Aby uzyskać zwolnienie od pracy w związku z ważnym wydarzeniem rodzinnym, należy złożyć u pracodawcy podanie o urlop okolicznościowy. Jest to formalny dokument, który pozwala pracownikowi ubiegać się o dodatkowy dzień lub dwa wolnego. Ma zazwyczaj postać prostego pisma, które zawiera następujące elementy:

• data i miejsce złożenia wniosku,
• dane pracownika (imię, nazwisko, stanowisko),
• dane pracodawcy (imię, nazwisko, stanowisko, nazwa i adres firmy),
• tytuł („Wniosek o urlop okolicznościowy w związku z…”),
• podstawa prawna (§ 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy),
• prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego wraz z jego przyczyną,
• wymiar i termin urlopu,
• podpis pracownika.

Jeśli planujesz złożyć na przykład wniosek o urlop okolicznościowy w związku ze śmiercią babci, najlepiej zrób to od razu, gdy poznasz datę pogrzebu. Pozwoli Ci to wziąć udział w ceremonii, a Twojemu przełożonemu – odpowiednio zaplanować podział pracy na ten dzień.

Liczba dni wolnych przysługujących z tytułu pogrzebu bliskiej osoby zależy od tego, kim był dla Ciebie zmarły:

• 2 dni urlopu okolicznościowego przysługują Ci w przypadku śmierci i pogrzebu Twojego małżonka, dziecka, rodzica oraz ojczyma i macochy.
• 1 dzień urlopu okolicznościowego przysługuje Ci w przypadku śmierci i pogrzebu Twojego rodzeństwa, teściów, dziadków, a także wszystkich pozostałych osób na Twoim utrzymaniu lub pod Twoją opieką.

Wniosek o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka to przywilej przysługujący zazwyczaj wyłącznie ojcu. Matka noworodka przebywa bowiem wówczas na urlopie macierzyńskim. Pracownik może skorzystać z aż 2 dni wolnych, które nie wliczają się w wymiar urlopu ojcowskiego. Jest to świadczenie zupełnie niezależne.

Co istotne, dwóch dni urlopu okolicznościowego z powodu narodzin dziecka nie musisz wykorzystywać na raz. Oznacza to, że przysługujące Ci wolne możesz podzielić na dwie części i odebrać je w dogodnych dla siebie terminach.

Zauważ, że z okazji Twojego ślubu przysługują Ci aż 2 dni wolne. Na jeden dzień usprawiedliwionej nieobecności w pracy możesz z kolei liczyć, jeśli małżeństwo zawiera Twoje dziecko. Datę takiej uroczystości znasz dużo wcześniej, dzięki czemu wniosek urlopowy możesz złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem.

Śluby i wesela organizowane są z reguły w weekendy, kiedy większość osób ma ustawowo wolne. Urlopu okolicznościowego nie trzeba oczywiście wykorzystywać w dniu uroczystości. Dni wolne można odebrać zarówno przed ceremonią, jak i po niej. Prawo pracy nie jest w tej kwestii precyzyjne, co gwarantuje Ci dużą swobodę w zakresie wyboru dat urlopu. Przyda się on choćby na przygotowania do wesela czy na odpoczynek po zabawie. Ważne jest tylko to, aby potrzeba dni wolnych miała bezpośredni związek ze ślubem.

Urlop okolicznościowy przysługuje osobom zatrudnionym na umowach o pracę w sytuacjach ściśle określonych przez prawo. Zazwyczaj są to ważne wydarzenia rodzinne, które wymagają pełnego zaangażowania pracownika – zarówno w wymiarze fizycznym, jak i emocjonalnym.

Urlop okolicznościowy jest urlopem płatnym i nie wlicza się do puli dni wolnych przeznaczonych na wypoczynek. Co istotne, takie prawo zapewnia pracownikowi nie Kodeks pracy, a wspomniane już Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Wzór wniosku o urlop okolicznościowy nie jest odgórnie narzucony przez przepisy prawa. Mimo to warto stosować się do struktury zaproponowanej w powyższym wzorze. Zagwarantuje Ci ona przejrzystość i czytelność podania.

W zależności od zasad obowiązujących w Twojej firmie, możesz mieć dostęp do gotowych formularzy z prośbą o urlop okolicznościowy. Taki druk wystarczy wypełnić, podając niezbędne informacje – przede wszystkim swoje dane, przyczynę planowanej nieobecności oraz jej termin.

Wniosek o urlop okolicznościowy może mieć zarówno formę papierową, jak i elektroniczną. Wszystko zależy od praktyk przyjętych w Twojej firmie. Pamiętaj jednak, że do podania zawsze należy dołączyć potwierdzenie okoliczności, na które się powołujesz. Może to być:

• odpis aktu małżeństwa,
• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,
• odpis aktu zgonu.

Jeśli nie posiadasz któregoś z tych dokumentów w momencie wnioskowania o urlop, dostarcz go po powrocie do pracy. W przeciwnym razie pracodawca może uznać podanie za nieważne i potraktować Twoją nieobecność jako nieusprawiedliwioną.

W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego, okolicznościowe dni wolne nie zawsze da się zaplanować z wyprzedzeniem. Jeśli jest to możliwe – na przykład przy planowaniu ślubu – wniosek o urlop przedstaw pracodawcy odpowiednio wcześnie. Jeżeli jednak zaskoczy Cię taka sytuacja jak narodziny dziecka przed terminem czy śmierć kogoś bliskiego, podanie zanieś przełożonemu w momencie powrotu do pracy. Nie zjawiając się w firmie danego dnia, postaraj się natomiast telefonicznie lub mailowo poinformować pracodawcę o wyjątkowych okolicznościach.

Aby wziąć wolne z przyczyn rodzinnych, musisz przedstawić pracodawcy wniosek o urlop okolicznościowy. Przysługuje on pracownikowi zwłaszcza w takich sytuacjach jak ślub, narodziny dziecka i śmierć bliskiej osoby. Jego jednorazowy wymiar wynosi 1 lub 2 dni i zależy od tego, kogo dotyczy dana okoliczność.

Dzięki powyższemu poradnikowi wiesz już, czy urlop okolicznościowy jest płatny i ile dni wolnych przysługuje Ci w zależności od sytuacji. Jeśli chcesz wziąć przerwę od pracy, zachowując prawo do wynagrodzenia i nie korzystając z urlopu wypoczynkowego, zrób więc dobry użytek ze zdobytej wiedzy. Pomogą Ci w tym nasze praktyczne wzory wniosków o urlop okolicznościowy!