Jak rozpocząć mail – wskazówki dotyczące zwrotów inicjujących
Szanowni Państwo
To najpowszechniejsza forma rozpoczęcia oficjalnego maila, bez wyróżnienia ze względu na płeć. Powinna być stosowana, gdy wysyłasz treść do niejednego adresata, tylko do grupy, całej firmy, albo np. do redakcji i nie masz z tym podmiotem zażyłych relacji lub kontaktujesz się z nim po raz pierwszy. Jeśli z kolei piszesz do jednej osoby i znasz płeć adresata, wybierz formę „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”.
Dzień dobry
W korespondencji mailowej bardzo często wybierana forma powitania, która podczas pisania oficjalnego maila nazywana jest jedyną dopuszczalną formą powitania spośród tych, które pochodzą z języka mówionego i są w nim używane. „Dobry wieczór” nie jest dobrze odbierane. Niekoniecznie „Dzień dobry” musi zwracać uwagę na porę dnia. Krytycy twierdzą, że istotne znaczenie ma pora dnia, podczas której adresat odczyta korespondencję, ale większość osób ma świadomość, że w pisaniu maili jest to bardzo uniwersalne przywitanie.
Cześć lub hej
Tak rozpoczęty mail możesz skierować do osób, które bardzo dobrze znasz, są np. Twoimi kolegami z pracy lub nawet przełożonymi, o ile masz z nimi swobodne relacje. Takiej formy powitania nie powinno się jednak stosować, gdy adresatów maila nie znasz, piszesz do nich pierwszy raz lub nie są to dla Ciebie bliskie osoby. Oczywiście część firm, szczególnie składających się z młodych osób, mających np. startupy, uczestniczących w projektach skierowanych do młodzieży, stara się w ostatnich latach szybko skracać dystans w komunikacji mailowej – nie zawsze jednak masz pewność, że po drugiej stronie ktoś sobie życzy, abyś kierował w niego tak bezpośrednie przywitanie.
Dlaczego nie powinno się pisać „Witam”?
Witać może gospodarz, np. kustosz muzeum, szef kuchni, właściciel hotelu, w którym zamieszkają turyści lub reprezentacja Polski w piłce nożnej. W Poradni Językowej PWN wyjaśniano wielokrotnie, dlaczego ta forma jest uznawana za niewłaściwą. W swojej odpowiedzi z 2021 roku prof. Małgorzata Marcjanik wyjaśnia:
„Czasownik witać w znaczeniu 'pozdrawiać przy spotkaniu’ obecny jest w polszczyźnie od XV wieku. Za jego pomocą pozdrawiali zebranych polscy królowie podczas różnych uroczystości. Z tego powodu forma Witam rozpoczynająca listy elektroniczne uznawana jest za niestosowną (nie niepoprawną językowo), ponieważ narzuca wyższą rangę nadawcy”.
Jak napisać oficjalny mail – jaka powinna być treść?
Pisz konkretnie, nie stosuj ogólników
Jeśli temat jest prosty, nie powinieneś bez potrzeby rozpisywać się, wiedząc, że np. dane zdanie nie wniesie wartości do komunikacji lub zrozumienia problemu. Zamiast tego postaw na najważniejsze informacje, streszczenie problemu w jak najbardziej przejrzysty i zrozumiały sposób. Jeśli napiszesz konkretnie, a nie ogólnikowo, w ten sposób możesz uniknąć sytuacji, w której adresat odpowie na Twój mail, dołączając dodatkowe pytania.
Używaj krótkich zdań
Nie wydłużaj bez potrzeby zdań. Pisz tak, aby ułatwić adresatowi przeczytanie i zrozumienie treści maila. Jeśli zaczniesz pisać bardzo długie, niekończące się zdania, adresat może zgubić wątek albo nawet zniechęcić się i zostawić wiadomość do przeczytania na później. Jeśli zależy Ci na szybkiej odpowiedzi, pisz krótko i merytorycznie.
Pamiętaj o spójnej treści i przejrzystym układzie
Niezależnie, czy piszesz oficjalny czy nieoficjalny mail, powinien on mieć wstęp, rozpoczęcie i zakończenie. Powinien być stworzony w pewnych ramach, aby był spójny. Jeśli treść jest dłuższa, oddzielaj poszczególne elementy akapitami. A jeśli jest krótsza, przywitanie, szczegóły oraz zakończenie (pożegnanie) oddzielaj enterami – to znacząco ułatwi przeczytania maila. Jeśli chcesz, żeby adresat zapamiętał treść (np. chodzi o godzinę rozpoczęcie wydarzenia, jego lokalizację, podstawowe informacje), w rozwinięciu możesz je wypunktować, a te najważniejsze wyboldować – np. datę, miejsce spotkania oraz dodać je do tytułu wiadomości.
