Delegacje tylko dla etatowców?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. – Jeżeli zatem osoba odbywająca podróż nie jest pracownikiem, to nie możemy powoływać się na przepisy dotyczące należności z tytułu podróży służbowej – mówi Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z ponad 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach. Czy w takiej sytuacji jest więc możliwe wysłanie współpracownika na delegację i rozliczenie jej kosztów? – W tym przypadku mamy do czynienia z podróżą realizowaną w interesach zlecającego. Strony zawartej umowy, np. cywilnoprawnej w łączącej je umowie decydują o tym, czy zleceniobiorcy, w związku z jego wyjazdem, przysługują jakieś dodatkowe świadczenia niż samo wynagrodzenie za czynności wykonane w ramach zlecenia – tłumaczy Smulewicz.
Akwizytor, dziennikarz – czy ich praca to stała delegacja?
Podróże bywają codziennością u przedstawicieli niektórych zawodów. Przykłady? Akwizytor, przedstawiciel handlowy czy dziennikarz. Czy to oznacza, że każdego dnia pracy są w delegacji? – W przypadku pracowników stale przemieszczających się w terenie specyfika ich pracy polega na tym, że stale wykonują swoje obowiązki poza siedzibą pracodawcy. W przypadku pracownika wykonującego pracę, polegającą na stałym przemieszczaniu się, bardzo ważne jest poprawne wskazanie miejsca wykonywania pracy w treści umowy o pracę. Ustalenie zasad wykonywania pracy zarówno przez akwizytora, jak i dziennikarza w zakresie czasu pracy, jest szczególnie istotne w związku z koniecznością właściwego rozliczenia czasu pracy, kwestii wystąpienia godzin nadliczbowych oraz ewentualnych podróży służbowych – tłumaczy specjalistka z HR na szpilkach, Monika Smulewicz.
Ekspertka podkreśla również, że pracownicy, których praca polega na przemieszczaniu na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych. Stałe przemieszczanie się z jednego miejsca do drugiego przez tzw. pracowników mobilnych stanowi integralny element sposobu wykonywania przez nich pracy w ramach „ruchomego” „zmiennego” miejsca pracy, obejmującego pewien obszar. Co za tym idzie, podróżą służbową nie można zatem nazwać podróży w obrębie obszaru, w którym pracownik ma stałe miejsce pracy, czyli w przypadku osób zatrudnionych w Polsce (na takich stanowiskach jak np. akwizytor), całego jej terenu.
Smulewicz wskazuje, że wyjątek stanowi praca kierowców w transporcie drogowym. W naszym prawie pracy istnieją bowiem dwie definicje podróży służbowej. Jedna dotyczy ogółu pracowników, a druga wyłącznie kierowców zawodowych. W tym drugim przypadku mówimy o ustawie o czasie pracy kierowców, której zapisy zmieniły się w lutym 2022 roku. Wtedy w wyraźny sposób zmieniła się definicja podróży służbowej kierowców. To spowodowało, że nie mieszczą się w niej już przejazdy międzynarodowe. Przed tą zmianą praktycznie każdy wyjazd kierowcy był podróżą służbową. Teraz jest to każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych, polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego lub wyjazdu w celu wykonania przewozu drogowego, poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały. Zgodnie z nowelizacją kierowcom wykonującym przewozy drogowe w ramach krajowej podróży służbowej przysługują świadczenia delegacyjne na podstawie przepisów wydanych w oparciu o art. 775 K.p. Co ciekawe, w podróży służbowej jest jednak tylko kierowca, który podróżuje wyłącznie po Polsce. Jeżeli wyjeżdża poza jej granice, nie jest w podróży służbowej na polskim odcinku drogi. Uznaje się to w całości za podróż międzynarodową.
Co ważne, jeśli miejsce zamieszkania pracownika znajduje się w tej samej miejscowości co siedziba pracodawcy, pracownik nie spełnia również warunków do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, które wynoszą 300 zł miesięcznie. Dotyczą osób, które oświadczą, że mieszkają poza miejscowością, w której pracują. Sytuacja ta wiąże się bowiem ze zwiększonymi kosztami dojazdu do pracy. Wtedy możliwe jest zastosowanie właśnie tych wyższych podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy. Jednak ryczałt 300 zł jest możliwy wyłącznie przy dojazdach transportem publicznym, a nie samochodem.
Czy delegacja może wypadać w dzień wolny od pracy?
Pracownik ma zaplanowany dzień wolny, a pracodawca każe mu jechać w delegację. Czy to możliwe? Okazuje się, że tak: – Wykonywanie polecenia służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy może trwać również czasie dni wolnych od pracy. Jednak czas dojazdu pracownika do miejsca oddelegowania w dniu wolnym od pracy nie jest wliczany do czasu pracy – mówi ekspertka Monika Smulewicz.
Dodaje ona, że jeśli podróż obejmuje dni wolne od pracy, np. sobotę i niedzielę, to również za te dni pracownikowi przysługuje dieta, o ile pracownik nie miał zapewnionego bezpłatnego całodziennego wyżywienia. Co ciekawe, pracownikowi należy udzielić całego dnia wolnego, niezależnie od tego, czy pracownik przepracował w takim dniu 8 godzin, czy przepracował ich mniej. – Mimo że pracownik w trakcie podróży służbowej w dzień wolny od pracy przepracował np. tylko 4 godziny, to i tak należy mu udzielić całego dnia wolnego od pracy – tłumaczy specjalistka z HR na szpilkach. Jeżeli delegacja obejmuje dni od piątku do niedzieli, ale w sobotę praca nie jest wykonywana, to i tak przysługuje za ten dzień dieta (jeśli nie jest zapewnione wyżywienie).
Czy pracownik ma prawo odmówić wyjazdu w delegację?
Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń pracodawcy. Polecenia pracodawcy muszą być związane z pracą wykonywaną przez pracownika na danym stanowisku; nie mogą być sprzeczne z przepisami prawa i nie mogą stać w sprzeczności z umową o pracę. Jednak – jak mówi Monika Smulewicz – pracownik nie zawsze musi stosować się do polecenia pracodawcy. Dzieje się tak w szczególnych przypadkach wskazanych przepisami Kodeksu pracy.
Kogo dotyczy możliwość odmowy wyjazdu w delegację?
– kobiet w ciąży, których pracodawca nie może delegować poza stałe miejsce pracy
– pracowników (kobiet lub mężczyzn) opiekujących się dzieckiem do lat czterech.
W pozostałych przypadkach pracownik musi wykonać polecenie pracodawcy. – W sytuacji, gdy odmówi wykonania polecenia pracodawcy, na pracownika może być nałożona kara porządkowa, zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy może być uznana za przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę – przestrzega Smulewicz.
Obowiązki pracodawcy i pracownika w kontekście delegacji
Pracownik jest zależny od decyzji pracodawcy, który ma prawo wysłać go w delegację nawet w dniu wolnym od pracy. Na korzyść pracownika natomiast działają przepisy zapewniające mu diety czy dni wolne za wykonaną w dniach wolnych pracę. – Z przepisów Kodeksu pracy, wynika obowiązek zapewnienia pracownikowi należności z tytułu odbywania podróży służbowej – mówi Monika Smulewicz. Wysokość diety zależy od pracodawcy, nie może być jednak niższa od diety krajowej pracowników budżetówki. – Natomiast w zakresie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju określa rozporządzenie – tłumaczy ekspertka HR nas szpilkach.
Dodaje, że rozporządzenie w szczególności określa wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
