Firma na home office

Choć szerzący się od kilku miesięcy na świecie koronawirus do Polski dotarł stosunkowo niedawno, to zdążył przewrócić naszą egzystencję do góry nogami. Wprowadzenie stanu epidemicznego ograniczyło możliwości podróżowania, korzystania z usług czy wymusiło zmiany w sposobie świadczenia pracy. Firmy w miarę możliwości zalecają pracownikom przejście w tryb pracy zdalnej, aby zminimalizować ryzyko szerzenia się infekcji i jednocześnie móc działać dalej.

W organizacjach, w których home office jest standardem, zwiększenie jego wymiaru nie powinno być problemem: istnieją zapewne stosowne regulaminy i dobre praktyki. Jak jednak podejść do tematu, gdy dotychczas tak zwane HO w firmie nie funkcjonowało?

Po pierwsze: jasne zasady

Aby praca na home office była efektywna, pracodawca powinien opracować możliwie szczegółowy regulamin jej świadczenia. Praca z własnego salonu to nadal praca. Nie zmienia się jej zakres czy godziny wykonywania, a jedynie miejsce. Niezmienne pozostają choćby zasady bezpieczeństwa, dlatego też warto uczulić pracowników na ochronę wrażliwych danych, dokumentów czy haseł.

Home office to często duży kredyt zaufania dla pracownika; pracodawcy często obawiają się spadku efektywności pracy swoich zespołów. Dlatego już na początku warto ustalić zasady raportowania i weryfikacji obecności przy komputerze. Możemy zaproponować nowy sposób raportowania czasu pracy (poprzez specjalne programy, np. Toggl) czy wprowadzenie cyklicznych telekonferencji statusowych.

Ważne, aby narzędzia te nie dekoncentrowały obu stron oraz nie wprowadzały poczucia nadmiernej kontroli, co w praktyce może przynieść efekt odwrotny do zamierzonego i stać się aż nazbyt skutecznym demotywatorem.

Po drugie: odpowiednie narzędzia

Zadbajmy o naszych pracowników. Nowa sytuacja jest trudna dla każdego i w interesie pracodawcy leży, aby zapewnić członkom zespołu maksymalny komfort pracy, a także narzędzia niezbędne do jej wykonywania.

Do większości prac biurowych wystarczy dziś komputer, ale czasem przyda się dodatkowy monitor czy drukarka. Jeśli regulamin pracy na to pozwala, pracodawca może na określonych warunkach użyczyć tego sprzętu pracownikowi na czas świadczenia pracy zdalnej.
Zapewnijmy także wszelkie niezbędne do pracy programy: komunikatory, dostępy do CRM czy łącza VPN. Przypomnijmy pracownikom o konieczności zachowania bezpieczeństwa firmowych danych i haseł.

Po trzecie: indywidualne podejście

To szczególna sytuacja, w której kluczowe staje się umiejętne zarządzanie na odległość zespołem, który dotychczas mieliśmy w biurze. Utrzymanie motywacji, egzekwowanie zadań – wszystkie te obszary wymagają od menedżera indywidualnego podejścia do każdego pracownika. Niektórzy będą potrzebowali mocniejszego wsparcia, częstego kontaktu i regularnego feedbacku, inni zaś bez problemu zaadaptują się w nowym trybie pracy.

Szczególną uwagę warto poświęcić pracownikom z krótkim stażem. Jeszcze niezwiązani emocjonalnie z firmą, nadal na etapie wdrożenia – mogą wymagać szczególnej opieki. Warto zaplanować i zakomunikować skierowane do nich działania. Dodatkowe telekonferencje, sesje pytań i odpowiedzi czy miniszkolenia – każdy pomysł na wzmocnienie zaangażowania nowozatrudnionych jest dobry.

Osobnego podejścia wymagają również rodzice, którzy pracują zdalnie, mając dzieci pod opieką. Te osoby wymagają jeszcze bardziej elastycznego podejścia do godzin pracy.
Trudny czas, w jakim przyszło nam pracować, to także okazja do pozytywnych zmian i innego spojrzenia na codzienną pracę. Oprócz oczywistych wyzwań logistyczno-organizacyjnych, home office na nowych zasadach może być dobrym testem kompetencji menedżerskich oraz dodatkowym motywatorem dla pracowników. Wszystko spoczywa jednak w rękach kadry kierowniczej, która – wspierając i zarządzając – pomaga zespołowi przetrwać te intensywne tygodnie.

Więcej o zasadach home office dowiesz się z artykułu: Kontrakt home office – 7 podstawowych zasad.