Wniosek o podwyżkę wynagrodzenia jest oficjalnym pismem tak jak np. podanie o pracę, dlatego powinien być napisany językiem formalnym, rzetelnie i uprzejmie. Uzasadnienie prośby musi być wyczerpujące, ale jednocześnie zwięzłe, tak aby treść zmieściła się na jednej kartce formatu A4.

Pismo można napisać odręcznie, jednak lepiej wygląda, jak jest zapisane komputerowo a wniosek o podwyżkę wynagrodzenia pdf wydrukowany i własnoręcznie podpisany.

Podanie o podwyżkę musi zawierać następujące elementy:

• datę i miejscowość sporządzenia podania;
• imię i nazwisko pracownika;
• dział i zajmowane stanowisko;
• imię i nazwisko przełożonego;
• dane adresowe firmy;
• tytuł: np. „Podanie o podwyżkę” lub „Wniosek o podwyżkę”;
• uzasadnienie prośby poparte rzeczowymi argumentami;
• grzecznościowy zwrot na końcu dokumentu np. „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”;
• odręczny podpis pracownika.

Przed złożeniem wniosku o podwyżkę wynagrodzenia należy jeszcze raz je przeczytać i sprawdzić, czy nie ma w treści błędów i literówek. Aby dokument się nie zniszczył, można włożyć go w tzw. koszulkę albo papierową teczkę.

Prośba o podwyżkę i rozmowa na ten temat z pracodawcą przeraża większość osób, jednak jeśli do tego się dobrze przygotujemy, będzie ona znacznie łatwiejsza. Pod uwagę należy wziąć nie tylko formę pisma o podwyżkę, ale też kwestie, których lepiej jest nie poruszać w podaniu i na spotkaniu.

• Negatywne emocje i ton roszczeniowy. Choć sprawa podwyżki zawsze wzbudza emocje, szczególnie jeśli pracownik czuje się niesprawiedliwie potraktowany, to podanie nie powinno zawierać pretensji ani żalów. Nie warto też wypominać szefowi, że obiecał dać podwyżkę i nie dotrzymał słowa – nawet jeśli tak było. Należy zachować profesjonalizm i spokój.
• Osobiste problemy. Odwoływanie się do kłopotów i problemów w życiu prywatnym, także nie jest dobrym argumentem – chyba że jest to oficjalny powód podania o podwyżkę wynagrodzenia. Sprawy osobiste nie powinny wpływać na jakość i wydajność w pracy.
• Porównywanie się do innych. Ocena tego, jak inni pracują, nie należy do współpracownika, tylko do przełożonego. Dlatego w prośbie o podwyższenie wynagrodzenia lepiej skupić się na własnych osiągnięciach i wynikach.
• Agresywne stwierdzenia i szantaż. Postawienie pod ścianą przełożonego, prawie nigdy nie jest skuteczne. Wobec tego należy unikać gróźb, że się zwolnimy w przypadku nieotrzymania podwyżki – szczególnie jeśli nie planujemy dotrzymać słowa.
• Nieprecyzyjne wyrażenia. Słowa typu „zasłużyłem” albo „potrzebuję”, są mało przekonujące i tak naprawdę nic nie znaczą w kontekście argumentacji za przyznaniem podwyżki.

Aby pytanie o podwyżkę było skuteczne, trzeba podać takie argumenty, które przekonają pracodawcę do jej udzielenia. Przesłankami działającymi na korzyść pracownika mogą być:

• coraz większy zakres obowiązków na przestrzeni lat pracy – często z biegiem czasu pracodawca przekazuje pracownikowi coraz to bardziej odpowiedzialne zadania, warto podkreślić taką sytuację w piśmie;
• zaangażowanie w życie firmy – jeśli dany pracownik ma ciekawe i skuteczne pomysły na rozwiązanie trudnych sytuacji i dzieli się tym z innymi, powinien w podaniu opisać, jak przyczynił się do tej pory do sukcesów firmy; dzięki temu pokaże swoją wartość dla przedsiębiorstwa, co z pewnością zostanie zauważone;
• podniesienie kwalifikacji zawodowych – jeśli od czasu rozpoczęcia pracy pracownik np. ukończył kurs języka obcego, zdobył uprawnienia kierowania wózkiem widłowym lub uczestniczył w ważnych konferencjach branżowych, powinien wykazać jakie korzyści firmie przynosi zdobyta przez niego wiedza;
• posiadanie znacznie wyższych kompetencji niż inne osoby na podobnych stanowiskach i o takim samym wynagrodzeniu – w takiej sytuacji trzeba podać konkretne przykłady (obsługa większej liczby klientów, ciągłe ustawianie maszyn i urządzeń współpracownikom), które pokażą, że wnioskodawca jest niezastąpiony na swoim stanowisku;
• długi staż pracy – pracodawcy cenią lojalnych i zaangażowanych pracowników, jednak poza tym warto podkreślić jak wiedza i doświadczenie przyczyniają się do rozwoju firmy, np. pracownik opiekuje się nowymi osobami i ich szkoli;
• uzyskanie awansu, za którym poszły dodatkowe obowiązki, ale nie wynagrodzenie.

Jeśli chcemy, aby podanie o podwyżkę przyniosło oczekiwany, skutek trzeba dobrze zastanowić się, kiedy je złożyć.

