Czym jest feedback?
To udzielenie drugiej stronie informacji zwrotnej, która ma na celu zmianę zachowania lub działania danej osoby (lub zespołu) na lepsze lub też potwierdzenie, że dana osoba zachowuje się właściwie, tzn. w sposób oczekiwany lub przekraczający oczekiwania. Przekazując feedback, który ma na celu skorygowanie czyjegoś postępowania, należy pamiętać, aby zachowywać się kulturalnie i traktować adresata z szacunkiem.
Konstruktywny feedback
Na co często narzekają pracownicy? Na brak informacji zwrotnej właśnie. Deficyt rozmów z pracownikami i brak otwartości w relacjach zawodowych na pewno nie pomagają w rozwiązaniu bieżących problemów czy w utrzymywaniu zdrowych relacji w miejscu pracy.
Podobnie jest z osobami starającymi się o pracę. Dziesiątki wysłanych aplikacji i zero jakiejkolwiek odpowiedzi. Kandydaci, którzy nie przechodzą procesu rekrutacji, pozostają bez żadnej informacji, która pozwoliłaby im wprowadzić pozytywne zmiany. To bardzo zniechęca i stawia w złym świetle zarówno rekruterów, jak i same organizacje.
Informacja zwrotna jest wręcz niezbędna w codziennej pracy. Niezależnie od tego, czy będą to prowadzone przez nas rekrutacje czy zwyczajowe relacje z pracownikami, to właśnie dobrze udzielony oraz zrozumiany feedback pozwala wypracować zdrowe relacje w środowisku pracy.
Może więc kanapka?
Jest to jeden z popularniejszych modeli udzielania feedbacku, ale czy odpowiedni na każdą sytuację wymagającą informacji zwrotnej? Kanapka lepiej sprawdza się w przypadku dużych projektów, na które składa się wiele zadań podlegających ocenie przełożonego. Model ten wykorzystuje się także w trakcie podsumowań i rozmów półrocznych lub rocznych z pracownikami. Dlaczego? Ponieważ – mówiąc kolokwialnie – mamy z czego taką kanapkę przygotować. Komunikatem pozytywnym jest tutaj chleb (dół i góra kanapki). Natomiast to, co chcemy, żeby było naprawione, jest jej środkiem, wypełnieniem.
Modele informacji zwrotnej
Jednak kanapka ma wiele słabych punktów. Budowane według tego schematu komunikaty brzmią często nienaturalnie, bo jeśli pracownik zrobił wszystko dobrze, to dlaczego na siłę mamy wymyślać rzeczy do poprawy? I odwrotnie – jeśli wszystko, co zrobił wymaga poprawy, to dlaczego mamy go chwalić i za co? W sytuacjach bieżących, jednorazowych, kiedy chcemy komuś jasno przekazać, że zrobił coś świetnie lub zachował się niewłaściwie, lepiej posłużyć się metodą FUKO.
Czas na informację zwrotną FUKO
FUKO to akronim powstały od pierwszych liter następujących słów:
- F to fakty – staramy się w sposób neutralny przedstawić zaistniałą sytuację.
- U jak ustosunkowanie – możemy odnieść się do obowiązującego regulaminu, zasad panujących w organizacji, a także własnych emocji.
- K jak konsekwencje – w tym miejscu przedstawiamy konkretny skutek jakiegoś zachowania lub działania – pozytywny lub negatywny.
- O, czyli oczekiwania – opisujemy krótko nasze oczekiwania względem podobnej sytuacji czy zachowania w przyszłości.
Technika FUKO pomaga zbudować komunikat informujący odbiorcę o tym, w jaki sposób jego zachowanie lub czyny wpłynęły na zespół, konkretne osoby lub na funkcjonowanie organizacji. Możemy w ten sposób zbudować komunikat pozytywny, chwaląc czyjeś dokonania lub negatywny, pokazując konsekwencje danego działania, ale również konkretną wskazówkę, jak coś zmienić lub poprawić.
