Podanie o urlop wypoczynkowy to dokument, którego wzór nie został sprecyzowany w przepisach. Przyjmuje się jednak, że wniosek powinien zawierać przede wszystkim: 

• imię i nazwisko pracownika; 
• dane zakładu pracy i ewentualnie informacje o osobie, do której kierowany jest wniosek;
• nazwę zajmowanego stanowiska; 
• datę i miejsce sporządzenia wniosku; 
• prośbę o urlop wypoczynkowy ze wskazaniem liczby dni roboczych i dat, w których ma się odbyć wolne; 
• własnoręczny podpis. 

Wniosek urlopowy powinien jasno wskazywać, kiedy pracownika nie będzie w pracy i ile przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego wykorzysta. Podania nie trzeba uzasadniać. Podpisany dokument należy przekazać bezpośredniemu przełożonemu.

Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego należy wypełnić zgodnie z procedurą obowiązującą w danym zakładzie pracy. Stosowane są zarówno forma elektroniczna, jak i pisemna. 

W treści prośby pracownika kierowanej do pracodawcy o udzielenie dni wolnych należy wpisać swoje imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, dane pracodawcy, datę i miejsce sporządzenia wniosku oraz dokładnie zaznaczyć, że to wniosek o urlop wypoczynkowy (a nie np. wniosek o urlop bezpłatny czy wniosek o urlop okolicznościowy). Wskaż termin urlopu i liczbę dni, którą wykorzystasz z dostępnej puli ogólnej. Na koniec nie zapomnij się podpisać. 

W piśmie warto podać dodatkowo, za który rok chcesz wykorzystać przysługujące dni wolnego. Jeśli cały czas masz do wykorzystania urlop z poprzednich lat, złóż wniosek o zaległy urlop wypoczynkowy.

Prawo do urlopu wypoczynkowego to ważne uprawnienie pracownicze, które ma umożliwić zatrudnionemu zebranie sił i zdystansowanie się od obowiązków zawodowych albo załatwienie ważnych spraw, którymi nie da się zająć po pracy. Prośbę o udzielenie urlopu warto jednak zawsze składać z wyprzedzeniem, tak aby zakład mógł zaplanować organizację pracy pod nieobecność jednego z członków zespołu. 

Przyjmuje się, że wniosek o urlop powinien być złożony najpóźniej dzień przed rozpoczęciem wolnego. Ta zasada nie obowiązuje w przypadku urlopu na żądanie – w tym wypadku wystarczy złożenie podania w dniu wolnego, przed rozpoczęciem pracy. Warto jednak pamiętać, że każdy zakład pracy może wprowadzać swoje własne regulacje w zakresie procedury wnioskowania o urlop wypoczynkowy, a urlopy są co do zasady – zgodnie z regulacjami kodeksu pracy – udzielane na podstawie planu urlopów. 

Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu stanowiącego urlop na żądanie. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Dotyczy to także zakładów pracy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Tym samym może się okazać, że informacje o planowanym wolnym trzeba będzie podać pracodawcy z wielomiesięcznym wyprzedzeniem jeszcze przed zatwierdzeniem planu urlopów, które ma miejsce najczęściej w pierwszych miesiącach danego roku kalendarzowego. Tak czy inaczej, niezależnie od obowiązujących w danym przedsiębiorstwie procedur, warto zadbać o to, aby wniosek o urlop złożyć jak najwcześniej.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi 20 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni, gdy dana osoba pracuje co najmniej 10 lat. Osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu pomniejszonego w sposób proporcjonalny do wymiaru etatu. 

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy nauki według określonego w kodeksie pracy przelicznika. Dla przykładu z tytułu ukończenia średniej szkoły zawodowej uwzględnia się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat, a w razie ukończenia szkoły wyższej – 8 lat. 

Inne zasady w zakresie liczby dni urlopu wypoczynkowego obowiązują w przypadku tzw. pierwszego urlopu. Zgodnie z art. 153 kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Potrzebujesz wolnego i nie chcesz czekać na zgodę pracodawcy? Złóż wniosek o urlop na żądanie. Pracodawca musi udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Zgłoszenia musisz dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Pracodawca musi respektować prawo pracowników do urlopu. Jego obowiązkiem jest umożliwienie zatrudnionemu wykorzystania przysługujących mu dni wolnego w danym roku kalendarzowym. Aby nie utrudniło to nadmiernie prowadzenia codziennej działalności przez przedsiębiorstwo, ustala się najczęściej plan urlopów, którego obie strony powinny się trzymać. Na wypadek nagłych sytuacji po stronie pracownika ustawodawca wprowadził urlop na żądanie. 

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego albo zmienić ustalony wcześniej harmonogram tylko w wyjątkowych sytuacjach. Taka potrzeba zawsze musi wynikać ze szczególnych potrzeb przedsiębiorstwa, czyli ryzyka poważnego zakłócenia toku pracy. W praktyce to niespodziewane wcześniej wypadki, w których nieobecność danego pracownika uniemożliwiłaby wykonanie kluczowych zadań lub utrudniła funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 

Mimo że odmowa udzielenia urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalna w wyjątkowych okolicznościach przez kodeks pracy, nie może być stosowana przez pracodawcę arbitralnie. Gdyby doszło do takiej sytuacji, strony muszą wspólnie ustalić alternatywny termin wolnego, który będzie odpowiedni dla obu stron. 

Kodeks pracy zabezpiecza też interesy pracownika na wypadek odwołania z urlopu. Zgodnie z art. 167 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Prawo do urlopu wypoczynkowego to jeden z podstawowych przywilejów pracownika. Zatrudniony musi złożyć wniosek o urlop z odpowiednim wyprzedzeniem, zgodnie z przyjętą w danym zakładzie pracy procedurą. Wzór takiego pisma do druku znajdziesz w artykule. Po jego zaakceptowaniu zmiany w planie urlop mogą mieć miejsce tylko w razie zajścia wyjątkowych okoliczności. Oprócz tego pracownik może w każdym roku skorzystać z 4 dni urlopu na żądanie.