Od razu wyciągnijmy jedną kwestię przed nawias – obie nowości, które adresujemy poniżej, są nowymi uprawnieniami pracowników i przysługują im dodatkowo (obok) wszystkich dotychczasowych uprawnień w tym zakresie. Odpowiadając na częste pytanie – urlop na żądanie przysługuje jak dotychczas (4 dni w roku), opieka na dziecko (art. 188 kodeksu pracy) także zostaje.
To, co dla obu tych zwolnień wspólne to także to, że informację o wykorzystaniu zwolnienia lub urlopu okolicznościowego w danym roku kalendarzowym uwzględniamy w świadectwie pracy (wg nowego wzoru).
Czy z tego zwolnienia mogą korzystać tylko pracownicy opiekujący się dziećmi?
Nie. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej (uregulowane w art. 148[1] kodeksu pracy) przysługuje każdemu pracownikowi. Nie ma znaczenia posiadanie dzieci, rodzaj umowy o pracę czy staż pracy. Każdy może z tego uprawnienia skorzystać.
Kiedy pracownik może skorzystać ze zwolnienia na siłę wyższą?
Zwolnienie to przysługuje pracownikowi „z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika”. Pierwsza część tego przepisu nie zawiera przecinka, zatem wszystkie te przesłanki muszą wystąpić łącznie. Przepis w tym zakresie jest sformułowany (co najmniej…) kuriozalnie. Jego interpretacja ścisła powoduje bowiem, że musi chodzić o sytuację, w której:
- z powodu działania siły wyższej (tradycyjnie przyjmuje się, że z działaniem siły wyższej mamy do czynienia w przypadkach zdarzeń nagłych, niespodziewanych, niezależnych od nas, których skutków nie możemy odwrócić, np. uderzenie pioruna)
- w pilnych sprawach rodzinnych (np. ten piorun uderza w małżonka i to jest tą naszą „pilną sprawą”)
- spowodowanych chorobą lub wypadkiem (tu już zupełnie nie wiadomo, jak ta choroba i wypadek mają się mieć do naszego pioruna czy do naszej „sprawy” – przyjmijmy, że wskutek uderzenia pioruna nasz małżonek jest poszkodowany),
- i w konsekwencji pracownik musi się osobiście udać poza miejsce pracy.
Spełnienie tych przesłanek uprawnia pracownika do zwolnienia. Ale UWAGA! Pomimo toczonych przez prawników debat i publikowania analiz o tym, jak ten przepis jest kiepsko napisany i jak może prowadzić do wniosków niemożliwych do wykonania, istotne jest jedno. Cel tego zwolnienia i szczątkowe jego uregulowanie powodują, że pracodawca w praktyce nie będzie miał zasadniczo prawa do weryfikacji, czy wniosek pracownika jest prawdziwy. Opieramy się w tym zakresie na oświadczeniu pracownika.
Jasne, jeśli pracownik przyjdzie i powie, że chce skorzystać ze zwolnienia na siłę wyższą, bo mu fryzjer zmienił godzinę wizyty, odmawiamy, gdyż nie taki jest cel tego zwolnienia. Jednak, jeśli ten sam pracownik przyjdzie i powie, że u niego to właśnie ten piorun…, to takie zwolnienie powinno zostać udzielone.
Jaki jest wymiar zwolnienia i czy jest ono płatne?
Pracownik ma prawo do zwolnienia z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w każdym roku kalendarzowym. To pracownik w pierwszym wniosku w danym roku decyduje, że chce to zwolnienie mieć rozliczane w dniach (gdy zawnioskował o 1 dzień zwolnienia) czy w godzinach (gdy zawnioskował o 8 godzin zwolnienia). Pracodawca nie może tu ograniczać zakresu decyzyjności pracownika.
W przypadku pracowników niepełnoetatowych lub tych, dla których dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin (co wynika z przepisów szczególnych), zwolnienie udzielane godzinowo przysługuje w wymiarze proporcjonalnie niższym. Jeśli z tej proporcji wyjdzie nam niepełna godzina, zaokrąglamy ją w górę.