Regularny feedback
Największy efekt metoda FUKO przynosi, gdy stosujemy ją w codziennych relacjach i w przypadku spraw, które chcemy nagradzać lub korygować na bieżąco. Pamiętajmy, że efektywny feedback, to regularny feedback. Jeśli komunikujemy się w ten sposób z pracownikami, to po pierwsze gasimy wszelkie pożary, nim zacznie się cokolwiek tlić (plotki, niedomówienia, wzajemne oskarżenia w zespole, kiedy zaistnieje problem), a po drugie dajemy odczuć pracownikom, którzy na to zasługują, że widzimy ich starania, doceniamy ich pracę i widzimy efekty (feedback pozytywny).
Kiedy jeszcze stosować technikę FUKO?
Jak zobaczysz na poniższych przykładach, FUKO nie jest ani skomplikowane, ani czasochłonne. Znając zasady tworzenia takiego komunikatu, możemy przekazać pracownikom ważne informacje, które mogą usprawnić ich pracę oraz polepszyć funkcjonowanie całego zespołu.
FUKO sprawdza się także wtedy, gdy chcemy udzielić feedbacku podczas rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.
Przykłady zastosowania FUKO
Kilka przykładów komunikatów przygotowanych w modelu FUKO:
Feedback pozytywny
Ogromnie cieszy mnie to (ustosunkowanie), że wyniki naszego zespołu poszły w ostatnim czasie znacząco w górę (fakt). Mamy dzięki temu doskonały materiał, który wykorzystamy podczas negocjacji z potencjalnym klientem (konsekwencja). Utrzymujmy ten poziom, a z pewnością trafimy do pierwszej piątki liderów na rynku (oczekiwania).
Feedback negatywny
To już trzeci raz, kiedy spóźniłeś się rano do pracy (fakt). Jest to wbrew panującym zasadom w naszym zespole (ustosunkowanie), a Twoje spóźnienia powodują dezorganizację pracy całego teamu. Ktoś musi Cię zastąpić, a wiesz, że jesteśmy teraz bardzo obciążeni pracą (konsekwencja). Postaraj się temu zaradzić i nie spóźniaj się na poranne zmiany (oczekiwania). Może potrzebujesz jakiejś pomocy z mojej strony?
Rekrutacja – pozytywna informacja zwrotna dla kandydata
Bardzo żałuję (ustosunkowanie), ale pomimo doskonałego CV oraz załączonych referencji, nie mogę w tym momencie przyjąć Pani aplikacji na to stanowisko (konsekwencja). W ogłoszeniu prosiliśmy o przesłanie próbek tekstów jako warunek konieczny, a Pani tego nie zrobiła (fakt). Jednak jeśli dośle Pani portfolio do najbliższego piątku (oczekiwania), chętnie włączę Pani aplikację do puli tych, które będą rozpatrywane w pierwszej kolejności.
Rekrutacja – negatywna informacja zwrotna dla kandydata
Przykro mi (ustosunkowanie), ale ze względu na brak wystarczającego doświadczenia na tym stanowisku (fakt), Pańska aplikacja nie zostanie wzięta pod uwagę w drugim etapie rekrutacji (konsekwencja). Niemniej jednak gorąco zachęcam Pana do śledzenia naszych ofert pracy, ponieważ często szukamy osób na stanowiska juniora (oczekiwania).
Zalety metody FUKO
Jak widzisz budowanie komunikatów opierających się na technice FUKO nie jest trudne, ale wymaga praktyki, a po stronie odbiorcy – otwartości na feedback. Dlatego tak ważna jest edukacja pracowników z konstruowania i przyjmowania informacji zwrotnych. Dzięki temu mamy większą szansę na uniknięcie konfliktów oraz sytuacji, w których pracownicy mogą czuć się niesprawiedliwe potraktowani. Umiejętny feedback wzmacnia organizację oraz rozwija pracowników (również tych przyszłych).
Do zalet komunikatu budowanego przy użyciu FUKO można zaliczyć:
- FUKO pomaga budować szczere i oparte na faktach komunikaty,
- informacja zwrotna przygotowana na podstawie FUKO jest naturalna, nie brzmi sztucznie,
- FUKO jest rzetelne, konkretne, skuteczne i krótkie.
Skuteczny feedback ułatwia organizacji progres oraz motywuje i buduje w pracownikach większe zaangażowanie.
Przeczytaj inne teksty na temat udzielania feedbacku:
Źródło:
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-metoda-fuko-na-czym-polega-i-jak-ja-stosowac#category-kadry
