Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy, w którym zakład wypowiada warunki pracy obowiązujące dotychczas. Celem mechanizmu jest modyfikacja postanowień umowy o pracę, a nie jej zerwanie. Do zakończenia współpracy może jednak dojść w sytuacji, gdy pracownik złoży oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków zatrudnienia. 

W formie wypowiedzenia zmieniającego może dojść do modyfikacji istotnych dla stosunku pracy warunków pracy i płacy. Postanowienia powinny bezpośrednio wpływać na zatrudnienie na danym stanowisku. Wypowiedzenie warunków umowy o pracę nie może jednak dotyczyć zmiany rodzaju umowy o pracę.

Oświadczenie o wypowiedzeniu warunków zatrudnienia musi być sporządzone w formie pisemnej i zawierać konkretne propozycje zmian w umowie wraz z przyczynami ich wprowadzenia. 

W wypowiedzeniu zmieniającym warunki pracy i płacy powinny się znaleźć przede wszystkim takie elementy jak: 

• miejscowość i data, 
• dane pracodawcy lub osoby uprawnionej do reprezentacji, 
• dane pracownika, 
• określenie dotychczasowych warunków pracy i płacy oraz proponowanych zmian, 
• przyczyny wypowiedzenia zmieniającego, 
• pouczenie o możliwości złożenia odwołania do sądu pracy, 
• wskazanie okresu wypowiedzenia i czasu na podjęcie decyzji o przyjęciu albo odrzuceniu nowych warunków zatrudnienia, 
• podpis pracodawcy lub osoby uprawnionej do reprezentacji.

Wypowiedzenie zmieniające stosuje się, jeżeli pracodawca chce dokonać jednostronnej modyfikacji warunków pracy i płacy, a nie może jej dokonać w formie porozumienia stron (aneksu do umowy). Najczęściej dzieje się tak, gdy zmiana postanowień umowy o pracę nie jest korzystna dla pracownika. 

Wypowiedzenie zmieniające może dotyczyć jedynie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wyjątek dotyczy m.in. pracowników mianowanych. 

Ograniczenia w zakresie stosowania wypowiedzenia zmieniającego obejmują pracowników w okresie ochronnym korzystających z ochrony przedemerytalnej – czyli zatrudnionych, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. W ich przypadku pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy pracownikowi w formie wypowiedzenia zmieniającego jedynie w sytuacji, gdy stało się ono konieczne ze względu na:

• wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub ich grupy, do której pracownik należy;
• stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

Wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy może dotyczyć różnych istotnych dla stosunku pracy postanowień. Modyfikacje powinny być zawsze odpowiednio uzasadnione.  Oświadczeniem nie można z kolei zmienić rodzaju umowy o pracę, np. z umowy na czas nieokreślony na umowę na czas określony. 

Wypowiedzenie warunków umowy o pracę może dotyczyć np.: 

• wymiaru czasu pracy – zmiany wymiaru etatu lub systemu czasu pracy; 
• wynagrodzenia – obniżenia pensji czy zmiany składników wynagrodzenia, w tym premii i dodatków; 
• stanowiska – modyfikacji zakresu obowiązków, a w niektórych przypadkach nawet charakteru świadczonej pracy; 
• miejsca wykonywania pracy – przeniesienia do innego oddziału czy zmiany departamentu w ramach dotychczasowej lokalizacji. 

Warto wiedzieć, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Zgodnie z art. 42 kodeksu pracy wypowiedzenie warunków pracy lub płacy jest skuteczne, jeśli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Co do zasady zatrudniony nie musi podejmować żadnych działań, jeśli zgadza się na zmianę. 

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, przyjmuje się, że wyraził zgodę na te warunki. Pouczenie w tej sprawie powinno zawierać pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy. W razie braku takiego pouczenia pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

W sytuacji, gdy zatrudniony nie zgadza się na zmiany, może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia nowych warunków pracy lub płacy. W takiej sytuacji dojdzie jednak do rozwiązania umowa o pracę z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia, a pracownik będzie musiał szukać nowej pracy.

W przypadku zwolnień grupowych u pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników i ma miejsce likwidacja stanowisk pracy, zatrudnionym przysługuje odprawa pieniężna. Konsekwencje złożenia wypowiedzenia warunków o pracę nie zawsze obejmują jednak zakończenie stosunku pracy. Jeśli pracownik akceptuje nowe warunki zatrudnienia, odprawa się nie należy. 

W razie odmowy zaakceptowania zmian prawo do odprawy zależy od okoliczności. Jeśli odrzucenie nowych warunków jest uzasadnione obiektywnymi przesłankami – np. gdy zaproponowane wynagrodzenie jest znacznie niższe od dotychczasowego – wypłata odprawy może być uzasadniona. 

Wypowiedzenie zmieniające umożliwia pracodawcy zmianę istotnych warunków pracy i płacy. Jeśli pracownik nie podejmie żadnych działań, nowe postanowienia wejdą w życie z upływem okresu wypowiedzenia. Zatrudniony ma jednak prawo odmówić przyjęcia nowych warunków, o czym powinien zostać pouczony w treści wypowiedzenia. Taka decyzja będzie jednak prowadzić do rozwiązania umowy o pracę.