Za czas korzystania z tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. Liczymy tu połowę z wynagrodzenia obliczonego jak za urlop wypoczynkowy, przy czym składniki zmienne uwzględniamy w wysokości z miesiąca, w którym było wykorzystane zwolnienie.
Czy pracodawca musi udzielić zwolnienia z powodu siły wyższej?
Co do zasady – tak. W tym przypadku przepisy wskazują na obowiązek udzielenia zwolnienia. Nie wskazują zaś minimalnego wyprzedzenia, z jakim pracownik powinien zgłosić taką potrzebę ani formy takiego wniosku. Z uwagi na cel tego zwolnienia przyjmujemy, że pracownik może potrzebę skorzystania ze zwolnienia zgłosić w ciągu dnia pracy by korzystać ze zwolnienia w tym samym dniu, a także, że może to nastąpić w dowolnej formie (ustnie, telefonicznie, mailowo itp.). Nie ma jednak przeszkód, by zobowiązać pracownika do następczego potwierdzenia korzystania z takiego zwolnienia np. w pulpicie pracowniczym.
Komu przysługuje urlop opiekuńczy i czy jest odpłatny?
Urlop opiekuńczy przysługuje każdemu pracownikowi (dokładnie tak samo jak zwolnienie z powodu siły wyższej). Jest to urlop bezpłatny. Za czas urlopu opiekuńczego pracownik nie ma prawa do jakiegokolwiek świadczenia – ani od pracodawcy, ani z ZUSu.
W jakich sytuacjach pracownik może skorzystać z urlopu opiekuńczego?
Urlop okolicznościowy przysługuje w celu zapewnienia przez pracownika osobistej opieki lub wsparcia:
- osobie będącej członkiem rodziny lub
- osobie zamieszkującej we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem,
jeśli osoba taka wymaga opieki lub wsparcia od pracownika z poważnych względów medycznych.
Członkiem rodziny na potrzeby urlopu opiekuńczego jest syn, córka, matka, ojciec lub małżonek. Nie ma przy tym znaczenia wiek dzieci. Te pięć kategorii osób to katalog zamknięty. Inna osoba (spoza tego katalogu) wymagająca opieki lub wsparcia uzasadniałaby wniosek o urlop tylko wtedy, jeśli mieszka wspólnie z pracownikiem.
Ile wynosi wymiar urlopu i jaka jest procedura jego udzielania?
Wymiar takiego urlopu to 5 dni w roku kalendarzowym (udzielamy go w dniach).
W przypadku tej nowości, przepisy wskazują i termin i postać i treść wniosku:
- wniosek powinien być złożony najpóźniej dzień przed rozpoczęciem urlopu (tj. pracownik wnioskuje dzisiaj na jutro, a nie dzisiaj na dzisiaj),
- wniosek wymaga postaci papierowej lub elektronicznej (może być zatem założony pisemnie, mailowo, w systemie, jeśli jest przewidziana taka funkcjonalność itd.),
- we wniosku obowiązkowo pracownik wskazuje:
- imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych (tj. nie informacje o historii choroby tej osoby),
- przyczynę konieczności zapewniania osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika (tj. dlaczego to pracownik osobiście musi tej osobie pomóc),
- stopień pokrewieństwa, jeśli wniosek dotyczy członka rodziny lub adres zamieszkania tej osoby, jeśli wniosek dotyczy osoby mieszkającej z pracownikiem.
Taka treść wniosku wynika wprost z przepisów kodeksu pracy i pracownik ma obowiązek te okoliczności wskazać. Podkreślam to z uwagi na to, że zdarzają się sytuacje, w których pracownicy kwestionują wzór wniosku w tym zakresie powołując się na nieśmiertelne „nie, bo RODO”.
Czy pracodawca jest związany wnioskiem pracownika?
Jeśli spełnione są przesłanki do otrzymania urlopu okolicznościowego, to pracodawca jest obowiązany go udzielić. W wyjątkowych sytuacjach dopuszczałabym możliwość nieudzielenia tego urlopu (na zasadach analogicznych do odmowy udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie).