Odpowiednie okoliczności na złożenie wniosku to np.:

• dobra sytuacja finansowa firmy – jeśli zakład pracy wyrobił zaplanowane cele lub je nawet przekroczył, zdobył nowych ważnych klientów lub wygrał duży przetarg, to z pewnością przychylniej spojrzy na prośby pracowników;
• koniec roku finansowego w firmie, kiedy to przedsiębiorcy planują budżety na kolejny rok; jeśli pracownik złoży wniosek, zanim wszystkie wydatki zostaną zaakceptowane, to jest duża szansa na to, że pracodawca wygospodaruje środki na podwyżki;
• zbliża się okres, w którym firma standardowo przyznaje podwyżki – niektóre przedsiębiorstwa mają w zwyczaju przyznawanie podwyżek w konkretnym czasie, np. przed zakończeniem roku w grudniu lub z okazji rocznicy istnienia firmy; warto podpytać o to kadrową lub starszych pracowników i złożyć prośbę np. miesiąc, lub dwa wcześniej, co sprawi, że pracodawca zwróci uwagę na nasz wkład w rozwój firmy;
• chwila po tym, jak firma odniosła duży sukces, oczywiście, o ile pracownik przyczynił się do tego – może to być zdobycie ważnego klienta, albo przeprowadzanie negocjacji z korzystnym wynikiem;
• przejęcie obowiązków po odejściu z pracy innego pracownika, większy zakres zadań to większa odpowiedzialność, zatem powinno to wiązać się z podwyżką pensji;
• przed podjęciem się nowego, wymagającego projektu firmowego – jest to okazja do przedstawienia pracodawcy, jak bardzo nowe zadania będą dodatkowo angażujące i być może będzie trzeba zdobyć nowe umiejętności;
• spotkanie z okazji oceny okresowej lub przedłużenia umowy – w wielu firmach odbywają się spotkania kwartalne lub roczne, na których pracownik z przełożonym omawiają poprzedni okres i wyznaczają cele na kolejne, więc jest to dobra okazja do rozmowy o podwyżce;
• po zdobyciu nowych umiejętności – wielu pracowników na własny koszt podnosi swoje kwalifikacje zawodowe na kursach lub w szkołach podyplomowych, po ich ukończeniu warto złożyć prośbę o podwyższenie wynagrodzenia, oczywiście, o ile nowe umiejętności będą przydatne w firmie.

Ważne są nie tylko okoliczności, ale i sam moment. Najwłaściwszy będzie środek tygodnia i dnia pracy. W poniedziałek zwykle wszyscy planują pracę na cały tydzień, a w piątek w wielu firmach wychodzi się wcześniej, bo każdy myślami jest już przy weekendzie. Dobrym pomysłem jest zapytanie przełożonego, kiedy będzie miał chwilę na rozmowę i poinformowanie go o temacie spotkania. Nie zawsze działanie z zaskoczenia jest korzystne. W takiej sytuacji wiele zależy od tego, jakim menadżerem jest szef i jaki ma sposób zarządzania zespołem.

Niestety nie każda rozmowa o podwyżce z szefem kończy się sukcesem. W takiej sytuacji należy spokojnie poprosić o uzasadnienie decyzji. W żadnym razie nie wolno krzyczeć, unosić się i obrażać. Niewłaściwe będzie też rozpowiadanie w firmie o odrzuceniu wniosku o podwyżkę wynagrodzenia i obgadywanie szefa. Takie zachowanie z pewnością wpłynie niekorzystnie na naszą sytuację zawodową.

Dobrym pomysłem jest zapytanie szefa, co należy zrobić i jakie cele osiągnąć, aby uzyskać podwyżkę. W ten sposób przełożony zobaczy, że pracownik angażuje się w pracę i chce się dalej rozwijać, a nie tylko stawia żądania. Warto też od razu ustalić wysokość podwyżki i czas, kiedy możecie ponownie wrócić do tematu. Można też poprosić przełożonego o pisemne potwierdzenie ustaleń. Przy czym nie wolno zapominać, że każda strona musi dotrzymać zobowiązań.

Jeśli zależy nam na pracy w danej firmie, alternatywą może być negocjacja innej formy docenienia. W wielu przedsiębiorstwach istnieją bonusy takie jak premie za uzyskane wyniki, dodatkowe szkolenia, elastyczny czas pracy, praca zdalna lub inne benefity pozapłacowe.

Natomiast w sytuacji, kiedy okazuje się, że ciężka pracy, dodatkowe obowiązki i osiąganie wyznaczonych celów nie przekładają się na wzrost wynagrodzenia, pracownikowi pozostaje tylko szukanie nowego pracodawcy.

Co ciekawe, często się zdarza, że po złożeniu wypowiedzenia przez pracownika, nagle okazuje się, że w firmie są środki na podwyżki i taka osoba jak tylko wycofa wniosek, to ją dostanie. W takim przypadku pracownik musi dobrze przemyśleć, czy pozostanie u dotychczasowego pracodawcy, będzie dla niego korzystne. Pod uwagę należy też wziąć fakt, że w nowej firmie także może być trudno uzyskać podwyżkę.

Zdarza się, że cały dział jest niezadowolony z wynagrodzenia. W takiej sytuacji można rozważyć grupowy wniosek o podwyżkę. Rozwiązanie to ma sens, jeśli cały dział wykonuje np. jeden projekt lub takie same zadania. Przykładowo dział zakupów negocjuje z dostawcami znacznie lepsze warunki, niż zakłada firma lub też dział marketingu bierze na siebie dodatkowe projekty i zadania. Grupowe wnioski mogą też być związane z prośbą o podwyżkę inflacyjną i dotyczyć całej kadry.

Pracownicy mogą złożyć jedno podanie o podwyżkę wynagrodzenia – wtedy każdy się na nim podpisze lub też osobno, ale w tym samym czasie.

Trudno stwierdzić, czy zbiorowe pytania o podwyżkę odnoszą większy skutek niż jednostkowe, na pewno zwracają uwagę właściciela firmy na problem.