo na przykład pracuje przy projekcie, który powinien zostać przez niego ukończony. Jeśli nie ma możliwości wykorzystania należnego mu urlopu, to musimy pamiętać, że pracownikowi należy się z tego tytułu ekwiwalent.

Kwestia przysługującego urlopu i ekwiwalentu to jedno z zagadnień, które bardzo często jest błędnie interpretowane przez pracowników. Warto więc pamiętać, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym czasie pracodawca udzieli mu go udzieli. Jak wynika z Kodeksu pracy, w takim wypadku pracodawca ma prawo w drodze jednostronnej decyzji postanowić, by pracownik wykorzystał zaległy oraz bieżący urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia. Oznacza to, że pracownik nie musi wyrazić zgody na udzielenie mu urlopu wypoczynkowego oraz na termin, w którym został rozdysponowany. Urlop w okresie wypowiedzenia jest udzielany bez wniosku pracownika.

Bardzo często zdarzało mi się w mojej praktyce, że pracownicy błędnie wyliczali liczbę dni wolnych, które pozostały im do wykorzystania. A dni urlopowe przelicza się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia pracownika, o czym możemy z kolei przeczytać w art. 1551 Kodeksu pracy.

Zwolnienie z obowiązku pracy

Oprócz kwestii urlopu, w zależności od sytuacji, warto również zastanowić się nad tym, czy pracownik musi świadczyć pracę w okresie wypowiedzenia czy też może zostać zwolniony z tego obowiązku. Może się zdarzyć tak, że jedną z przyczyn, dla których zwalniamy pracownika, jest np. utrata zaufania do niego, wtedy zdecydowanie lepiej zwolnić pracownika z obowiązku wykonywania pracy.

Czasami mamy do czynienia z sytuacją konfliktową, wtedy również warto rozważyć taką możliwość. Jeśli natomiast zwolnienie następuje z winy pracodawcy i kwestia zaufania nie stanowi problemu, to możemy również podjąć tę decyzję wspólnie z nim. Z mojego doświadczenia wynika, że wielu pracowników chce mieć zajęcie w trakcie okresu wypowiedzenia, chce zakończyć rozpoczęte projekty, pożegnać się z koleżankami, kolegami z pracy oraz kontrahentami. Takim osobom szczególnie zależy na profesjonalizmie i zachowaniu dobrych relacji oraz pozostawieniu dobrego wrażenia niezależnie od tego, że muszą się rozstać z pracodawcą.

Dodatkowe dni

Warto również pamiętać, że pracownik ma prawo złożyć wniosek o udzielenie mu dodatkowych dni wolnych na poszukiwanie pracy. Aby pracownik miał takie prawo, to oprócz tego, że wypowiedzenie umowy musi nastąpić z winy pracodawcy, to okres wypowiedzenia umowy o pracę musi wynosić minimum 2 tygodnie. Kwestia liczenia dni uregulowana jest w Kodeksie pracy, zgodnie z którym wymiar zwolnienia wynosi: 2 dni robocze – w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia; 3 dni robocze – w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 361 § 1.

Pozostałe kwestie

Kiedy ustalimy już kwestie formalne, warto jeszcze zaplanować kilka aspektów techniczno-logistycznych, a więc: kto przejmie obowiązki pracownika, jak i kiedy nastąpi ich przejęcie, kiedy dział IT ma odłączyć dostęp do firmowych kont, systemów, skrzynki e-mailowej, aby nie zaburzać ciągłości pracy. Warto również pomyśleć, kiedy pracownik ma zdać sprzęt i pozostałe narzędzia i materiały, jakie otrzymał od firmy, jak na przykład: karta wejściowa, telefon komórkowy itp.

Odpowiednie przygotowanie do tej trudnej dla obu stron rozmowy i zadbanie o kwestie formalne pozwolą uniknąć niepotrzebnych nieporozumień i konfliktów na drodze prawnej. Pamiętajmy, że zgodnie z Kodeksem pracy pracownik w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę ma prawo złożyć do sądu pracy odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę.