Co to jest list motywacyjny?
List motywacyjny jest dokumentem, w którym kandydat wyjaśnia, na jakiej podstawie ubiega się o dane stanowisko. Powinien stanowić zarazem rozwinięcie CV, w miarę szczegółowo opisujące doświadczenie zawodowe, kompetencje oraz motywacje aplikanta. List musi też przekonać pracodawcę, że autor zna jego firmę i rozumie profil jej działalności.
Klasyczny list motywacyjny dostarcza się pracodawcy wraz z CV w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę. Nie każdy proces rekrutacyjny będzie tego jednak wymagał. Co ciekawe, dokument ten znajduje również zastosowanie w sytuacji, gdy pracownik już zatrudniony w strukturach firmy stara się o awans lub podwyżkę. Może wówczas napisać krótki list motywacyjny, aby dostarczyć przełożonemu argumenty przemawiające na jego korzyść.
List motywacyjny – zasady tworzenia
Jak się pisze list motywacyjny? To nic trudnego. Trzeba tylko pamiętać o oficjalnej formie i kilku ogólnych zasadach:
Dopasowanie listu do konkretnej oferty pracy
Nie istnieje coś takiego jak uniwersalny list motywacyjny. Jego treść musi być zawsze dokładnie dopasowana do wybranej oferty pracy. Oznacza to, że każdy proces rekrutacyjny będzie wymagał od Ciebie napisania nowego dokumentu. Możesz oczywiście opierać się na ogólnym wzorze listu motywacyjnego, ale w swojej argumentacji musisz uwzględniać takie aspekty jak sytuacja firmy na rynku, zakres obowiązków na danym stanowisku czy misja i wartości pracodawcy. Te kwestie zawsze będą się zaś różniły w zależności od organizacji.
Skupienie się na korzyściach, jakie możesz przynieść pracodawcy
Naturalną postawą podczas pisania listu motywacyjnego wydaje się koncentracja na własnych celach i – nomen omen – motywacjach. Pracodawca nie zatrudni Cię jednak tylko dlatego, że (podobnie jak wielu innych kandydatów) masz niezbędne doświadczenie i jesteś dobrze zorganizowaną osobą. Rekruterzy będą szukać w liście konkretnych korzyści dla firmy. Napisz więc, jakie cele może ona osiągnąć dzięki Twoim kompetencjom i jaki wpływ będziesz mieć na atmosferę i organizację pracy w przedsiębiorstwie.
Niepowtarzanie informacji z CV
CV i list motywacyjny to dwa najważniejsze dokumenty aplikacyjne. Jako że rekruter otrzymuje je zazwyczaj w pakiecie, ich treść nie może się powtarzać. O ile w życiorysie wymieniasz swoje kompetencje, osiągnięcia czy piastowane stanowiska, o tyle list motywacyjny powinien na nich jedynie bazować. Informacje zawarte w CV potraktuj więc jako punkt wyjścia do opisania swojej kandydatury i zaprezentowania siebie jako wartościowego, interesującego człowieka.
Zwięzła forma
Mimo że pisanie listu motywacyjnego to świetna okazja do przedstawienia wszystkich swoich zalet, jego długość nie powinna przekraczać 1 strony A4. Szanuj czas rekrutera, wysyłając mu zwięzły i czytelny dokument, który będzie poruszał tylko najistotniejsze aspekty. Dzięki temu adresat szybko zapozna się z jego treścią.
Zaadresowanie listu do konkretnej osoby
Im bardziej bezpośredni list, tym większa jego siła oddziaływania. Nie chodzi jednak o skracanie dystansu, które byłoby po prostu nieprofesjonalne. Mowa o zaadresowaniu dokumentu do określonej osoby i zwracaniu się wprost do niej. Dzięki temu list stanie się mniej anonimowy, a rekruter doceni, że nie rozsyłasz go masowo do różnych firm. Sprawdź więc, kto pracuje na stanowisku HR managera lub kierownika danego działu, i zaadresuj dokument do niego.
Odwoływanie się do konkretów
Zastanawiając się, co napisać w liście motywacyjnym, unikaj ogólników. Każdy może przecież określić się jako osobę odpowiedzialną, proaktywną czy pracowitą. Używając tych samych frazesów, w żaden sposób nie wyróżnisz się na tle konkurencji. Postaraj się więc odwołać do konkretnych przykładów i sytuacji, które pozwoliły Ci osiągnąć określony cel czy spotkały się z aprobatą przełożonych.
Dbałość o poprawność językową
Nawet najbardziej imponujące osiągnięcia nie pomogą Ci w zdobyciu wymarzonej pracy, jeśli w ich opisach znajdą się błędy ortograficzne i interpunkcyjne. Nie bagatelizuj więc kwestii poprawności językowej, sprawdź ewentualne literówki i poproś kogoś o weryfikację listu pod tym kątem. Do dyspozycji masz także internetowe narzędzia do korekty tekstu. Językowe zaniedbanie mogłoby zostać ocenione przez rekrutera jako przejaw roztargnienia i braku skrupulatności. Pamiętaj, aby zadbać także o czytelność dokumentu – zastosuj odpowiednią (i jednolitą) czcionkę, interlinię oraz ewentualne wypunktowania.
Weryfikacja danych kontaktowych
Wiedza na temat tego, jak napisać dobry list motywacyjny, nie na wiele się zda, jeśli po jego lekturze rekruter nie będzie mógł się z Tobą skontaktować. Zanim wyślesz dokument, upewnij się więc, że Twoje dane są aktualne i nie ma w nich żadnych literówek. Zwróć szczególną uwagę na numer telefonu oraz adres e-mail. Pamiętaj też, że w tym ostatnim nie powinny pojawiać się żadne niewłaściwe słowa czy losowe cyfry.
List motywacyjny – co zawiera? Najważniejsze elementy
Znając już podstawowe zasady tworzenia listu motywacyjnego, możesz zacząć zastanawiać się nad jego schematem. W każdym przypadku będzie on obejmował dokładnie te same elementy, więc z łatwością dostosujesz go do potrzeb konkretnego procesu rekrutacyjnego. Jak napisać list motywacyjny krok po kroku?
Nagłówek i zwrot grzecznościowy
Zanim zaczniesz pracę nad właściwą treścią listu motywacyjnego, umieść w dokumencie niezbędne dane, czyli:
- miejscowość i datę (dzień wysyłki listu),
- własne dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres, numer telefonu i e-mail),
- dane adresata (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa działu i firmy, adres).
Kolejny niezbędny element listu motywacyjnego stanowi zwrot grzecznościowy. Jeśli dokładnie wiesz, kto jest adresatem dokumentu, użyj słów „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli nie posiadasz takich informacji, napisz po prostu „Szanowni Państwo”. Jeszcze zanim przejdziesz do właściwego wstępu, poinformuj o tym, na jakie stanowisko aplikujesz. Pierwsze zdanie Twojego listu motywacyjnego powinno więc brzmieć na przykład tak: „Z przyjemnością aplikuję na stanowisko specjalisty ds. marketingu w Państwa firmie”.
Wstęp
We wstępie listu motywacyjnego możesz odnieść się do opublikowanego przez pracodawcę ogłoszenia. Napisz, że w odpowiedzi na ofertę chcesz zaproponować swoją kandydaturę, i podeprzyj to odpowiednim argumentem. W ramach autoprezencji wspomnij na przykład, jaki masz staż w danej branży, lub nawiąż do wspólnych celów, które dzielisz z firmą.
Rozwinięcie
O tym, jak wygląda list motywacyjny, decyduje przede wszystkim jego rozwinięcie. To właśnie w tej sekcji musisz przekonać pracodawcę do swojej kandydatury na wybrane stanowisko. Z pewnością pomogą Ci w tym konkretne liczby i nazwy instytucji. Zamiast deklarować, że masz bogate doświadczenie, napisz dokładnie, ile lat pracujesz na danym stanowisku. Dobrze radzisz sobie z zarządzaniem ludźmi? Nie ograniczaj się do tak ogólnego stwierdzenia, tylko podaj liczbę osób w swoim zespole i opisz krótko projekty, nad którymi pracowaliście.
Pisząc list motywacyjny, możesz odwoływać się zarówno do treści swojego CV, jak i do ogłoszenia o pracę. W tym pierwszym przypadku pamiętaj, aby nie powielać informacji, tylko je poszerzać. W drugim możesz natomiast nawiązać do powodów, które skłoniły Cię do aplikowania na dane stanowisko. Nie chodzi tu oczywiście o kwestie finansowe, a raczej o to, jak firma może skorzystać na Twojej pracy. Zapoznając się z misją przedsiębiorstwa, zidentyfikuj więc wartości, z którymi się utożsamiasz, i zadeklaruj gotowość do współpracy.
W treści listu motywacyjnego warto też pochwalić firmę. Musisz przy tym jednak uważać, aby nie popaść w przesadę. Zamiast zachwycać się wszystkimi osiągnięciami przedsiębiorstwa i zdobytymi nagrodami, podkreśl znaczenie wybranych aspektów, takich jak:
- pozycja lidera w danej branży,
- renoma na rynku pracy,
- szerokie możliwości rozwoju,
- eksploatacja nowych technologii,
- wyznawane wartości,
- realizowane projekty.
