Feedback dla szefa – zasady tworzenia informacji zwrotnej

14.05.20
clock 3 min.
Joanna Sieradzka
Feedback, czyli informacja zwrotna, to bezcenne narzędzie komunikacji. Udzielamy go jako klienci, jako pracodawcy, a czasem… jako pracownicy. I tutaj zaczynają się schody. Jak skutecznie i dyplomatycznie przekazać informację zwrotną szefowi? Poniżej kilka podpowiedzi.

Jeśli stoi przed nami trudne zadanie udzielenia feedbacku swojemu przełożonemu, powinniśmy się do niego dobrze przygotować. Informacja zwrotna nie ma być laurką lub surową krytyką, to możliwie wyważony, lecz prawdziwy komunikat i ocena danego obszaru pracy. Przygotuj się do tej rozmowy zgodnie z poniższymi wskazówkami.

1. Przygotuj się merytorycznie

Zbierz wszystkie elementy, o jakich chcesz porozmawiać. Zbierz konkretne informacje: liczby, dane czy rozpisane zadania. Pozwoli to opierać się na faktach, a nie wyłącznie opiniach lub ogólnikach w stylu „słyszałam, że”, „z tego co pamiętam”, „wydaje mi się”. Nawet jeśli masz całkowitą rację, to w tym momencie Twój feedback może stracić na znaczeniu.

2. Nie bój się

Udzielasz szefowi informacji, to naturalna sytuacja w tej relacji. Nawet jeśli masz do przekazania niezbyt miłe informacje – one są szczególnie ważne. Twój przełożony powinien docenić szczerość i inicjatywę i nie reagować gniewem czy złością. Poza tym skuteczny feedback pomaga oczyścić relacje i ewentualne zatory komunikacyjne.

3. Oddziel emocje od faktów

To trudne, zwłaszcza gdy feedbacku udzielamy w newralgicznym dla naszych relacji momencie. Jednak feedback ma być przyczynkiem do rozwoju, dyskusji i doskonalenia swojej pracy, nie zaś osobistymi ocenami opartymi wyłącznie na warstwie emocjonalnej i oceny w kategoriach lubię/nie lubię.

4. Bądź otwarty na big picture

Zwłaszcza w organizacjach o złożonej strukturze Twój szef ma nad sobą innego szefa, który ma swojego szefa… a wszystko może działać według zasad ustalonych w centrali w innym kraju. Zatem wyśrubowany budżet czy brak szansy na podwyżkę w tym kwartale może nie wynikać z niechęci przełożonego, ale z sytuacji w firmie. Zawsze warto o to zapytać.

5. Feedback za feedback – dobra zasada wzajemności

Jeśli udzielasz feedbacku, poproś przy okazji o opinię na temat twojej pracy. Możecie sobie pomóc i uzyskać sporo przydatnych informacji, wykorzystaj tę okazję. Co ważne, nie domagaj się feedbacku tu i teraz, bo szef kierowany zasadą wzajemności może być albo zbyt uprzejmy, albo wręcz przeciwnie. Do takiej oceny trzeba mieć nieco więcej czasu.

Jak NIE dawać feedbacku

Czego natomiast absolutnie, pod żadnym pozorem, nie robić? Nie dawaj feedbacku z zaskoczenia i w złym momencie – na feedback musi być miejsce i czas. Zaanonsuj chęć rozmowy i udzielenia informacji zwrotnej, nie zaskakuj szefa, zasypując go wcześniej przygotowanymi argumentami, nikt nie czułby się komfortowo w takiej sytuacji. Zadbaj o miejsce spotkania – umówcie się w sali konferencyjnej lub gabinecie, nie przy ekspresie do kawy lub na open space. Jeśli Twój szef właśnie zakończył wielogodzinne spotkanie z zarządem, na którym padło wiele trudnych tematów, może nie być emocjonalnie gotowy na spotkanie z Tobą.

Uszanuj to i chęć udzielenia takiej informacji zakomunikuj otwarcie i z wyprzedzeniem. Przyjdź przygotowany i spokojny, a wówczas Wasza rozmowa powinna przynieść wiele pozytywnych rezultatów.