Wydatki ponoszone w związku z wykonywaną pracą wpływają na wysokość zaliczki na podatek dochodowy, jaką pracodawca odprowadza z pensji pracownika. Jeśli mieszkasz poza miejscowością, w której znajduje się Twój zakład pracy, przysługują Ci tak zwane podwyższone koszty uzyskania przychodu. Dzięki temu możesz płacić niższy podatek dochodowy bez konieczności czekania do rozliczenia rocznego (PIT-37).

Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają więc na celu częściową rekompensatę dodatkowych wydatków związanych z dojazdem do pracy.

W przypadku zatrudnienia na umowie o pracę pracodawca odprowadza za Ciebie zaliczki na podatek dochodowy. Ich wartość naliczania jest od dochodu pomniejszonego o pracownicze koszty uzyskania przychodu. Mogą one wynosić:

• 250 zł miesięcznie (i max. 3000 zł w roku podatkowym) – jeśli uzyskujesz przychody z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej.
• Max. 4500 zł za rok podatkowy – jeśli równocześnie uzyskujesz przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej.
• 300 zł miesięcznie (i max. 3600 zł w roku podatkowym) – jeśli Twoje miejsce stałego lub czasowego zamieszkania leży poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a Ty uzyskujesz przychody z tytułu jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej i nie pobierasz dodatku za rozłąkę.
• Max. 5400 zł za rok podatkowy – jeśli Twoje miejsce stałego lub czasowego zamieszkania leży poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a Ty uzyskujesz równocześnie przychody z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej i nie pobierasz dodatku za rozłąkę.

Zwiększone koszty uzyskania przychodu wynoszą więc 300 zł (stan na czerwiec 2025 r.) w porównaniu z ich podstawową wartością 250 zł.

Podsumowując powyższe informacje, prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (w wysokości 300 zł miesięcznie) mają pracownicy, którzy:

• są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub umowy o pracę nakładczą,
• wykonują pracę poza miejscem zamieszkania.
• nie pobierają dodatku za rozłąkę,
• złożyli pisemny wniosek o stosowanie kosztów podwyższonych.

Warto zwrócić szczególną uwagę na ostatni z wymienionych punktów. Pracodawca nie ma prawa zastosować wyższych kosztów uzyskania przychodu, jeśli nie otrzyma pisemnego oświadczenia pracownika – nawet jeśli zna jego miejsce zamieszkania i wie, że musi on dojeżdżać do pracy.

Zauważ jednak, że kiedy już złożysz oświadczenie na cele stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, będzie ono ważne aż do momentu odwołania. Nastąpi to wyłącznie w przypadku, gdy zmieni się Twoja sytuacja wynikająca z wniosku – na przykład przy przeprowadzce. Jeśli przeniesiesz się bliżej firmy i zmniejszą się Twoje wydatki na dojazd do pracy, musisz zgłosić to pracodawcy. Wtedy przy rozliczeniach zacznie on stosować podstawową wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodu, czyli 250 zł.

Limit kosztów uzyskania przychodu w wysokości 250 zł obowiązuje też w przypadku wszelkich zaległych wypłat po rozwiązaniu umowy. Jeśli otrzymujesz jeszcze jakieś środki po zakończeniu współpracy z firmą, przy ich rozliczaniu pracodawca nie może stosować podwyższonych kosztów związanych z dojazdem do pracy.

Wiele osób zastanawia się też, czy można podwyższyć koszty uzyskania przychodu w zeznaniu rocznym. Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca – podatnik ma prawo skorzystać ze zwiększonych kosztów zarówno w trakcie roku podatkowego (jeśli złożył oświadczenie), jak i w rozliczeniu PIT-37 (nawet bez uprzedniego złożenia wniosku).

Oświadczenie pracownika dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów to warunek konieczny odliczenia ich od podatku. Zobacz więc, jak krok po kroku wypełnić taki wniosek:

1. Dane osobowe – w oświadczeniu podaj swoje imię, nazwisko i numer PESEL.
2. Dane płatnika – wpisz nazwę swojej firmy lub imię i nazwisko pracodawcy.
3. Miejsce zamieszkania – we wniosku należy podać miejsce stałego lub tymczasowego zamieszkania podatnika.
4. Miejsce pracy – wpisz nazwę miejscowości, w której znajduje się Twój zakład pracy.
5. Deklaracja braku dodatku za rozłąkę – potwierdź, że nie pobierasz tego świadczenia.
6. Data i podpis – podpisz oświadczenie z aktualną datą.

Pamiętaj, że jeśli nie złożysz takiego oświadczenia swojemu pracodawcy, będzie on pobierał z Twojej pensji zaliczki uwzględniające podstawowe koszty uzyskania przychodu. Zachowasz jednak prawo do ich podwyższenia – wystarczy, że w rocznej deklaracji PIT wykażesz poniesione koszty dojazdów.

Aby co miesiąc odliczać od podatku podwyższone wydatki z tytułu dojazdów do miejsca pracy, oświadczenie należy złożyć na początku roku podatkowego lub w momencie rozpoczęcia pracy u nowego pracodawcy. Pracownik ma również obowiązek niezwłocznego informowania przełożonego o zmianach okoliczności wpływających na uprawnienie do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

W tym miejscu warto też zastanowić się nad tym, co dzieje się w przypadku, gdy wydatki na dojazdy przekraczają limit zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodu. Okazuje się mianowicie, że istnieje możliwość rozliczenia pełnej kwoty wydanej na dojazdy do pracy. Wysokość faktycznie poniesionych kosztów należy wówczas podać w zeznaniu rocznym, ale tylko pod warunkiem, że:

• są one wyższe od wskazanych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu,
• podatnik dojeżdżał do pracy komunikacją publiczną (np. autobusem, pociągiem, promem lub transportem miejskim),
• poniesione koszty zostały udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

Jak więc widzisz, przekroczenie limitu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nie jest wcale łatwe. Ceny biletów okresowych na transport publiczny nie osiągają raczej poziomów 3600 zł rocznie, a w tym przypadku nie masz jak odliczyć dojazdu do pracy samochodem w PIT-37.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu to stawka stosowana do obniżania zaliczki na podatek w przypadku osób wykonujących pracę poza miejscowością zamieszkania. Aby co miesiąc odliczać od PIT-u 300 zł (zamiast tylko 250), podatnik musi złożyć w firmie specjalne oświadczenie. Bez niego pracodawca nie ma prawa stosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy rozliczeniach – nawet jeśli wie, że pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości.

Chcąc płacić niższy podatek dochodowy, zainteresuj się więc oświadczeniem dla celów stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Wystarczy, że skorzystasz z naszego wzoru i dostarczysz go swojemu pracodawcy. Dzięki temu z Twojej pensji pobierane będą mniejsze zaliczki, a w kieszeni zostanie Ci wyższa wypłata – i to bez konieczności czekania na rozliczenie PIT-u!