W każdym z tych przypadków odnieś się do osobistych motywacji i celów. Im lepiej udowodnisz, że podzielasz dążenia firmy, tym bardziej dopasowanym kandydatem staniesz się w oczach rekrutera.
Jedną ze skutecznych strategii pisania listu motywacyjnego jest również używanie tak zwanych power verbs. Są to po prostu czasowniki, które podkreślają Twój aktywny udział w czynnościach i procesach istotnych z punktu widzenia pracodawcy. Mowa o takich zwrotach jak na przykład: „zarządzałem”, „organizowałem”, „tworzyłem”, „optymalizowałem”, „wdrażałem” itp. Aby dowiedzieć się, jakich dokładnie słów użyć, poszukaj ich w ogłoszeniu o pracę, na które odpowiadasz.
Zakończenie
Jak zakończyć list motywacyjny? W ostatnim akapicie dokumentu warto wyrazić chęć osobistego spotkania z rekruterem i szczegółowego omówienia swojej kandydatury. Na końcu nie powinno również zabraknąć zwrotu grzecznościowego (np. „Z poważaniem”) i odręcznego podpisu. Jeśli zamierzasz wysłać list mailem, najpierw go wydrukuj i podpisz, a następnie zeskanuj.
Pamiętaj także o obowiązkowej klauzuli ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli znalazła się już ona w CV, nie musisz zamieszczać jej dodatkowo w liście.
List motywacyjny – wzór
Jak już wiesz, nie istnieje jeden wszechstronny wzór listu motywacyjnego. Treść dokumentu zawsze powinna być precyzyjnie dopasowana do konkretnej oferty pracy. Mimo to podczas pisania możesz oprzeć się na schemacie, który obejmuje następujące elementy:
- miejscowość i data,
- dane kandydata,
- dane rekrutera/pracodawcy,
- zwrot grzecznościowy („Szanowni Państwo” itp.),
- zdanie wprowadzenia (stanowisko, o które się ubiegasz),
- informacja o motywacjach stojących za kandydaturą,
- informacje o kwalifikacjach, umiejętnościach i doświadczeniu zawodowym kandydata,
- wyrażenie gotowości udziału w rozmowie kwalifikacyjnej,
- zwrot grzecznościowy („Z poważaniem” itp.),
- odręczny podpis,
- spis załączników (np. CV, kserokopie dokumentów itd.),
- klauzula RODO (opcjonalnie).
Wiedząc, co zawiera list motywacyjny, łatwiej będzie Ci stworzyć dokument na potrzeby konkretnej rekrutacji.
Przykłady dla Twojego zawodu
Dokładna treść Twojego listu motywacyjnego będzie zależała od obranej przez Ciebie ścieżki kariery. Podczas jego pisania uwzględnij zarówno własną sytuację zawodową, jak i specyfikę firmy czy stanowiska, na które aplikujesz. Gotowy dokument powinien stanowić wypadkową wszystkich tych zmiennych. Szukasz przykładu listu motywacyjnego dla siebie? Zapoznaj się z poniższymi fragmentami, które sprawdziłyby się w rekrutacji na stanowiska w różnych zawodach:
- List motywacyjny nauczyciela: „Od 5 lat pracuję z uczniami szkół podstawowych, więc doskonale rozumiem ich zachowania i potrzeby. Moja rola w kształceniu młodzieży zawsze spotykała się z uznaniem zarówno samych zainteresowanych, jak i ich rodziców.”
- List motywacyjny przedstawiciela handlowego: „Jestem osobą bardzo otwartą i cenię sobie możliwość poznawania nowych ludzi. Praca przedstawiciela handlowego dostarcza mi więc sporo satysfakcji. Jestem przekonany, że pomogę Państwa firmie w realizacji założonych celów, tym bardziej że dysponuję własnym samochodem, który mogę wykorzystywać jako pojazd służbowy.”
- List motywacyjny księgowej: „Na co dzień prowadziłam księgi przychodów i rozchodów dla 10 klientów i zajmowałam się ich obsługą kadrowo-płacową. Moja praca zawsze była doceniana przez przełożonych, a dowód tego stanowi roczna ocena pracownicza na poziomie 9,5/10”
- List motywacyjny specjalisty ds. marketingu: „Doskonale czuję się zarówno w procesach kreatywnych, jak i w bezpośredniej współpracy z klientami. Dowodem tego są case studies realizowanych przeze mnie projektów, które załączam do niniejszego listu. Mam ogromną nadzieję, że w Państwa firmie zyskam szansę prowadzenia jeszcze ambitniejszych działań.”