Jak zakończyć oficjalny mail – zwroty grzecznościowe na koniec wiadomości
Z wyrazami szacunku / Z poważaniem
Forma przywitania oraz pożegnania powinna być ze sobą skorelowana. Jeśli piszesz oficjalny mail i wybierasz „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”, zakończ sformułowaniami: Z wyrazami szacunku / Z poważaniem. Takie formy wybiera się wtedy, gdy tworzymy naprawdę ważną, oficjalną korespondencję służbową.
Łączę pozdrowienia / Z pozdrowieniami / Pozdrawiam serdecznie
Te zwroty wybiera się często, szczególnie w momencie, gdy z adresatami w przeszłości mieliśmy już kontakt, ale niekoniecznie jest to relacja bardzo bliska. Często wybiera się te formy podczas kontynuacji korespondencji, czyli wysyłając odpowiedzi na kolejne maile.
Podpis
Reprezentując firmę, każdy pracownik powinien mieć przygotowany podpis – część organizacji ma nawet własne szablony. Oprócz imienia i nazwiska dodaj swoje stanowisko, nazwę firmy, kontakt (np. adres mailowy oraz numer telefonu). Czasem dodaje się także adres organizacji. Dobrze przygotowany podpis nadaje większej powagi Twojej korespondencji.
Zasady pisania maili służbowych
- Posługuj się profesjonalnym adresem mailowym
Jeśli reprezentujesz daną firmę lub masz własną działalność, posługuj się profesjonalnym adresem, w którym znajdzie się nazwa firmy. Przykład:
Firma: XYZ
Adres mail firmy: kontakt@xyz.pl
Adres mail pracownika: jan.kowalski@xyz.pl
- Przed wysłaniem sprawdź, czy nie popełniłeś błędu
O sprawdzenie treści jesteś proszony w urzędach, bankach, sklepach, nawet podczas podpisania nowej umowy w pracy. Tym bardziej, jeśli tworzysz coś własnego – np. artykuł, newsletter, zwykły mail – sprawdź treść przed wysłaniem pod kątem literówek, prawidłowych informacji, zerknij, czy wszystkie załączniki się otwierają i mają prawidłowe nazwy.
- Zadbaj o odpowiedni tytuł wiadomości
Pierwsze, co widzi adresat po otrzymaniu wiadomości, to tytuł. Stwórz go w taki sposób, aby rozmówca wiedział, czego dotyczy. Jeśli dotyczy planowanego spotkania, możesz już w tytule dodać miejsce i czas spotkania.
- Nie używaj emotikonek
W oficjalnej korespondencji unikaj uśmieszków. Jeśli piszesz do ważnego klienta po raz pierwszy lub nie masz z nim luźniejszego kontaktu, a jednocześnie używasz w mailu grzecznościowych form podczas powitania oraz pożegnania i zwracasz uwagę na profesjonalną treść, emotikonki będą wyglądały po prostu niestosownie.
- Personalizuj maile
Czy spotkałeś się kiedyś z sytuacją, w której dostałeś mail i już na początku treści znalazłeś błąd związany z odmianą Twojego imienia, płci lub po prostu błędne imię? Gdy tworzysz jeden mail, ale planujesz go wysłać do kilkunastu osób i chcesz, aby każdy był spersonalizowany, przy przesyłaniu treści dalej zwróć uwagę na imię i nazwisko adresata, płeć i przy każdym mailu dokładnie sprawdź, czy zmieniłeś powitanie na to z imieniem kolejnego adresata, a nie tego wcześniejszego, do którego już wysłałeś wiadomość.
Oficjalne maile służbowe to jeden z przykładów reprezentowania firmy lub własnej marki. Adresat, który otrzyma mail z nieodpowiednim przywitaniem, z błędami ortograficznymi, literówkami lub wątpliwymi informacjami, nie tylko może zbudować złe zdanie o Tobie, Twoim podejściu oraz umiejętnościach, ale także o firmie, w której pracujesz. Dlatego zawsze sprawdzaj dokładnie treść przed wysłaniem.