- List motywacyjny brand managera: „Przez ostatnie 3 lata z sukcesami zarządzałem 6-osobowym zespołem. Koordynowałem w ten sposób kluczowe dla marki projekty w zakresie PR-u i employer brandingu. Jestem więc pewien, że z powodzeniem odnajdę się na stanowisku brand managera w Państwa firmie.”
- List motywacyjny copywritera: „Przez ostatnie 2 lata pracy w dziale content marketingu zrozumiałem, czym jest praca pod presją czasu. W efekcie nauczyłem się pisać około 15 tys. znaków dziennie przy jednoczesnej dbałości o merytorykę i poprawność tekstów. Wierzę, że dzięki takim kompetencjom pomogę Państwu owocnie realizować założoną strategię marketingową.”
- List motywacyjny pracownika HR: „W prowadzeniu rekrutacji pomaga mi moje wykształcenie z zakresu psychologii. Znakomicie czuję się w kontaktach z ludźmi i cenię sobie możliwość wspierania ich na wybranych ścieżkach karier. Chętnie angażuję się też w prowadzenie szkoleń, czego potwierdzeniem jest zrealizowany przeze mnie w zeszłym roku cykl poświęcony zarządzaniu zmianą w organizacji.”
List motywacyjny bez doświadczenia zawodowego
Jeśli stoisz przed wyzwaniem stworzenia listu motywacyjnego bez doświadczenia w zawodzie, za wszelką cenę unikaj naginania prawdy. Nie ma sensu przypisywać sobie wymyślonych osiągnięć, ponieważ kłamstwo prędzej czy później wyjdzie na jaw. Prawdopodobnie nastąpi to w najbardziej stresującym dla Ciebie momencie, czyli podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Zamiast kłamać, postaw więc na szczerość. Napisz, że choć nie masz jeszcze niezbędnego doświadczenia, to intensywnie się szkolisz. Wspomnij o kierunkowych studiach, ukończonych kursach czy zdobytych certyfikatach. Jeśli tylko możesz pochwalić się ewentualnymi stażami, praktykami lub wolontariatem, koniecznie zamieść taką informację w liście. Dla wielu pracodawców takie doświadczenie okaże się w zupełności wystarczające (zwłaszcza na stanowiskach juniorskich).
Jak napisać list motywacyjny? Przydatne zwroty
Pamiętaj, że list motywacyjny to oficjalny dokument, który powinien odznaczać się ściśle określoną formą. W jej zachowaniu pomogą Ci często używane zwroty, takie jak na przykład:
- „W nawiązaniu do oferty pracy opublikowanej w… chciałbym zgłosić swoją kandydaturę na stanowisko…”
- „Zwracam się z uprzejmą prośbą o rozpatrzenie mojej kandydatury na stanowisko…”
- „Możliwość pracy w Państwa zespole będzie dla mnie wyróżnieniem i szansą na rozwój…”
- „Zależy mi na zdobywaniu doświadczenia u boku profesjonalistów, dlatego pierwsze kroki w karierze chciałbym stawiać właśnie w Państwa firmie.”
- „W dotychczasowej pracy zajmowałem się przede wszystkim…”
- „Mam nadzieję, że będę mógł przedstawić Państwu swoje kwalifikacje podczas rozmowy kwalifikacyjnej…”
- „Z chęcią spotkam się z Państwem podczas rozmowy kwalifikacyjnej…”
List motywacyjny – jaki format (PDF czy DOC)?
Format, w którym zapiszesz swój list motywacyjny, nie ma dużego znaczenia, ale i tak nie warto pozostawiać tej kwestii przypadkowi. Zdecydowanie bezpieczniejszą opcją niż DOC czy DOCX okaże się bowiem PDF. Wybierając ten ostatni format, upewnisz się, że rekruter zobaczy dokładnie taki sam dokument jak Ty. Pozostałe możliwości nie dają takiej gwarancji, ponieważ w ich przypadku plik może dostosować się do programu, w którym jest otwierany. Jeśli będzie to inny edytor niż ten wykorzystany przez Ciebie, dojdzie prawdopodobnie do modyfikacji czcionek i stylów, przez co list stanie się mniej czytelny.
Jak napisać list motywacyjny? Podsumowanie
Dzięki wskazówkom zawartym w powyższym artykule z łatwością napiszesz list motywacyjny na potrzeby każdego procesu rekrutacyjnego. Pamiętaj, żeby nie bagatelizować znaczenia tego dokumentu, ponieważ to właśnie on może przekonać pracodawcę do Twojej kandydatury. Skorzystaj więc ze sprawdzonych porad i zadbaj o swój wizerunek na rynku pracy!
